Le Centre Haïtien pour le Renforcement du Système de Santé (CHARESS) a plus de dix-huit (18) ans d'expérience dans le renforcement du système de santé en Haïti. CHARESS était auparavant I-TECH Haïti, un programme de l'Université de Washington. CHARESS est depuis plus de quatre (4) ans une ONG totalement indépendante. CHARESS en partenariat, avec le Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP), les universités publiques et privées d’Haïti et de l’étranger, les Organisations Non Gouvernementales (ONG), les établissements médicaux et d'autres organisations, participe au développement d’un personnel de santé qualifié et d’un système national de santé bien organisé. Les activités de CHARESS concernent principalement les domaines techniques de renforcement du système de santé ; renforcement des capacités de laboratoire ; développement du personnel de santé ; la prévention, les soins et le traitement des maladies infectieuses.

Responsabilités principales :

Le rôle principal du/de la Gestionnaire des Opérations est d’assister le directeur administratif et financier dans la mise à jour ou l’élaboration de procédures et de systèmes opérationnels permettant de faciliter les activités de l’organisation et de superviser les employés actuels et futurs jouant un rôle de soutien aux opérations.

Il/elle doit utiliser le manuel des opérations de CHARESS comme référence, adopter les politiques et adapter les procédures opérationnelles standard pour répondre aux besoins de CHARESS. Les principales responsabilités incluent :

Rôle et Responsabilités

Sous la supervision directe du Directeur Administratif et Financier, le/la Gestionnaire des Opérations assumera les responsabilités suivantes :

Responsabilités de gestion
o Assurer la diffusion, la mise en œuvre, le suivi et l'évaluation des politiques opérationnelles, des procédures ainsi que les formulaires et outils administratifs associés, essentiels à la réussite des objectifs de CHARESS.
o En consultation avec le directeur administratif et financier, faire évoluer les systèmes d'exploitation pour répondre aux exigences du programme au fur et à mesure que sa portée, sa taille et sa complexité augmentent.
o Agir en tant que liaison clé des opérations entre CHARESS et les différents fournisseurs de service.
o Travailler en étroite collaboration avec le directeur administratif et financier et le directeur exécutif pour assurer la transparence et une prestation de services de qualité en rapport avec les questions légales, les achats, les fournisseurs et les relations administratives avec les sous-traitants.
o Servir de ressource au directeur exécutif et apporter des informations et des solutions potentielles pouvant aider à la résolution de problèmes et à la prise de décisions liées à l'aménagement de bureaux.
o Fournir une supervision directe, des conseils et une formation à l'assistante administrative, à l’assistante d’inventaire ainsi qu’aux actuels et futurs membres de l'équipe des opérations.
o Développer un module de formation sur la gestion et les opérations devant être incorporé dans certains curricula de formation développés par CHARESS.

Communication et rapports
o Convoquer des réunions régulières de l'équipe des opérations (au moins une fois par mois) afin d’aborder et faire progresser les buts et objectifs opérationnels.
o Coordonner les réunions mensuelles entre les opérations et les finances afin d’aborder les buts et objectifs communs.
o Assurer la planification des rencontres hebdomadaires et des rencontres mensuelles du personnel tenues régulièrement à CHARESS.
o Fournir au directeur administratif et financier des rapports mensuels d'avancement mettant en évidence les succès, les meilleures pratiques et les défis dans le domaine des opérations.
o Au nom de CHARESS et sous la direction du directeur exécutif, assurer la liaison avec le conseiller juridique sur des questions nécessitant une clarification contextuelle.
o Faciliter les relations de collaboration avec les partenaires locaux, les fournisseurs et les sous-traitants.
o Préparer et diffuser le planificateur annuel d'événements décrivant les assemblées générales, les retraites, les congés, etc...

Logistique et sécurité
o Surveiller en permanence la situation sécuritaire dans les zones opérationnelles de CHARESS en Haïti, prendre des mesures appropriées dans l'intérêt du personnel de CHARESS et faire des recommandations au directeur exécutif selon les besoins pour assurer la sûreté et la sécurité de tous les employés.
o Élaborer des protocoles de sûreté et de sécurité pour le bureau, le personnel et les visiteurs et fournir une formation avec orientation au personnel.
o Assurer la direction et la supervision des arrangements logistiques liés aux voyages internes et internationaux des employés.
o Agir en tant que gestionnaire sur appel au besoin.
o Fournir une orientation sur la sécurité à tous les visiteurs.
o Assurer la gestion et la maintenance de tous les matériels de CHARESS (Véhicule, ordinateurs, téléphone, etc…)

Voyages et visiteurs
o Élaborer des protocoles de voyage et des pièces justificatives pour gérer les déplacements locaux et organiser des sessions d’orientation du personnel de CHARESS sur ces documents.
o Développer et orienter le personnel sur les protocoles de voyage international pour le compte de CHARESS.
o Autoriser, de concert avec les différents gestionnaires de programme, les demandes de déplacement.
o Examiner et mettre à jour sur une base trimestrielle, si nécessaire, les indemnités journalières locales.
o Examiner et mettre à jour sur une base annuelle, si nécessaire, les taux de kilométrage des véhicules.
o Assurer la direction et la supervision des arrangements logistiques liés aux voyages internes et internationaux des employés.
o Coordonner les besoins en visa pour les voyageurs internationaux.

Approvisionnement et inventaire
o Assurer la gestion des achats et des stocks, et la maintenance de la base de données d'inventaire.
o Faire une mise à jour régulière de cette base de données.
o Rédiger les contrats pour les consultants et les fournisseurs.
o Autoriser les bons de commande.
o Autoriser les demandes d'achats dans le cadre du budget administratif.
o Vérifier les analyses d'offres.
o Analyser et faire des recommandations sur les proforma et/ou les factures des fournisseurs.

Gestion IT
o Superviser tous les problèmes liés à l'informatique en s'assurant que les besoins informatiques du bureau sont satisfaits en temps opportun et de manière efficace.

Audit / Coordination de la conformité aux exigences des donateurs
o Le cas échéant, soutenir et répondre aux horaires, demandes et commentaires des auditeurs externes en temps opportun et de manière professionnelle afin d’assurer un processus d'audit fluide.
o Assister le directeur administratif et financier dans les éventuelles enquêtes sur les violations présumées du manuel des opérations.
Légales
o Suivre et surveiller le dédouanement de tout nouveau véhicule
o Superviser les immatriculations des véhicules et le renouvellement des badges et des vignettes
o Maintenir le contact avec le propriétaire des locaux de CHARESS pour surveiller tout problème d'entretien lié au bâtiment, ou tout problème avec les services inclus dans le contrat de bail (sécurité 24/24, électricité, téléphone), et communiquer avec lui pour résoudre tout problème éventuel identifié.

Supervisera directement
o Assistante Administrative, Secrétaires administratives,
o Assistante d’inventaire, Chauffeurs

Autres tâches
Telles que assignées

Savoir :
o Détenteur (re) d’un diplôme de licence en administration, gestion, comptabilité, finance d’une université reconnue ou formation similaire/équivalente, avec une expérience de 5 ans dans des projets financés par des bailleurs de fonds nationaux et/ou internationaux.
o Minimum de 5 ans d'expérience professionnelle dans les finances, les opérations, les ressources humaines, la logistique ou un poste d'agent d'administration/de soutien avec des responsabilités progressives.
o Maitrise des logiciels en environnement Windows (MS Word, Excel, PowerPoint, Adobe Acrobat et Outlook) ou tout autre logiciel Internet. Capacité à effectuer des recherches d'informations sur le Web.
o Expérience et capacités de gestion/supervision du personnel
o Connaissance des achats et des questions générales d'administration/de gestion de bureau
o Excellente connaissance du code de la route locale, des réseaux routiers et des meilleures pratiques de sécurité routière.
o Expérience en gestion d’inventaire et principes de contrôle.

Savoir-faire :
o Capacité à rédiger des rapports ou autres documents avec qualité (contenu et qualité de la langue) dans un délai très court
o Avoir une excellente capacité d’organisation et de planification.
o Avoir une excellente capacité d’analyse et un esprit de synthèse.
o Avoir la capacité de gérer les priorités et de respecter les échéanciers.
o Avoir la capacité de s’adapter aux changements.
Savoir-être :
o Faire preuve d’autonomie et de rigueur professionnelle.
o Faire preuve de capacité de gestion de conflits.
o Être capable d’agir avec éthique et professionnalisme avec ses interlocuteurs.
o Faire preuve de capacité de gestion des informations sensibles et confidentielles (discrétion)
o Capacité à prendre des décisions rapides et bonne motivation,
o Excellentes compétences organisationnelles.

Langues
Créole et Français parlé et écrit couramment (obligatoire)
Anglais (souhaitable)

Le/la Gestionnaire des Opérations devra assister à des réunions régulières au bureau de CHARESS et participer, au besoin, à des voyages occasionnels à l'extérieur de Port-au-Prince et/ou d’Haïti.

Cette position se trouve au bureau de CHARESS sis au 14, Route de Jacquet Toto - Delmas 95. Il s'agit d'un poste à temps plein de 40 heures par semaine.

Curriculum Vitae accompagné d’une lettre de motivation précisant le titre de la position, les copies des diplômes de fin d’études, certificats et attestations, copie de la carte d’identité fiscale ou la carte électorale.

Seules les candidatures retenues seront contactées pour une entrevue.

2023-03-08