Fondasyon Kole Zepol “FONKOZE” se yon enstitisyon Ayisyen ki pa gen objektif fè lajan, ki kreye nan lane 1994 pa Pè Joseph Philippe ak yon gwoup òganizasyon de baz e ki gen rekonesans itilite piblik li depi 2005. Fonkoze se yon fanmi òganizasyon k ap travay nan kole zepòl pou ofri sèvis finansye ak sèvis ki pa finansye pou tout Ayisyen – sitou fanm yo - jwenn mwayen pou yo retire fanmi yo nan lamizè.

Objektif Pòs la: Fondasyon an ap chache yon pwofesyonèl kalifye nan domèn Administrasyon oubyen lòt domèn ki sanble ak sa, ki pou asire bon jan jesyon byen mobilye ak imobilye enstitisyon an epi pèmèt :

1. Filozofi, misyon, objektif, pwosedi Fonkoze yo respekte;
2. Akizisyon, antretyen, reparasyon ak acha byen ak sèvis an jeneral toujou fèt nan chache pi bon rapò kalite/pri;
3. Itilizasyon ak antretyen byen epi swivi kontra ak dosye yo fét avèk rigè pou evite pèt pou enstitisyon an;
4. Deplasman moun ak byen Fondasyon an fèt nan meyè kondisyon sekirite posib;
5. Pèsonèl administrasyon yo pwodiktif, konpetan epi travay ak kè kontan.


Travay chak jou :

A-Acha
• Asire sipèvizyon Ofisye Acha, Lojistisyen, Ofisye IT, Sekretè Achivis ak Ajan Administratif la;
• Asire tout estaf Fonkoze okouran pwosedi acha yo epi respekte yo pandan wap revize ak amelyore pwosedi yo tanzantan (2 lane);
• Asire pwosedi acha yo respekte demann bayè yo pou tout sa ki gen pou wè ak acha pou Fondasyon an;
• Jere kontra founisè yo;
• Jere pwosesis acha materyel ak ekipman pou nou jwenn pi bon kalite/pri, ak apwi teknik depatman IT pou acha materyèl enfòmatik yo ;
• Sipèvize swivi rekizisyon yo epi jan pwofòma yo ap pran pou acha materyèl yo, epi asire tout rekizisyon ki soti nan operasyon/pwogram jwenn repons rapid aprè akò finans;
• Kontwole fakti ki pou peye yo, otorize yo, fè swivi pwosedi pou pèman;
• Asire tout dosye founisè yo ajou : pyès jistifikativ, fakti peye, pwofòma, kontra, verifikasyon lis USAID.

B- Kontra imobilizasyon ak lòt sèvis oubyen aktivite
• Prepare kontra pou depatman an lè sa nesesè ;
• Jere kontra lokasyon kay biwo santral epi sipèvize kontra lokasyon biwo pwogram yo;
• Asire avoka enstitisyon yo revize kloz kontra yo;
• Jere kontra ak antrepriz ki ka vann nou pwodwi ak sèvis nou bezwen regilyèman, epi tout lòt kontra ki an rapò ak administrasyon;
• Kenbe dosye administrasyon yo ajou tankou : Iwaye, imobilizasyon, elatriye ;
• Renouvle manyèl administrasyon an lè sa nesesè

C- Envantè ak Antretyen
• Asire envantè Fondasyon an rive pase odit ekstèn nan kòmsadwa;
• Asire envantè fizik konplè ekipman ak materyel enstitisyon an fèt omwen yon (1) fwa chak ane, epi fè kèk tchèk pou verifye ki jan bagay yo ye pandan tout ane an;
• Asire enfòmasyon ki soti nan kontablite, ki prale nan envantè wap mete nan odinatè a ajou chak trimès, disponib epi travay rekonsilyasyon an fèt;
• Konpare rapò envantè ane ankou a ak Iòt rapò ane pase, yon fason pou w asire tout materyèl nan plas yo, epi fè swivi sou sa ki pa anplas yo, bay direksyon an rapò sou tout problèm ki gen pou wè ak envantè a;
• Dirije pwosesis “Deklasifikasyon byen ak ekipman yo” jan manyèl la mande I;
• Kolabore ak kontabilite pou envantè administrasyon an rekonsilye ak envantè kontab la.
D-Jesyon Transpò

• Fè planifikasyon transpò, epi jesyon materyel roulan yon fason pou estaf Fonkoze yo toujou rive kote yo bezwen rive pou yo fè travay yo san reta, epi pou tout materyel ak founiti rive kote yo bezwen rive yo kòm sa dwa;
• Asire jesyon flòt machin - pou Fonkoze toujou genyen kantite ak kalite machin ki nesesè san nou pa depanse twop kòb, etan nou melanje machin ki pou nou epi machin nou lwe tanzantan;
• Asire tout dosye machin disponib epi nòmal;
• Verifye dosye motosiklet ki nan men pwogram yo ajou epi nòmal;
• Asire rapò sou itilizasyon machin nan Fonkoze fèt chak mwa kòm sa dwa, analize done yo epi bay sijesyon pou itilizasyon machin nan òganizasyon an vin pi efisyan;
• Asire ke kalkil kou pa kilomèt fèt chak ane epi enfòme tout ekip lidéchip la aprè apwobasyon DG;
• Veye pou sèvis lojistik ak transpò a rive kenbe yon kalandriye pou antretyen machin, delko, envètè, moto ak asirans ajou epi tout antretyen yo fèt kòm sa dwa pou tout ekipman sa yo ka dire plis tan;
• Asire machin yo al nan sèvis jan sa prevwa;
• Asire reparasyon machin yo fèt selon bon rapò kalite/pri;
• Kontwole rapò depans kantite gaz ki te achte ak itilize ak kantite deplasman nan pwovens ki te genyen nan mwa a 3 jou aprè mwa a fini ;

E- Finans
• Prepare bidjè administrasyon an epi patisipe nan elaborasyon bidjè
enstitisyon an ;
• Jwenn rapò nan men kontabilite chak mwa epi verifye l pou tout depans yo anrejistre kòmsadwa;
• Asire depans depatman an fèt nan respè bidjè yo pou asire pi bon kalite/pri;
• Asire jesyon ti kès la fèt daprè pwosedi ki anplas yo.


F- Sekirite
• Siveye risk sekirite yo nan fè evalyasyon ak analiz katografi zòn a risk yo;
• Asire kominikasyon sou aspè sekirite ki sitou gen rapò ak transpò epi anviwònman biwo Fondasyon an genyen yo an menm tan ak baz pwogram yo;
• Asire ke deplasman moun ak machin Fondasyon an fèt nan kondisyon sekirite ki akseptab pa rapò ak nivo risk yo;
• Kolabore ak ekip sekirite enstitisyon patnè Fondasyon an genyen pou w rive degaje yon vizyon global sou risk ak menas yo epi devlope bon jan estrateji repons ak mitigasyon.

G- Konsèvasyon dokiman ak achivaj
• Patisipe nan rekritman epi sipèvize travay Sekretè achivis Fondasyon an;
• Evalye pratik jesyon dokiman Fondasyon an genyen nan nivo santral tankou rejyonal ak nan pwojè yo;
• Asire definisyon ak mizanplas politik ak estraji pou konsèvasyon, achivaj ak jesyon dokiman Fondasyon an;
• Mete an plas sèvis ak espas achivaj tout dokiman Fondasyon an, vèsyon papye tankou elektwonik.

H- Jesyon moun, fòmasyon ak ranfòsman kapasite depatman administrasyon
• Reskonsab pou Sipèvize Responsab Acha, Ofisye IT, Ofisye Lojistik, Resepsyonis, Sekretè Achivis ak lòt ankò; Sekretè Achivis, Ajan Administratif
• Patisipe nan pwosesis rekritman pèsonel pou depatman an;
• Prepare epi revize deskripsyon tach pèsonel ki sou sipèvizyon administrasyon an;
• Defini objektif pou tout pèsonel nan depatman an, fè evalyasyon pèsonel depatman an, planifye fòmasyon yo bezwen ansanm ak depatman Resous Imen;
• Sipèvize travay pèsonel depatman an;
• Otorize tout travay ki ale pi lwen pase orè nòmal ki fèt nan depatman an;
• Planifye ak kontwole konje pèsonel depatman an;
• Asire devlòpman pwofesyonèl tout anplwaye nan depatman an.

I- Lòt Aktivite
• Asire tout anplwaye yo ap travay nan bon jan anviwonman ki vle di nan yon biwo ki pwòp, antretyen bagay yo fèt komsadwa, materyèl biwo yo disponib;
• Prepare plan aktivite depatman administrasyon an;
• Egzekite tout Iòt tach ki nesesè pou bòn mach Enstitisyon an;
• Bay apwi pou òganizasyon gwo reyinyon ak evènman yo;
• Sipèvize òganizasyon resepsyon an epi asire li bay tout vizitè yo bon jan akèy ak sèvis;
• Sipèvize achiv Fondasyon yo.

Kalifikasyon ak pwofil nesesè pou pòs la

Fòmasyon : gen yon diplòm inivésitè 4 lane nan jesyon, ekonomi, kontabilite oubyen tout lòt domen ki nan menm sans la.

Eksperyans : gen 5 lane eksperyans nan yon pòs responsabilite nan administrasyon ONG oubyen yon lòt enstitisyon ki genyen anpil biwo an pwovens, oubyen tout lòt pòs ki nan menm sans la.

Lòt konpetans :

• Etik pwofesyonèl ak entegrite
• Lidèchip
• Kapab òganize, planifye travay pa w avèk travay lòt moun;
• Kapab mete kontwòl sou anplwaye yo ansanm ak tout byen enstitisyon an;
• Travay avèk anpil swen;
• Kapab kominike avek lòt moun san difikilte;
• Konprann ak pale anglè se yon plis.
• Espri dekip ak dinamik

• Curriculum vitae

• Kopi diplòm, sètifika ak papye travay

• Lèt motivasyon

• De (2) referans pwofesyonèl

2023-01-30