Plan Haïti est une ONG internationale humanitaire de développement communautaire centré sur l’enfant, sans aucune affiliation religieuse, politique ou gouvernementale. Le parrainage des enfants est le fondement de l’organisation.

La vision de Plan est celle d’un monde où tous les enfants réalisent leur plein potentiel dans des sociétés qui respectent les droits et la dignité des personnes.

La mission de Plan est d’apporter des améliorations durables dans la qualité de vie des enfants défavorisés des pays en développement, à travers un processus qui unit des personnes de cultures différentes et donne un sens et une valeur à leur vie.

Plan est une organisation qui prône l’égal accès à l’emploi et est engagée pour la protection des enfants et l’équité du genre, et nos procédures de recrutement reflètent ces valeurs.

Role:

Coordonner et supporter toutes les taches administratives liées au programme et supporter tous les officiers de projet et conseillers techniques de l’Unité de programme.

Responsabilités

1. Assurer l’accueil des partenaires et des visiteurs de programme
2. Planifier le calendrier de visite du staff de programme
3. Planifier le calendrier de visite hebdomadaire du staff de programme
4. Coordonner avec la logistique les déplacements et la mise en disponibilité de véhicules pour le staff de programme
5. Réception, classement et acheminement de document de programme
6. Préparation des correspondances
7. Gestion des demandes des clients internes et/ou externes
8. Coordonner avec le store keeper l’entrée et la sortie du stock pour chaque projet
9. Gestion des matériels de travail du staff de programme, Réception des produits et enregistrement au niveau du rapport de stock
10. Préparation des contrats de programme en s’assurant que tous les documents de support soient disponible
11. Livraison des chèques aux fournisseurs et partenaires de programme
12. Gestion et enregistrement du log de contrat de service ou de partenariat dans le cadre du programme
13. Prendre les minutes des rencontres de programme du PU
14. Assurer toutes autres taches demandées par le superviseur dans le cadre du travail global du PU



Fonctions

1. Mettre en place un système de contrôle interne pour la gestion efficace des dossiers, stock, correspondances, déplacements, et autres items importants pour le programme
2. Contribuer activement à la bonne marche du projet par des réponses rapides
3. Assister le staff du programme dans les divers travaux de secrétariat et dans toutes autres taches, relevant de la gestion administrative du projet.

Aptitudes
Diplôme de Réceptionniste de Bureau et/ou Secrétariat
Connaissance des procédures administratives
Connaissances des logiciels de base (Word, Excel, Access)
Bonne capacité de relations interpersonnelles
Capacité de travailler en équipe et de coordonner des tâches multiples
Bonne capacité à servir les clients
Capacités de travailler sous pression et en dehors de l’horaire régulier du travail

2010-07-03