Fondée en 2011, International NGO Safety Organisation (INSO) est une organisation non gouvernementale internationale qui soutient les acteurs humanitaires en matière de sécurité en établissant des plateformes de coordination de la sécurité dans des contextes à risque.
INSO fournit aux ONG inscrites une gamme de services gratuits à ses partenaires, notamment le suivi des incidents en temps réel, les rapports analytiques, les données et la cartographie liées à la sécurité, le soutien dans la gestion de crise, les orientations du personnel et la formation.
INSO fournit un soutien quotidien à plus de 1000 ONG dans 16 des pays les insécures au monde.
INSO est enregistrée aux Pays-Bas avec son siège à La Haye, la ville internationale de la paix et de la justice

Sous la supervision directe de l’Operations Manager, l’Operations Officer participera à la gestion des ressources humaines, au niveau pays, avec l’appui technique de l’Operations Manager. L’Operations Officer aura également la charge d’assister l’Operations Manager dans la supervision des fonctions logistiques et Administrative en collaboration avec le Logistique Officer et HR Officer. Il/Elle appuiera les administrateurs des bases INSO Haïti si applicable.
Le poste est basé à Port-au-Prince avec peu de déplacements sur le terrain.


Principales responsabilités
1. Respect de lois et des pratiques RH
· Suit l’évolution des règles du pays ;
· Développe un réseau au sein des différentes administrations et des autres ONG afin de suivre l’évolution des règles applicables ;
· Se renseigne sur les pratiques de nos partenaires ;
· S’assure que ces règles en matière de RH sont respectées par INSO.

2. Profils de poste
· S’assure que chaque employé de INSO dispose d’un Profil de Poste cohérent avec le poste occupé ;
· Participe à la mise à jour des profils de poste sur la mission ;
· Informe/alerte le manager si des profils de poste sont manquants.

3. Recrutement
· Contribue à la création de la procédure de recrutement, la diffuse, la met à jour ;
· Mets en forme et diffuse les offres d’emploi via les canaux appropries ;
· S’assure du respect des lois & règlements pour toutes les embauches ;
· S’assure d’un recrutement objectif et transparent en accord avec les lois & règlements, les règles des bailleurs de fond et les règles d’INSO ;
· Participe aux entretiens des candidats ;
· S’assure du planning d’orientation pour les nouveaux arrivants dans le pays.

4. Contrats
· S’assure que chaque employé d’INSO a un contrat à jour et respectant le droit du travail ;
· S’assure de la validation par l’administration (inspection du travail, médecin du travail) des contrats de travail ;
· Supervise l’archivage et scan les dossiers du personnel ;
· S’assure que les dossiers du personnel sont complets ;
· Accueille les nouveaux employés et élabore le plan de réunion préparatoire des nouveaux arrivants (avec la participation des managers) ;
· S’assure que chaque employé à une carte de service ;
· Prépare les contrats et avenants et les soumet à l’Operations Manager ;
· Alerte les managers sur les fins de contrat à venir dans un délai raisonnable ;
· S’assure que tous les documents d’embauche sont dument signés.

5. Paie
· Est en charge de la mise à jour de la base staff d’INSO dans le pays ;
· Réceptionne, contrôle, questionne et corrige les variables des salaires des staffs ;
· Calcule les taxes et en organise les paiements ;
· Avec le Finance Officer, organise et prépare la paye & les virements de paye après validation de l’Operations Manager ;
· S’assure de l’édition des bulletins de payes et de leur signature.

6. Congés
· Réalise le suivi des congés payés des employés dans le pays (selon les règles de la mission) ;
· S’assure d’une prise de CP régulière par tous les employés ;
· S’assure de la documentation des congés.

7. Evaluations
· S’assure de la tenue régulière des évaluations des performances des employés ;
· Met en place et assure le suivi de la politique d’évaluation des performances des employés.

8. Délégués du personnel
· S’assure du respect de la législation en vigueur en matière de délégués du personnel ;
· Organise et encadre les élections des délégués du personnel ;
· Est l’interlocuteur privilégié des délégués du personnel ;
· S’assure que chaque réunion avec les DP donne lieu à un procès-verbal signé.

9. Politique RH
· Participe à l’amélioration et au développement de la politique RH dans le pays ;
· S’assure d’une application nationale de cette politique ;
· Propose à l’Operations Manager, toute modification de la politique RH qui lui semble nécessaire/intéressante ;
· S’assure que tous les documents RH sont en cohérence avec la politique du moment ;
· Avec le soutien de l’Operations Manager, améliore et met à jour la grille de salaire, le Règlement Intérieur & autres documents ;
· Forme les administrateurs terrain ainsi que les managers et responsables à cette politique (lors de leur arrivée ou lors de mise à jour).
10. Formations

· S’informe et propose à l’Operations Manager et/ou aux managers des formations possibles pour les employés ;
· Suit et valorise les formations suivies par les employés.

11. Abus
· Participe activement à la prévention et détection des abus en tout genre (harcèlement, abus de pouvoir, corruption…) ;
· Informe l’Operations Manager (ou son supérieur si l’Operations Manager est concerné) de tout abus ou de suspicion d’abus.

12. Fins de contrat
· Calcule et édite les Soldes de tout Compte (STC) ;
· S’assure avec le Responsable Finance que les employés en fin de contrat quittent INSO libres de dettes envers l’organisation ;
· Récupère le badge et le matériel INSO en lien avec la logistique ;
· Edite les certificats de travail et les met à la signature du Directeur ;
· S’assure que tous les documents nécessaires sont édités et dument signés lors des fins de contrat ;
· Archive séparément les dossiers des ex-employés.

13. Archivage
· Assure la supervision de tout l’archivage RH sur la mission (électronique et papier) ;
· S’assure de la confidentialité de cet archivage, en particulier lors du travail sur les dossiers du personnel.

14. Expatriés
· Assiste l’Operations Manager dans la gestion administrative des expatriés ;
· Prépare les documents nécessaires des expatriés qui arrivent dans le pays ;
· Se renseigner sur les évolutions de législation et en informe l’Operations Manager ;
· Met à jour le tableau de suivi des expatries ;
· Appui les expatries dans le calcul des times shit mensuels.

LOGISTIQUE
· Participe à la mise en place des procédures d’achat et de logistique (à la fois internes et celles des bailleurs) ;
· Participe au renforcement de tous les dispositifs anti-fraude et anti-corruption ;
· Tient à jour les dossiers d’achat et d’audit ;
· Tient à jour les contrats et accords avec les fournisseurs et prestataires de service ;
· Participe aux enquêtes qualité prix sur les fournisseurs locaux et tiendra à jour le registre des fournisseurs ;
· Participe à la supervision de la gestion de la flotte de véhicule en coordination avec les besoins opérationnels ;
· Participe aux audits liés aux achats et à la logistique ;
· Supervise et appui les assistants logistiques dans leurs taches.

ADMINISTRATION
· Prépare les contrats de bail dans le pays et en assure le suivi ;
· Réalise l’archivage des baux (contrats, paiements, amendements…) ;
· Suit, avec le Finance Officer, les cautions versées ;
· Assiste l’Operations Manager dans la gestion administrative de la mission.

DIVERS
· Travaille au bon déroulement des relations entre les services support & programme de la mission ;
· A la demande de son supérieur, pour le bien de la mission, sera amené(e) à réaliser d’autres tâches non-décrites dans ce document ;
Puisque occupant un poste stratégique dans le pays, il/elle fera preuve d’une grande rigueur, de confidentialité et d’honnêteté dans son travail. Il/elle ne pourra divulguer les informations personnelles ou stratégiques de la mission sans en demander l’autorisation explicite de son supérieur.

Operations Officer en charge des responsabilités suivantes : Ressources Humaines, Logistique et Administration décrites ci-dessous:
• Créole et Français courant obligatoire ;
• Diplôme d'études supérieures ou expérience équivalente en gestion des ressources humaines, logistique et administration ;
• Expérience d’au moins 2 ans dans les domaines précités, de préférence dans une ONG ;
• Excellentes compétences informatiques et connaissance de Windows et des programmes Microsoft Office

• Lettre de motivation spécifiant comment vous répondez aux exigences obligatoires, vos motivations pour postuler et ce que vous espérez apporter à INSO (1 page maximum) ;
• CV actualisé (3 pages maximum).

2023-01-22