Le titulaire du poste aura la responsabilité de planifier, organiser et superviser toutes les activités liées à l’entretien et à la propreté des bureaux et maisons d’hôtes du Country Office.
Il/Elle assurera également un support pour toutes les activités liées à la logistique.
En cas d'urgence humanitaire majeure, le titulaire du rôle devra travailler en dehors du profil de rôle normal et pourra modifier les heures de travail en conséquence.

DOMAINES CLÉS DE RESPONSABILITÉ:
• Fournir une assistance pratique dans la planification et la gestion des projets d'agrandissement, de déménagement et de reconfiguration des bureaux locaux ;
• Inspecter régulièrement les installations et capable d’effectuer des travaux d'entretien et de réparation mineurs ;
• Répondre aux urgences du bâtiment au besoin et faire partie de l'équipe d'intervention d'urgence ;
• Répondre aux demandes générales d'entretien des bâtiments et des bureaux (commande et livraison de meubles, aide aux déplacements et aux rotations de bureaux et autres installations, peinture, ajustements AC);
• Superviser les chauffeurs et assurer le contrôle et dispatching des mouvements pour le bureau;
• Appuyer l'équipe de facilities et de l'approvisionnement en exécutant des tâches administratives ad hoc si nécessaire ;
• Effectuer l’évaluation des risques et enquête sur les accidents pour le bureau si nécessaire ;
• Évaluer et suppléer le responsable lorsqu'il est absent de l'entreprise ;
• Superviser l’entretien et la maintenance des bâtiments du CO et faire le lien au besoin avec les propriétaires des résidences des expatriés pour tout suivi technique;
• Être responsable du bon fonctionnement des équipements au CO (AC, générateur, interphone, onduleur, photocopieur, et téléphone). Maintenir en conséquence un registre a jour permettant de suivre l’entretien préventif requis pour chaque équipement et faire exécuter l’entretien et les réparations lorsque nécessaire après en avoir informé son superviseur ;
• Superviser le personnel de soutien et les fournisseurs de service au CO;
• Être présent lors de la réception des produits de l’entretien ménager d’utilité courante, Faire la vérification pour s’assurer de la qualité et de la concordance des livraisons avec les demandes ; Remplir la fiche de suivi du déchargement en présence du Warehouse & Asset Officer/Contacter les fournisseurs et divers intervenants lors d’erreur ou de retard de livraison ;
• Faire le lien avec l’assistante administrative afin que les contrats de service soient préparés et que les fournisseurs soient payés à temps ;
• Contacter les fournisseurs de service pour faire les suivis dans les cas de défaillance dans les réparations ;
• Travailler avec les fournisseurs et les sous-traitants pour s'assurer que les niveaux de service sont atteints quotidiennement ;
• Supporter le Warehouse & Asset Officer et la réceptionniste dans l’inventaire au CO et agir à titre d’aide conseil pour la maintenance des équipements auprès des responsables de logistique dans les zones d’intervention de SCI ;
• Prévoir l’achat des produits de l’entretien ménager d’utilité courante au CO sur une base trimestrielle en soumettant un plan d’achat au secteur procurement ;
• Faire exécuter la mise en place de la salle de conférence pour les différents secteurs ;
• S’assurer du paiement des comptes suivants : électricité, eau, gaz et contrats lies aux logements des expatries et s’assurer de la mise à jour des documents administratifs requis par l’état (quitus, permis de séjour, etc…) ;
• S’assurer que le courrier de notre boite postale est récupéré ;
• Toute autre tâche connexe demandée par le superviseur ;

Responsabilités de Sauvegarde
• Être garant de la sécurité et de la sureté de tout building utilise comme espace de bureau par SCI ainsi que des ressources tant humaines que matérielles ;
• Protéger l’organisation des risques d’incendie, d’accidents du travail, d’hygiène, de malveillance, de vol à travers l’organisation, la formation, la mise en place et l’entretien.

Responsabilités additionnelles d’emploi
Les tâches et responsabilités énoncés ci-dessus ne sont pas exhaustives et le titulaire peut être demandé d’effectuer des taches additionnelles dans les limites raisonnables de son niveau de compétences et d’expériences.

CAPACITE ET COMPORTEMENTS :

Redevabilité :
• Détient l’auto-responsabilité de prendre des décisions, d’utiliser la gestion des ressources de manière efficace, la réalisation et le rôle modelant les valeurs de Save the Children.
• Détient l'équipe et les partenaires responsables de livrer sur leurs responsabilités en leur donnant la liberté pour livrer de la meilleure façon qu'ils l'entendent, en fournissant le développement nécessaire pour améliorer l’exécution et appliquant des conséquences appropriées lorsque les résultats ne sont pas atteints.
Ambition :
• Fixe des objectifs ambitieux et stimulant pour eux-mêmes et leur équipe, prend la responsabilité de leur propre développement personnel et encourage leur équipe à faire de même.
• Partage largement leur vision personnelle de Save the Children, engage et motive les autres.
• Pense de façon stratégique et sur une échelle globale.
Collaboration :
• Construit et maintien des rapports efficaces avec leur équipe, les collègues, les membres et les partenaires et sympathisants externes.
• Apprécier la diversité, le voir comme une source de force compétitive.
• Abordable, bon écouteur, facile à qui parler.
Créativité :
• Développe et encourage des solutions nouvelles et innovatrices.
• Prêt à prendre des risques disciplinés.
Intégrité :
• Honnête, encourage la franchise et la transparence ; démontre des niveaux d'intégrité les plus élevés.

QUALIFICATIONS
• Diplôme en Gestion ou tout autre domaine connexe
• Connaissance en maintenance électrique et mécanique

EXPERIENCES ET COMPETENCES
• 3 à 4 années d’expérience dans un poste similaire de préférence dans une ONG
• Bonne connaissance des logiciels Word, Excel, PowerPoint
• Maitrise de l’écrit et de l’oral du Français, du créole et de l’anglais
• Détenir un permis de conduire valide
• Bonne capacité organisationnelle et aptitude à travailler en équipe
• Être disponible après les heures normales d'ouverture au besoin ;
• Capable d'établir des priorités dans un environnement en évolution rapide, sous haute pression et en constante évolution ;
• Capable de fournir un service de qualité ;
• Capable de répondre aux demandes de services au besoin

Le titulaire du poste n’aura pas de contact avec des enfants et/ou des jeunes, ni d’accès à des données personnelles sur des enfants ou des jeunes, dans le cadre de son travail; par conséquent, un contrôle de police ne sera pas obligatoire pour ce poste sauf si le contenu du poste change, dans ce cas le niveau de protection de l’enfance devrait être revu.

Rapporté à : HR & Administration Director
Supervision de staffs : Personnel de soutien
Responsabilités budgétaires : Aucune
Dimensions du rôle : Save the Children est la première organisation indépendante du monde pour les enfants. Nous protégeons la vie des enfants, nous luttons pour leurs droits et nous les aidons à exploiter leur potentiel dans 120 pays. Nous travaillons de concert avec nos partenaires, afin d’échanger sur les meilleures façons de faire visant à venir en aide aux enfants soit par une action ayant une portée immédiate ou encore pour le reste de leur vie. SC œuvre en Haïti depuis 1978, notamment dans les domaines de l’éducation, de la santé, de la protection de l’enfant, de la pauvreté des enfants et de la gouvernance des droits des enfants.
Elle intervient également lors des crises humanitaires.

CV, Lettre de Motivation, Certificats et/ou diplomes

2023-01-06