TITRE: Supply Chain Officer

PROJET: Global Health Supply Chain – Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) Haiti.

Contexte : Le Projet de Gestion des Achats et de l'Approvisionnement sera le principal moyen par lequel l'USAID aura :
1. A acquérir et fournir, de manière ininterrompue, des produits de santé ;
2. À fournir une assistance technique pour le renforcement des systèmes qui englobent une chaîne d’approvisionnement globale et efficace ;
3. À collaborer avec les principales parties prenantes à l'appui d'initiatives de santé mondiale, telle que l’initiative du Président des Etats-Unis contre le paludisme (PEPFAR) et le programme de santé publique et reproductive de l’USAID. Le bureau de GHSC-PSM travaillera sous deux ordonnances de tâches (VIH/SIDA et Santé Reproductive) pour fournir des produits de base et une assistance technique à la chaîne d’approvisionnement.


Description Générale :

Le/la « Supply Chain Officer » aura la charge de trois (3) composantes techniques à savoir la disponibilité, le rapportage et l’assistance dans la livraison des produits au niveau des établissements de santé supportés par le Gouvernement Américain (sites USG) sous la supervision du Senior Re-Supply Network Manager.

Il/elle aura à coordonner, conjointement avec les unités techniques du projet, tous les aspects relatifs à la disponibilité et la livraison des produits de santé dans les sites ainsi que la qualité des données de consommation de ces sites.

De ce fait, il/elle valide le niveau de stock des sites à travers un inventaire dans les délais impartis (notamment avant le début des calculs en fonction de la périodicité définie dans le calendrier trimestriel de distribution). De plus, il/elle prend en charge le suivi, le contrôle et les corrections nécessaires des données rapportées, pour en assurer la pertinence, en amont de toute exploitation au niveau de l’unité « Data ». Il/elle participe également, en coordination avec l’équipe distribution de PSM, à la distribution des produits dans les sites en lien avec la prise en charge du choléra, des vaccins et/ou tous autres produits de santé sollicités par l’USAID. Pour ce faire, il/elle assurera la satisfaction des sites en restant en contact avec les gestionnaires de stock et en relayant toutes les communications concernant leurs besoins et/ou toutes irrégularités notifiées lors de la livraison de ces produits.

Il faut noter que ce membre de l'équipe SDU sera responsable d'interagir quotidiennement avec de nombreuses unités du Projet et les sites. On s'attend à ce qu'il/elle soit organisé, méthodique, jovial, responsable et autonome, car il/elle jouera un rôle polyvalent au sein de PSM.


Il y a lieu de préciser également qu’il/elle exercera ces responsabilités tout en développant et en maintenant de solides relations de travail avec les Directions Départementales du MSPP, les projets en santé de l’USAID et les autres intervenants du système de santé en Haiti.

Principales tâches :

Les tâches spécifiques à accomplir dans le cadre de ce poste sont les suivantes mais chaque poste de SCO n’effectuera que certaines de ces tâches en fonction de la répartition des tâches parmi tous les Supply Chain Officers. Chaque SCO devra pourvoir exécuter ces taches mais celles-ci seront reparties entre plusieurs postes (polyvalence) dans un mode de rotation pour que chaque SCO puisse pratique toutes ces taches au fur et à mesure de sa carrière sans être totalement dédié à l’une d’entre elle.

1) Disponibilité des produits dans les sites :

L’une de ses principales attributions consistera à s’assurer que tous les sites USG soient pourvus, en tout temps et en quantité suffisante, en intrants nécessaires à :
• La prise en charge du VIH (produits ARV, OI, laboratoire) ;
• La prestation de service en Santé Reproductive notamment la Planification Familiale (produits PF) ;
• La prise en charge du choléra ;
• La vaccination contre la pandémie de la COVID19 ;
• Tous autres produits de santé souhaités par l’USAID.

Pour ce faire, il/elle doit :
• Vérifier le niveau de stock des sites via des inventaires ponctuels en vue d’anticiper leurs besoins et/ou faire le suivi adapté avec les « Data Analysts/Officers du projet GHSC-PSM-Haiti ;
• Maintenir un contact permanent avec les gestionnaires de stock ainsi que les « Data Analyst » pour s’assurer que les sites disposent en tout temps et en quantité suffisante de produits de santé de qualité ;
• Procéder, sur demande, à la distribution de produits entre les sites USG pour répondre à un besoin ponctuel soit pour anticiper une rupture de stock soit pour transférer un surplus de stock évitant ainsi une péremption/gaspillage.
• Valider les réquisitions automatisées dans le cadre du cycle de réapprovisionnement trimestriels des sites USG en produits de santé (comparaison entre les réquisitions effectuées sur le WMIS en s'assurant de leur concordance avec le calcul des besoins).
• Au besoin, créer des réquisitions pour les produits de santé tant pour le projet GHSC-PSM que ceux de Fond Mondial, dans le cadre du réapprovisionnement régulier et/ou en dehors du cycle de distribution trimestriel.
• S'assurer que les réquisitions sont classées et archivées selon les normes.
• Assister la vérification de la compliance entre les quantités de produits enregistrés dans le rapport de calcul de Data et ceux inscrits dans les POD (Fulfillment).


2) Gestion de la qualité des données dans les sites : Il/elle à l’impérieuse obligation de :

• Veiller à la disponibilité des outils du SIGL (outils de gestion et de dispensation) au niveau de tous les sites ;
• Superviser la remontée automatique des données à travers le suivi avec les gestionnaires et/ou responsables des sites afin que les rapports soient soumis à PSM, dans les délais, via la plateforme de rapportage «psmhaitireports@ghsc-psm.org ».
• Collecter les rapports soumis par les sites au niveau de la plateforme «psmhaitireports@ghsc-psm.org » et vérifier la complétude de ces rapports afin de faire suivi approprié.
• Coordonner la collecte des rapports manquants des sites ;
• Effectuer un premier niveau d’analyse/validation des données afin d’identifier les irrégularités, les investiguer, les corriger et fournir l’appui nécessaire au gestionnaire pour les habiliter à produire un rapport de qualité ;
• Appeler le cas échéant, chaque mois, tous les sites n’ayant pas soumis de rapport, en utilisant la technologie disponible du Call Center, pour faire l’inventaire au téléphone des stocks des sites. Cette tache peut prendre jusqu’à 4-5 heures par jour si nécessaire en tant qu’agent du call center.
• Contacter les sites au besoin pour corriger les irrégularités constatées dans les rapports patients par régime par courriel et/ou appel téléphonique.
• Assurer la suppléance sur l’aspect analyse des données des rapports soumis par les sites en cas d’absence d’un « Data Analyst/Officer » ;
• Effectuer l'archivage des rapports qui sont complets sur le serveur du projet et SYGDDOC.
• Partager le taux de reportage avec les sites et les réseaux pour améliorer les performances (15ème jour du mois).
• Transférer sur SYGDOCC le rapport des patients et leurs régimes thérapeutiques des sites pour les suites nécessaires avec l’USAID (15ème jour du mois).
• Sur la base des suivis effectués avec les sites, maintenir une liste de tous les sites ayant des besoins de formation et contribuer à la planification des activités de renforcement des capacités pour ces gestionnaires de stock.
• Coordonner, sur une base ad hoc, avec l’équipe Data et M&E pour avoir la liste des sites avec des problèmes d’exactitude de données et procéder à la validation des données ;
• Participer activement à la réalisation, sous le lead de l'équipe M&E, de l'exercice d'évaluation de la qualité des données (DQA) et la validation des données des patients par schéma thérapeutique (PPR) dans tous les sites USG au niveau des dix (10) départements géographiques du pays.

3) Assistance technique lors de la livraison des produits dans les sites. Il/Elle doit travailler en étroite collaboration avec l’équipe de l’unité de Distribution pour assurer des livraisons rapides, efficaces et efficientes dans les sites. De ce fait, il/elle aura la responsabilité de :

• Assurer l’interface entre les sites et l’unité de Distribution dans le cadre de la récupération et la livraison à temps des produits cholera, des vaccins et tous autres produits réquisitionnés par l’USAID ;
• Assister l’unité de Distribution avec les plans de distribution de ces produits ;
• Préparer des rapports hebdomadaires et mensuels en termes de confirmation des quantités de produits qui ont été distribuées ;
• Travailler étroitement avec les unités qui interviennent directement dans le réapprovisionnement (Data, SDU, Warehouse, Distribution) pour s'assurer que toutes les commandes sont livrées de manière rapide et rentable conformément aux bonnes pratiques de distribution de l’OMS ;
• Assurer la liaison avec les unités en cas de problème lors de la livraison des produits pour s'assurer que toutes les questions et requêtes sont résolues ;
• Evaluer rapidement les faits, prendre les mesures appropriées et éviter les retards inutiles ;
• Coordonner, chaque semaine, avec le point focal de l'entrepôt (Warehouse Manager) et celui de distribution (Distribution Manager) pour s'assurer que toutes les demandes ont été complétées et livrées à temps.
• S’assurer de la mise à jour du plan de distribution conjointement avec le Manager de l’équipe de distribution.
• Autres tâches de la chaîne d'approvisionnement/logistique assignées.



Autres taches :
• Collecter les données sur le statut de fonctionnement des matériels de stockage et des équipements de laboratoire dans les sites et faire le suivi approprié avec l’unité technique concernée au niveau de PSM ;
• Contribuer dans la gestion proactive des « produits à date de péremption proche » et des « produits à rotation lente » ne pouvant totalement être absorbés par les sites primaires de livraison en faisant entre autres, des recommandations (listes d’institutions potentielles à leur utilisation même en dehors des réseaux supportés par le gouvernement américain) ;
• Participer, au besoin, à l’exécution de tout plan de contingence pour faciliter le réapprovisionnement des sites USG lors des urgences ;
• Organiser des rencontres régulières pour partager les trouvailles des visites de terrain et les bonnes pratiques de travail pour l’amélioration continue des visites ;
• Soutenir à Port-au-Prince ou dans un département, les activités de coordination logistique et de distribution nécessaire en vue d’une distribution active au niveau départemental de nouveaux produits (tel que par exemple des vaccins ou produits cholera des départements vers les institutions de santé ou vers les points de cliniques mobiles de vaccination ou traitement cholera).
• Maintenir un climat de travail sain entre les équipes et son superviseur pour fournir un travail excellent et compétitif ;
• Se conformer aux respects des valeurs, des normes administratives et financières en vigueur à GHSC-PSM ;
• Être disponible à travailler, au besoin, au-delà des heures régulières ;
• Accomplir toute autre tâche requise par le Superviseur dans le cadre des activités du Projet.

Qualifications :

• Détenir un diplôme en gestion de la chaine d’approvisionnement des produits de santé est préférable ;
• Être diplômé en Pharmacie ou Laboratoire ou tout autre discipline en matière de santé est un atout ;
• Avoir accumulé 3 à 5 ans d'expériences pertinentes en analyse de données dans le domaine de la santé ;
• Avoir une expérience avérée en matière de gestion de stocks de médicaments et de matériels de laboratoire au niveau des institutions de santé ;
• Avoir une expérience au niveau du service à la clientèle est un avantage ; Parler couramment le créole et le français ; compréhension de l’anglais est un atout ;
• Solides compétences en informatique, y compris en Microsoft Office (Word, Excel, Power Point) ;
• Avoir une très bonne curiosité (haut niveau d'attention aux détails) et savoir comment et où obtenir des informations est importante ;
• Capacité à analyser les données et les tendances, à tirer des conclusions éclairées basées sur les données ;
• Capacité à travailler sous pression (résilience) et sans étroite supervision (autonomie et esprit d’initiative);
• Capacité à travailler en équipe et avoir une bonne aptitude en communication interpersonnelle ;
• Habilité à gérer les échéanciers, traiter les défis efficacement, prioriser les activités et optimiser les plans de déplacement ;
• Polyvalence, intégrité, sens de responsabilité et redevabilité envers le projet ;
• Aptitude démontrée en termes d’initiatives et faire preuve de souplesse en fonction de l'évolution des priorités et des échéances.


Lien hiérarchique :

Le/la « Supply Chain Officer » sera placé sous la supervision directe du Senior Re-Supply Network Manager.

Durée du contrat / Conditions de travail :

Il s’agira d’un contrat indéterminé et la position sera basé à P-au-P avec de fréquents déplacement dans les départements. Ainsi, la personne doit consentir à voyager jusqu’à 40% du temps.

cv+copie Diplome+Copie Piece d'identite

2022-12-30