La coopération suisse est active en Haïti depuis 2005. Suite au tremblement de terre du 12 janvier 2010, elle s’est engagée à contribuer à l’amélioration des conditions de vie en Haïti dans les domaines de la reconstruction des infrastructures scolaires et de la transmission des compétences liées à la reconstruction en ouvrant un bureau de programme. Depuis, des projets de développement dans plusieurs secteurs ont été mis en place.

Dans le but de compléter son équipe, l’ambassade de Suisse cherche à recruter une ou un Adjoint.e à la Cheffe des Finances, du Personnel et de l’Administration (CFPA).

Sous l'autorité de la Cheffe Finance, Personnel et Administration, elle/il veille à la gestion financière et administrative des fonds, à leur utilisation efficace, appropriée et conforme aux instructions fédérales en la matière, aux procédures mises en place par la direction des ressources du Département fédéral des affaires étrangères (DFAE) et aux dispositions définies au sein de l'ambassade de suisse et dans les relations avec les partenaires. L'adjoint/e Chef Finance, Personnel et Administration assiste la Cheffe Finance, Personnel et Administration dans tous les domaines des finances de l'administration et du personnel. Par délégation de la Cheffe Finance, Personnel et Administration, elle/il suit les dossiers d'établissement et le suivi des contrats, le contrôle des décomptes des projets et des paiements bancaires. Sous la supervision de la Cheffe Finance, Personnel et Administration, elle/il traite les dossiers globaux de finance (planification, suivi budget, liquidités), de contrats et projets. Elle/il supervise le travail des comptables, de l'assistante finance, du caissier et de l'assistante RH.

Les principales tâches sont :

1. Finance et Administration
• Assurer la suppléance de la CFPA.

2. Comptabilité
• Vérification des justificatifs et des codifications comptables
• Contrôler et assurer la qualité et l'actualisation de la comptabilité et des réconciliations
• Vérifier et préparer les corrections au besoin
• Remplacement des comptables pendant leur absence.
1. Clôture et Audit
• Supervision du bouclement de fin d'année et préparation de l'audit annuel
• Suivre le travail des auditeurs; apporter un appui à la mise en œuvre des recommandations et assurer le suivi de cette mise en œuvre.

2. Budget
• Participer à l'établissement du budget de la représentation, conformément aux consignes du siège et aux priorités définies dans le cadre de la programmation annuelle
• Appuyer les projets et partenaires de la représentation dans l'établissement de leur budget de programme
• Favoriser la concertation et la collaboration entre les Responsables Nationaux de Projet dans la programmation et la planification budgétaire, le suivi des engagements et l'approbation des décomptes intermédiaires et finaux.

3. Planification Financière
• Suivre l'évolution de la planification financière périodique, conformément aux consignes du siège et aux échéances de la planification annuelle
• Appuyer les projets et partenaires dans l'établissement et le suivi de leur planification
• Tenir à jour la planification financière de tous les projets et du fonctionnement de la représentation
• Recevoir de la part des Responsables Nationaux de Projet les informations relatives à la planification financière. Saisir les données dans SAP.

6. Trésorerie
• Superviser la planification des liquidités avec les responsables concernés (banques, caisse)
• Assurer la liquidité sur les banques (locales et de transfert)
• Préparation des demandes de fonds du siège
• Vérification des réconciliations mensuelles de caisses et de banques
• Contrôles inopinés des caisses
• Examiner périodiquement la solvabilité des banques locales.

7. Administration et suivi financier des projets
• Saisir les nouveaux projets dans SAP y compris le budget et la planification financière
• Actualiser toutes les données dans SAP (prolongations, crédits supplémentaires, changement de budget) et contrôler tous les formulaires y respectifs
• Vérification et suivi financier des projets.

8. Contrats
• Établissement et contrôle de la rédaction des contrats de projets selon modèles (mandat, contribution) en collaboration avec les Responsables Nationaux de Projet
• Analyse et jugement des budgets et conditions de paiement
• Utilisation du logiciel SAP/ESPRIT
• Suivi des contrats: Assurer le respect des conditions accordées (échéances, décomptes, paiements)
• Contrôle des rapports, faire des recommandations
• Préparer les paiements selon contrat.

9. Gestion des ressources humaines
• Responsable du respect des lois et directives en matière de gestion du personnel local
• Supervision du payroll, des décomptes des assurances sociales et médicales
10. Rapports
• Responsable de l’élaboration et du contrôle des rapports financiers et du suivi budgétaire trimestriels de la représentation et des projets
• Superviser les rapports trimestriels de consommation et de coûts des véhicules.

11. Controlling
• Assurer les contrôles mensuelle et trimestriel
• Établir des liste et tableaux de contrôle.

12. Formation
• Assurer la formation des autres collaborateurs.
13. Inventaires
• Superviser en collaboration avec l’administrateur la bonne tenue du fichier des immobilisations
1. Autres tâches
• Exécuter toutes autres tâches qui pourraient lui être confiées.

• Formation supérieure en gestion
• Excellentes compétences dans les domaines financiers et administratifs dans un environnement international
• Justifier d'au moins 5 ans d'expérience dans un poste d'encadrement supérieur dans un environnement international
• Excellente connaissance d'Excel et des autres programmes Office
• Aptitude à travailler sous pression, en équipe et indépendamment
• Connaissance de SAP est un atout
• Maîtrise du français, du créole, connaissances de l'anglais et de l'espagnol
• Bonne aptitude et intérêt à travailler dans la coopération internationale et dans un contexte multiculturel.

- Seulement les candidatures de nationalité haïtienne seront éligibles.
- Date d’entrée souhaitée : 1er février 2023

- Travail à temps plein : 100 %
- Lieu de travail : Port-au-Prince avec déplacements réguliers sur le terrain
- Rémunération selon le schéma salarial en vigueur

Seulement des candidatures envoyées par e-mail seront acceptées.
Les personnes intéressées sont priées d’envoyer les documents suivants en forme PDF par e-mail avec le sujet « Candidature Adjoint.e CFPA » à l’adresse e-mail ci-dessous.

1. Lettre de motivation
2. CV
3. Trois références (en spécifiant rôle et relation professionnelle)

Seulement les candidatures présélectionnées seront invitées pour un entretien.

2023-01-08