Le programme Urbayiti souhaite recruter un(e) Charge de gestion administrative à travers le CFET. Le programme Urbayiti « gouvernance urbaine et villes résilientes » est un programme de l’Etat haïtien accompagné par l’Union européenne et Expertise France, visant à contribuer au développement économique et social d’Haïti et à la résilience des populations urbaines à travers l’amélioration de la gestion et de la qualité de vie des villes.

Le programme renforce la gouvernance du secteur urbain en intervenant à trois échelles :
- nationale pour des actions stratégiques, normatives et de développement des capacités ;
- métropolitaine ou départementale pour des actions stratégiques, de formation et d’études ;
- locale pour la réalisation d’opérations d’aménagement et de renforcement des capacités (Port-au-Prince, Jérémie, Les Cayes).

Le/a Chargé de gestion administrative sera rattaché au Projet EF URBAYITI d’Haïti. Et sera encadré directement par le chef de projet EF URBAYITI.

Au sein du projet, sous la responsabilité du chef de projet, il/elle est chargé(e) de la formalisation administrative des opérations (achat, prestations, RH, etc.) relatifs au fonctionnement des opérations, à la mise en œuvre du projet ou à la gestion des ressources humaines. La personne a aussi la charge de la bonne tenue et classification des dossiers administratifs, papiers et numériques.

En lien fonctionnel avec tous les experts du projet, et les chargés des services de support de la CAM, elle/Il s’occupe de la gestion administrative liée aux engagements juridiques opérationnels (contrat d’achats, contrats de prestation et subventions) et au suivi de leur exécution, dans le respect de la règlementation applicable et des règles internes d’Expertise France en matière de passation de marchés.

En lien fonctionnel avec tous les experts du projet, et les chargés des services de support de la CAM, elle/Il s’occupe de la gestion administrative liée aux engagements juridiques fonctionnels nécessaires pour la mise en œuvre des activités et au suivi de leur exécution, dans le respect de la règlementation applicable et des règles internes d’Expertise France en matière de passation de marchés.

En lien fonctionnel avec le la société de prestation de service pour le portage des employés, elle/il appuie et conseille le chef de projet en matière de suivi et traitement des ressources humaines : suivi des validités de contrats, suivi des jours de congés des employés, mise à jour du statut contractuel, état-civil, etc.

Missions et activités

Les missions (non limitatives) sont mises en œuvre sous la supervision du chef de projet, conformément à la réglementation applicable, aux règles internes d’Expertise France et au profit des équipes de projets ou de support concernées.

Appui des équipes dans la formalisation et la contractualisation administrative des besoins
• Tenue des outils de gestion et de suivi des contrats ;
• L’organisation et la préparation des procédures de passation de marché à appliquer ;
• La mise en forme administrative des documents de référence technique (termes de références, cahiers des charges, etc.).

Traitement des démarches de contractualisation de marchés publics et de subvention
Conduite des procédures de passation

• Préparation des documents d’instruction des dossiers de consultation (à l’exclusion termes de références, des cahiers des charges et des cahiers des clauses techniques particulières)
• Gestion de la dématérialisation des dossiers et des échanges électroniques avec les candidats
• Participation au travail de traitement et de modifications des consultations
• Organisation du cadre des échanges pour la conduite des négociations
• Coordination de l’information transmise aux soumissionnaires
• Préparation des sessions d’analyse des offres commerciales en lien avec l’équipe projet
• Mise au point des PV d’attributions et des pièces relavant de la procédure de passation
• Mise au point du contrat et vérification de la conformité des soumissionnaires
• Classement des documents de sélection et des pièces contractuelles

Suivi administratif de l’exécution des contrats
• Accompagnement des équipes projet concernées, dans le suivi administratif et la bonne conformité de l’exécution dans contrats ; notamment pour les questions d’amendement ou de modification du cadre contractuel, ou des opérations de réception des livrables.

Relation fournisseurs et environnement « achats/prestations » (support et opérations)
• Premier point focal des prestataires et des fournisseurs pour les questions de contractualisation et de paiement.
• Participer au suivi des relations avec les prestataires et fournisseurs
• Participer à la capitalisation des coûts des biens et des services, ainsi que de la documentation en usage (import – export, exonération, taxes…)
• Participer à l’analyse d’environnement achat au niveau national et régional

Coordination et diffusion d’informations et de bonnes pratiques juridiques :
• Participation active en lien avec le DAJ au réseau des praticiens de l’achat et des subventions d’Expertise France (au partage des savoirs et bonnes pratiques en matière d’achat, de subvention)

Administration des Ressources Humaines
Suivi administratif des agents en statut de portage (sous statut d’employé ou de consultant)
• Mise à jour des documents internes de suivi du personnel (coordonnées, organigramme, planning et état des congés, états récapitulatifs)
• Inscription des salariés aux formations
• Préparation des postes de travail informatiques (commande des ordinateurs, installation des logiciels en lien avec le prestataire externe informatique, accès à la plateforme Magellan)
• Être le premier interlocuteur des salariés concernant leurs demandes liées au champ d’action administratif.

Appui technique sur le cadre légal et fiscal du pays
• Renseigner le chef de projet sur le cadre administratif et légal applicable
• Elaborer des notes de synthèse sur des problématiques en fonction des besoins
• Faire une veille réglementaire en parallèle de la gestion du prestataire de portage
• Suivi des opportunités en matière de portage salariale dans le pays

• Formation supérieure en droit ou en gestion administrative

Compétences générales attendues :
• Expérience en matière de contractualisation d’achat public ou de subvention
• Bonne connaissance des règles applicables aux opérations de travaux sous maîtrise d’ouvrage publique, en particulier loi Maîtrise d’ouvrage publique, étant un plus
• Capacité à travailler en réseau et dans un contexte exigeant ;

Aptitudes/ Savoir être :
• Forte capacité d’autonomie, d’indépendance d’esprit et d’impartialité ;
• Qualités relationnelles, de travail en équipe ;
• Parfaite maîtrise des outils bureautiques
• Organisé(e), rigoureux(se) et méthodique
• Excellentes qualités rédactionnelles et de synthèse
• Excellente expression écrite et orale en français ; l’anglais étant un plus.
• Réactivité et disponibilité
• Discrétion.

Le/a Chargé de gestion administrative sera mobilisé pendant 3 mois ; le démarrage de la prestation est prévu pour mi-janvier 2023.

-Lettre Motivation

- CV a jour

- Copie d'une pièce d'identité valide

- Copie de diplôme

2022-12-30