IMA World Health, une filiale de Corus International, recherche des candidatures au poste de Coordonnateur Exécutif/Coordonnatrice Exécutive attaché/e au Chef de Mission (CDM) du projet IHSD financé par USAID/Haïti.
Corus International est né de la fusion stratégique d'IMA World Health et de Lutheran World Relief. Il comprend aussi aujourd'hui les groupes Charlie Goldsmith Associates, Ground Up Investing et Farmers Market Coffee. Corus International travaille dans plus de 20 pays d'Afrique, du Moyen-Orient et d'Amérique latine, en mettant l'accent sur la santé, les moyens de subsistance et les interventions d'urgence.
Aujourd'hui, IMA dispose d'une grande expertise dans la gestion et la mise en œuvre de programmes complexes et couronnés de succès financés par des donateurs dans les domaines de la nutrition, de la santé maternelle et infantile, du renforcement des systèmes de santé (HSS), du paludisme, du VIH/SIDA, de la violence sexuelle et sexiste (SGBV) et des maladies tropicales négligées (NTD). IMA a géré une moyenne de 100 millions de dollars par an au cours des quatre dernières années fiscales, par le biais de subventions et de contrats provenant du DFID, de l'USAID, du CDC, de la Banque mondiale, du Fonds mondial, de l'OFDA, du PNUD, du MCC et de donateurs privés. IMA met en œuvre des programmes financés par les donateurs en Haïti depuis 1998.
Le projet IHSD vise l’augmentation de la disponibilité, de l’accès et de l’utilisation de services de santé dans six départements géographiques du pays et le renforcement de capacités des organisations partenaires.

Description Générale du poste

Le CE est chargé d’optimiser l’efficacité du bureau du Chef de Mission et d’appuyer le CDM dans la coordination et la synergie des opérations et des activités du projet. Il apporte un soutien dans la panification, la gestion, le suivi et le rapportage des interventions et des résultats du projet, et joue le rôle d’officier de communication et de relations publiques. En tant qu’Ombudsman, il contribue de manière significative à prévenir, identifier et adresser les contraintes ou goulots d’étranglement risquant de nuire à l’efficacité ou à la réputation de IHSD ou de IMA World Health, ou d’entraver l’évolution du plan d’action du projet et l’atteinte des résultats escomptés.

Principales tâches et responsabilités

Coordination exécutive apportée à la Direction

• Appuyer le CDM dans la coordination des composantes administratives et techniques du projet.
• Assister le CDM dans le développement, la mise en œuvre et le suivi du plan de travail, dans l’évaluation des résultats, et dans l’identification d’opportunités ou de menaces afin de mettre en œuvre de manière opportune les actions nécessaires.
• Coordonner, de concert avec le Directeur Adjoint, le développement des plans opérationnels annuels et trimestriels et appuyer le suivi de leur mise œuvre, encourager la coordination entre leurs composantes et assurer la liaison avec l’équipe de direction.
• Prévoir et coordonner la logistique de tous les aspects des réunions de l’équipe de direction, aider à la préparation des ordres du jour et des documents, rédiger le procès-verbal, distribuer/communiquer l’information nécessaire, et assurer le suivi et la coordination des décisions.
• Apporter un soutien ponctuel au Directeur Adjoint, au Directeur Financier et au Responsables de renforcement de capacités et de MEL
• Collaborer avec le Directeur Financier dans la liaison avec le bureau Finance de IMA/HQ pour les échanges d’information, la soumission des rapports attendus, les analyses, la communication et le suivi des attentes.
• Collaborer avec le Responsable de Renforcement des Capacités dans l’exécution du programme « cost-share » et la liaison avec les directions départementales sanitaires pour le suivi et la mise en œuvre du volet « Appui à la Gouvernance ».
• Maintenir une cartographie des parties prenantes, développer et exécuter un plan de communication sur les activités et succès de IHSD, coordonner la contribution des partenaires, de l’équipe de direction et de son staff, et assurer la liaison avec les équipes de communication de USAID et de IMA/HQ.
? Gérer le système d’information exécutive incluant l’appui à la compilation de données, la constitution des tableaux de bord et la mise en place des exigences relatives aux rapports exigés par IMA et USAID.
? Coordonner et/ou diriger des projets spéciaux en collaboration avec des intervenants internes et externes. Par exemple, collecte de données et analyses, rédaction de rapports/discours, documentation, présentations électroniques, constitution de base de données, allocutions/discours, recherche opérationnelle, rédaction d’histoire à succès ou de bulletins d’information ou de presse.
• Jouer le rôle d'ombudsman en appui au CDM pour la prévention, l’identification et la résolution des problèmes conjoncturels ou transversaux qui entravent la mise en œuvre efficace du projet et le travail d'équipe. Maintenir informé le CDM de l’évolution des problèmes, de l'état d’avancement de leur résolution et des prochaines étapes - si nécessaire - pour des solutions à long terme.
• Coordonner avec le siège et les différentes unités afin d’assurer la finalisation, production, transmission et archivage à temps des rapports requis dans l’Accord entre IMA et USAID, et soumission des rapports ou documents au DEC.
• Collaborer avec le responsable des ressources humaines dans l’orientation des nouveaux recrutés.
• Assurer la liaison et la coordination opérationnelle avec le Directeur Pays de IM et les autres projets de IMA/Haïti.

Appui exécutif au CDM

? Gérer l’emploi du temps et le calendrier du CDM pour une hiérarchisation effective des priorités et une gestion rationnelle du temps ; notamment les rendez-vous, les réservations, les déplacements, les évènements, réunions, ou activités avec l’USAID ou le MSPP.
? Clarifier et hiérarchiser les questions et les préoccupations adressées au CDM et en effectuer le suivi, déterminer la marche à suivre, l’aiguillage ou l’intervention.
? Apporter un soutien administratif direct au CDM, limitant les interruptions et le déchargeant des détails administratifs, et notamment en photocopiant, classant, scannant, en organisant et gérant des documents en ligne, et en archivant les dossiers et les fichiers en ligne sur SharePoint/hard copy, One Drive, etc.
? Rédiger ou finaliser la correspondance, les allocutions ou présentations du CDM et contribuer à trier et à gérer les communications avec les intervenants et/ou parties prenantes internes/externes, et dans certaines circonstances, déterminer le suivi à donner au nom du CDM.
? Préparer – au besoin - les briefings pour les réunions auxquelles participe le CDM.
? Organiser et maintenir le système de classement du bureau du CDM ; gestion des dossiers, fichiers et archives de la Direction et du CDM, en assurant complétude et accès facile.
? Gérer le protocole pour les visites de VIP, les réunions avec des Hautes Personnalités, et les réunions ou réceptions officielles.
? Assurer la liaison administrative et le suivi avec l’Officier de Projet au siège de IMA pour la coordination et le suivi des demandes ou des dossiers en attente (des deux côtés), et la planification et la mobilisation de l’appui virtuel ou local requis du siège.
? Réaliser un briefing journalier avec l’Officier de sécurité et faire le suivi avec le CDM concernant les décisions à prendre en regard de l’horaire du bureau et les déplacements du personnel.
? Collaborer avec le CDM pour favoriser l’esprit d’équipe et une culture organisationnelle axée sur le succès, hautement intègre et dynamique.

Education et qualifications requises

• Diplôme en Administration, gestion de projets, ou expérience équivalente.
• Avoir un minimum de cinq ans d’expérience dans le cadre d’un poste administratif similaire, préférablement dans une organisation internationale œuvrant dans le secteur santé en Haïti.
• Expérience avérée en tant qu’agent de liaison ou point de contact pour un cadre supérieur.
• Personne de bon commerce, intègre, diplomate, responsable (accountable) avec focus sur résultats, indépendante, proactive, discrète, débrouillarde et innovatrice.
• Compétences organisationnelles, gestion du temps, attention aux détails, synthèse et rédaction, communication, gestion des relations humaines, capacité de travailler en équipe, et pouvoir faire preuve d’initiative.
• Excellentes aptitudes rédactionnelles et de communication.

Autres considérations générales

? Veiller à l’image que projette le bureau et ses occupants.
? Eviter toute situation de conflit d’intérêt ou de perception de conflit d’intérêt.
? Respecter et promouvoir les valeurs prônées par IMA ainsi que les règlements administratifs, contractuels et financiers.
? Contribuer à la bonne réputation de IMA et de IHSD, ainsi que du maintien de relations cordiales avec l’USAID, le MSPP, IMA/HQ, les partenaires locaux et internationaux.
? Contribuer au maintien d’une bonne ambiance de travail, d’une relation et d’une communication effective entre le CDM et le staff.

Conditions de travail, déplacements et environnement
Ce poste peut nécessiter des déplacements fréquents à l'intérieur du pays et des déplacements occasionnels dans d'autres pays. Les voyages peuvent se faire dans des zones peu sûres ou dangereuses, des zones avec des infrastructures limitées, et peuvent nécessiter une exposition à des températures très élevées ou basses et/ou à des altitudes élevées.

Toute candidature ne respectant pas les consignes ci-dessous ne sera pas prise en considération.
• Les candidatures doivent être envoyées par courriel à jobshaiti@lwr.org au plus tard le 15 Decembre 2022 à 5 :00 p.m.
• L'objet du message indiquant « Coordonnateur (trice) Exécutif(ve)IHSD".
• Le corps du message doit inclure les éléments suivants :
o Votre niveau d'études le plus élevé dans l'un des domaines mentionnés dans la qualification pour le poste ;
o Votre nombre d'années d'expérience pertinente ;
o Votre exigence de salaire mensuel minimum brut ;
o Votre période minimale de disponibilité après acceptation de l'offre d'emploi ;
o Êtes-vous lié à un membre actuel du personnel de l'IMA ?

• Une lettre de motivation • Un curriculum vitae mis à jour, daté et signé avec 3 références professionnelles (nom, titre, relation avec le candidat, numéro de téléphone, adresse électronique), l'une étant le superviseur direct le plus récent ; il ne sera pas contacté sans notification préalable du candidat au poste).

Seuls les candidats présélectionnés seront contactés.

Diversité, équité, inclusion et tolérance zéro face aux abus

En tant que membre de la famille Corus, chaque employé doit :
• Aider à développer et à maintenir un environnement qui accueille et développe une main-d'œuvre diversifiée.
• Favoriser un environnement de travail où chacun se sent valorisé et inclus.
• Soutenir les processus d'évaluation et de promotion des employés en fonction des compétences et de la performance.
• Promouvoir un environnement sûr, sécurisé et respectueux pour tous les membres de la famille Corus, les parties prenantes en général, et en particulier pour les communautés que nous desservons.
• Suivez le code de conduite de Corus pour aider à prévenir tout type d'abus, y compris le harcèlement au travail, les abus et l'exploitation sexuels et la traite des personnes.
• Adhérer aux valeurs fondamentales de l'organisation.


Corus International interdit la discrimination et le harcèlement de tout type et offre des opportunités d'emploi égales aux employés et aux candidats sans distinction de race, de couleur, de religion, de sexe, d'âge, d'origine nationale, de statut d'invalidité, d'orientation sexuelle, de statut d'ancien combattant protégé ou de toute autre caractéristique protégée par Droit américain ou international.

2022-12-30