Le projet RESPECT est mis en œuvre par Médecins du Monde sur une période de 5 ans de manière transversale sur 3 pays, dont le Burkina Faso, le Bénin et Haïti. Le projet vise principalement les adolescentes et jeunes femmes en particulier les adolescentes et jeunes femmes de 10 à 24 ans au Burkina Faso, Bénin et Haïti, en situation de vulnérabilité et de marginalisation, qui présentent des besoins importants en termes de droits à la santé et plus précisément par rapport à leurs droits et santé sexuelle et reproductive. En collaboration avec les Organisations de la société civile (OSC) locales, les parents, la communauté et le personnel médical des régions ciblées, le projet souhaite faire changer et évoluer les visions et les attitudes en faveur de la SDSR des adolescent.e.s et jeunes.
L’Assistante Administrative sera responsable de donner un support administratif à la Direction Administrative et Financière.
Sous la responsabilité de la Responsable de l’Administration et des ressources humaines, la titulaire du poste aura pour responsabilité d’assurer l’ordre du bureau et son apparence professionnelle. Elle supportera les ressources humaines et collaborera régulièrement avec l’équipe des opérations et de programme de Médecins du Monde à Port au Prince.

1. Responsabilités
Les responsabilités principales de l’Assistante Administrative seront les suivantes sans s’y limiter :
Administration:
- Recevoir les visiteurs, et gérer les appels téléphoniques ;
- Assurer l’ordre et la discipline dans l’enceinte du bureau ;
- Assister dans les tâches de supervision de l’entretien du bureau ;
- Assister dans la supervision du personnel de support de l’administration ;
- S’assurer du bon usage du stock de fournitures de bureau et le renouveler au besoin.
- Préparer les formulaires administratifs pour les besoins du projet ;
- Tenir à jour la liste de contact du personnel ;
- Recevoir et distribuer les dossiers venant des bases de MdMC ;
- Coordonner avec le personnel l’utilisation de la salle de conférence ;
- Assurer la liaison administrative avec les autres départements de MdMC ;
Les Ressources Humaines :
- Sous la direction de la Responsable de l’Administration & des Ressources Humaines, recueillir mensuellement les feuilles de temps des employés, vérifier qu’elles sont validées, faire des copies pour les dossiers du personnel, et transmettre les originaux à la comptabilité.
- Maintenir les fichiers du bureau. S’assurer que toutes les correspondances et les documents soient copiés et classés.
- Sous la direction de la Responsable de l’Administration/RH classer les formulaires de congé finalisés, les évaluations de performance annuelles et toute autre correspondance dans les dossiers du personnel ;
- Fournir une assistance logistique dans les ateliers de formation et autres activités de l’Administration/RH ;
- Assister au besoin dans le recrutement de nouveaux employés ;
- Assister dans l’accueil des nouveaux employés en s’assurant qu’ils aient le matériel de travail dont ils auront besoin pour l’accomplissement de leurs tâches.
- Assister dans la transmission des documents d’assurance santé du personnel ;
- Assurer la transmission des correspondances et documents à leur bénéficiaire ;
- Assister dans la divulgation des règlements et procédures du bureau comme inscrit dans le Manuel de Procédures ;

2. Qualifications :

- Diplôme de secrétariat d’une école reconnue de la place ou deux (2) ans de formation technique pertinente en administration en plus de l’enseignement secondaire ;
- Deux années d’expériences dans différents domaines de la Gestion : ressources humaines/administration.
- Expérience de travail prouvée avec des organisations internationales
- Aptitude à écrire et à communiquer verbalement de façon claire et concise ;
- Très bonnes compétences en tableur informatique, traitement de texte, compétences Microsoft ;
- Capacité de travailler de manière autonome et en équipe ;
- Faire preuve d’excellente qualités interpersonnelles ;
- Être très professionnelle et faire preuve d’un bon jugement.
- Capacité à déterminer les taches prioritaires et être capable de prendre des initiatives dynamisantes ;
- Faire preuve d’un excellent sens d’organisation, savoir faire attention aux détails.
- Maitrise du Français et du créole requis, très bonne connaissance de l’anglais préféré.

Veuillez nous envoyer votre curriculum vitae accompagné d’une lettre précisant les raisons motivant votre candidature

2022-12-09