PROJET : Chaîne d'approvisionnement mondiale de la santé - Gestion des achats et des approvisionnements (GHSC-PSM) Haïti



Contexte : Le projet de gestion des achats et des approvisionnements est le principal véhicule par lequel l'USAID 1) achète et fourni des produits de santé, 2) fournir une assistance technique pour améliorer la gestion de la chaîne d'approvisionnement par les pays partenaires, et 3) collabore avec les principales parties prenantes internationales pour soutenir les initiatives de santé mondiale. Le bureau d'Haïti travaille sous deux des ordres de mission du projet (VIH/SIDA et population et santé reproductive) pour fournir des produits et une assistance technique à la chaîne d'approvisionnement.

But du poste :
Sous la supervision du Senior Fleet Management and Security Officer le Fleet Management Officer apportera son soutien au département de gestion de la flotte, afin de contribuer à la gestion des services de la flotte pour les employés et d'assurer le classement adéquat des documents clés du projet, comme l'exigent les procédures de Chemonics, afin de garantir l'efficacité et un excellent service à la clientèle. Le Fleet Management Officer assumera les responsabilités suivantes.

Tâches :

Les tâches spécifiques à réaliser dans le cadre de ce cahier des charges sont les suivantes :

Nouvelles Tâches

• Supervise et Assure la collecte, l'archivage, la numérisation et la reproduction des documents logistiques ;
• Veille à ce que les archives électroniques soient régulièrement consignées et mises à jour sue le server de l’Organisation ;
• Assure la gestion et la supervision hiérarchique quotidienne des Chauffeurs ;
• Signe les TimeSheet, demandes de congés des chauffeurs ;
• Complete de concert avec le Senior Fleet Management & Security Officer les évaluations de performance annuelles de tous les chauffeurs ;
• Veille au bon fonctionnement des GPS dans les véhicules en tout temps ;
• Effectue les réservations d'hôtel pour les employés et aide à la coordination des voyages et les avances de perdiem pour l'équipe logistique qui part en mission sur le terrain de concert avec le Senior Fleet Management & Security Officer les chauffeurs et les employés ;
• Assiste les visiteurs (Expat/TCN STTA), y compris les réservations d'hôtel, la gestion de la logistique (accueil à l'aéroport, transport quotidien, téléphones et minutes, aide pour les déjeuners/dîners, etc.), le recouvrement de toutes les factures d'hébergement et l'organisation du paiement ;
• Saisie régulièrement des fichiers logistiques tels que : le tableau de suivi des paiements d’hôtel, heures supplémentaires, tableau de suivi des missions, etc.
• Saisie les données quotidiennement de manière précise et cohérente ;
• Prépare les demandes de paiement pour l'hébergement et les notes de frais ;
• Effectue d'autres tâches qui pourraient lui être confiées par son superviseur.

Qualifications professionnelles

• Minimum de 3 ans d'expérience dans la fourniture d'un soutien administratif et/ou de gestion de flotte à des ONG internationales, de préférence.
• Expérience avérée en matière d'assistance administrative et/ou de logistique ;
• Excellentes compétences en matière de gestion du temps et capacité à effectuer plusieurs tâches et à établir des priorités ;
• Souci du détail et aptitude à résoudre les problèmes ;
• Bonnes capacités de communication écrite et verbale ;
• Solides compétences en matière d'organisation et de planification ;
• Faire preuve d'excellentes compétences interpersonnelles ;
• Présenter un comportement professionnel et exercer un jugement professionnel ;
• Proactivité et capacité à travailler sous pression ;
• Capacité à travailler avec un minimum de supervision ;
• Compétences rédactionnelles en anglais et en français ;
• Bonnes compétences informatiques, notamment en matière de logiciel MS Office, de traitement de texte et d'Excel, requises.

Rapport :

Le Fleet Management Officer rendra compte au Senior Fleet Management & Security Officer.

Conditions de travail/durée de la mission

Il s'agit d'un poste à long terme basé à Port-au-Prince, en Haïti.

CV, Copies des certificats et/ou Diplomes obtenus, copie de la carte d'identification nationale.

Chemonics peut modifier l'énoncé des travaux pour cette affectation en consultation avec l'employé.

2022-11-21