Description de l'organisation : La mission de HELP est de construire, grâce à des bourses d'études basées sur les besoins et le mérite, une communauté de jeunes professionnels et de leaders qui contribuent activement à une société plus juste en Haïti. Le programme très réussi de HELP identifie les meilleurs étudiants à travers Haïti, issus de milieux défavorisés, et leur fournit les outils et la formation nécessaires pour combler les lacunes critiques de l'économie et de la société haïtiennes. Outre les frais de scolarité dans des universités haïtiennes de renommée internationale, les livres, le logement et les allocations de subsistance, HELP fournit des conseils, des stages, des services d'orientation professionnelle, des possibilités d'études à l'étranger et des cours obligatoires d'anglais, de citoyenneté et de leadership (C&L) et de technologies de l'information (IT). Notre taux d'emploi élevé et les salaires élevés des anciens élèves permettent aux diplômés de rompre le cycle de la pauvreté et de devenir des leaders dans leurs communautés. Pour de plus amples informations, veuillez consulter le site www.uhelp.net.

Considérée comme une position stratégique à HELP, la Réceptionniste est la principale responsable d’assurer le
contact entre les visiteurs, étudiants et les employés du centre de HELP. Elle est placée sous la supervision directe
du M.A.L. Elle travaille en synergie avec l’agent guérite (vigile), considéré comme premier point de contact entre
les visiteurs et le Centre. Elle fait le pont entre le Département des Opérations et les autres Départements en ce
qui a trait à la communication et les demandes de suivis opérationnels. Elle participe à la promotion de la mission
de HELP à travers ses règles, principes et objectifs. La nature du poste exige de son occupant le souci de l’accueil,
la bonne humeur, la flexibilité et une communication facile

SOMMAIRE DES RESPONSABILITÉS

A- Service de Réception :
1. Assurer une présence permanente à la réception durant les heures de bureau.
2. Gérer l’accès et la présence des invités au Centre. Dresser des rapports de visites mensuellement.
3. Accueillir les visiteurs et coordonner leur rendez-vous avec les membres du personnel.
4. Recevoir les correspondances et les distribuer à leurs destinataires.
5. Accueillir les étudiants ayant des rendez-vous avec leurs conseillers. Avertir les concernés de la présence
de leurs invités.
6. Effectuer et répondre aux appels et prendre des messages et les acheminer à leurs destinataires.
7. Recevoir les chèques de la comptabilité et en assurer la distribution en contactant directement les
concernés ou en assurer la livraison avec l’appui du chauffeur messager.
8. Faire la réception de toute fiche ou facture de paiement et les acheminer à la comptabilité.
9. Collecter les factures d’achats à crédit et soumettre les demandes à l’Officier des Opérations par
HelloSign, pour traitement et suivi.
10. S’assurer que les bons de réception des biens achetés soient signés par le M.A.L.
11. Répondre aux différentes demandes d’informations générales.
12. Prendre et transmettre les messages pour le personnel absent.
13. Apporter un support aux différents départements lors des recrutement en appelant les candidats.
14. Assurer la transmission des bordereaux, factures et demandes de paiement.
15. Faire de la réception un endroit accueillant pour les visiteurs en la tenant propre et organisée.
B- Service de Secrétariat :
1. Préparer et rédiger les correspondances pour le département des Operations et la Direction Nationale.
2. Assister aux diverses réunions conduites par le département des Opérations et élaborer les procès-verbaux
relatifs.
3. Assister dans la Coordination et la planification des réunions (staff et département Ops) et en préparer des
procès-verbaux.
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C- Service Administratif :
1. Être responsable de la circulation d’information administrative au bureau ou dans son département.
2. Gérer la petite caisse et en assurer les décomptes mensuels.
3. Faire la réception de tout achat de matériels, fournitures et accessoires et les enregistrer dans le livre de
« Goods receipts sheet ».
4. Poster des demandes de signatures sur le système en usage et suivre leur cheminement.
5. Aider dans la numérotation et la classification des pièces justificatives de son Département dans le système
de stockage des données.
6. S’assurer que le distributeur d’eau (Intercooler) soit toujours rempli non seulement pour les usagers de
HELP mais aussi pour les agents de sécurité assurant la garde de nuit.
7. Fournir un appui dans la planification logistique des réunions internes (réservation de salle, collation, etc.).
8. Accomplir toute autre tâche ayant rapport à sa fonction sur demande de son supérieur ou de la Direction.

Qualifications requises (conditions minimales de travail) :
- 2 ans d'expérience professionnelle dans le domaine de secrétariat et/ou de service à la clientèle.
- Diplôme en secrétariat bilingue, autres disciplines connexes.
- Expérience de travail avec des jeunes.
- Compétences démontrées de la suite Office de Microsoft (Excel principalement).
- Compétences Sociales : gentillesse et bonnes relations avec les visiteurs et les collègues de travail.
- Un niveau de compétence avancé en Français, Créole et Anglais.
- Expérience avec Outlook, Teams, OneNote ou tout autre outil similaire.
- Un minimum d’une année d’expérience professionnelle dans la prestation de services à la clientèle.

Indicateurs de Performance :
L’organisation et la qualité du service de réception.
La cordialité et le sens d’hospitalité.
Respect du délai dans les processus de demande.
Qualité de la réactivité et de la communication (personnel et aux étudiants) au Centre.
Satisfaction des employés par rapport au délai de traitement des demandes.
La qualité rédactionnelle des synthèses et comptes-rendus ainsi que la qualité des rapports périodiques.

Autres Compétences :
Excellentes compétences organisationnelles et être multitâche.
Capacité à gérer les priorités ; sens d’initiative et de responsabilité.
Faire preuve de Flexibilité, d’honnêteté et de sens des responsabilités
Avoir une bonne écoute.
Aptitude à établir et maintenir des relations de travail efficaces dans un milieu mixte (local et
international).
Capacité de synthèse dans les prises de notes.
Se tenir à jour.
Bonne capacité à travailler en équipe ; Polyvalence et autonomie.
? Capacité de travailler sous pression en respectant les délais impartis.
Compétences en communication verbale et écrite.
Compétences en relation publique.
Sens de leadership.
? Être proactif en identifiant et résolvant des problèmesLes dépôts de canditure directe (physique) ne sont pas acceptés.
N.B.- Un certificat médical et/ou un certificat de police (DCPJ) peut être exigé à la fin du processus d'embauche.

Curriculum Vitae et lettre de motivation

2022-11-07