L’Unité de Coordination des Maladies Infectieuses et Transmissibles (UCMIT) du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) qui a pour mission de promouvoir, de coordonner et de contrôler sur toute l’étendue du territoire national toutes les activités susceptibles de rendre possible le contrôle des trois maladies dites prioritaires du MSPP. En conformité avec la loi organique du MSPP, elle met à exécution des mesures d’application de la politique nationale de santé en matière de lutte contre le sida, la Malaria et la Tuberculose. UCMIT met en œuvre en synergie avec les trois programmes toutes les dispositions favorisant à toute personne souffrante du VIH/Sida, Malaria et Tuberculose d’avoir accès librement et de façon équitable à des services de santé de qualité sur tout le territoire national.

Descriptif du poste
Sous l’autorité? du Coordonnateur Administratif et Financier (CAF) de l’UCMIT, le Responsable Finance (RF) sera en charge de soutenir le Coordonnateur Administratif et Financier dans ses fonctions. Plus spécifiquement, il/elle sera en charge de la mise en œuvre et du suivi de la gestion financière et comptable, des outils de contrôle et de la gestion de la trésorerie. Il/Elle sera aussi en charge de la formation de l’équipe des Finances.
Objectifs généraux
1. Soutenir le CAF dans la préparation du budget et la vérification des contrats.
2. Consolider et suivre les outils de contrôle financier interne et le reporting financier.
3. Sous la responsabilité? du CAF, former les équipes Finances sur les procédures, processus, méthodologies des différents bailleurs de fonds de l’UCMIT/MSPP.
4. Superviser la comptabilité? de concert avec le comptable en chef, la gestion de la trésorerie et des banques
Devoirs et responsabilités
1. Préparation du budget et vérification des contrats avec les bailleurs de fonds :
a) Sur demande du CAF, préparer les budgets en recueillant les informations des coordinations concernées pour consolider les budgets des propositions de projets en ligne avec les besoins du projet/mission et les contraintes des bailleurs ;
b) proposer un programme adapte? et des budgets d’appui comprenant les plans d’investissement de l’UCMIT/MSPP en lien étroit avec la direction exécutive ;
c) S’assurer de la faisabilité? financière des projets, en respectant les règles et les délais du MSPP et des bailleurs ;
d) Quand un nouveau contrat d’un bailleur est reçu, préparer une fiche sur le contrat clarifiant toutes les règles financières applicables pour validation du CAF (éligibilité?, flexibilité?, etc...)
e) Avant la signature d’un accord entre l’UCMIT/MSPP et un partenaire de mise en œuvre :
- Soutenir le processus de consolidation du cadre d’évaluation des Due Diligence IP
- Soutenir le Responsable de passation de marchés sous la direction du CAF dans la préparation des MoU

2. Mise en place et suivi des outils financiers :
2.1 Consolidation et révision mensuelles des rapports mensuels
i. Sur demande, présenter une analyse de la situation financière des différents projets de l’UCMIT/MSPP au CAF de l’UCMIT/MSPP pour aider au processus de prise de décision.
2. Allocations (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)
i. Mettre a? jour les tableaux d’allocation (mensuellement et en cas de signature de nouveau contrat)
ii. Faire le suivi des allocations des ressources d’UCMIT/MSPP par projet.
3. Contrôle du budget et de la structure de financement (entre le 10 et le 15 de chaque mois et sur demande)
i. Revoir mensuellement les BFU (suivi des budgets) et communiquer son analyse au CAF pour validation.
ii. Fournir une analyse des ressources de l’UCMIT/MSPP pouvant être subventionnées avec de nouvelles propositions.
iii. Identifier les lacunes et remonter les risques financiers sur les projets en cours
4. Préparation du paiement des salaires des staffs (entre le 20 au 24 de chaque mois)
i. S’assurer de la cohérence entre les données financières, le tableau de suivi des employés, les tableaux d’allocations des employés et les données sur SAGE 300 ERP. Informer le CAF de tout écart.
2.2. Préparation et soutien au reporting financier et suivi contractuel
1. S’assurer de la préparation des rapports financiers pour les bailleurs, regrouper les tableaux d’allocation avec les rapports financiers et mettre a? jour les tableaux d’allocation en fonction, si besoin.
2. Planifier, consolider, élaborer et vérifier avec les Coordinations techniques de l’UCMIT/MSPP de projets les rapports financiers quand c’est demande? (ad hoc, intermédiaires et finaux) en respectant les délais contractuels et les règles telles que la flexibilité?, l’éligibilité? et les périodes de liquidation etc...
3. Suivre les paiements des bailleurs et les clôtures de projet financier (liquidation du contrat) et mise a? jour du reporting sur SAGE 300 ERP pour les versements des bailleurs
4. Assurer la vérification et le contrôle de la documentation et des rapports financiers des partenaires.
5. Pour chaque rapport de partenaire reçu, vérifier la documentation papier et sa cohérence avec le registre comptable, vérifier l’attribution des dépenses
6. Vérifier que les dépenses des partenaires sont correctement enregistrées dans SAGE 300 ERP.
3. Gestion de la trésorerie et supervision du processus de clôture comptable mensuelle, semestrielle et annuelle
1. 3.1 Gestion de la trésorerie et banque
1. Vérifier la cash request pour l’évaluation des besoins de trésorerie des programmes toutes les quinzaines.
2. Gérer les relations avec les banques et contribuer aux études pour les ouvertures de comptes bancaires.
2. 3.2 Flux comptables (le vendredi de chaque semaine et sur demande)
4. Supervision et renforcement des compétences de l’équipe Finance
a. Manager l’équipe Finance

b. Superviser en fonctionnel les équipes Finance

c. Assurer la formation du staff finance et administratif et les responsables des directions départementales sur les procédures et outils de l’UCMIT/MSPP.

d. Apporter un soutien aux équipes Finances et Administration dans la maitrise des documents financiers, logiciel de comptabilité? SAGE 300 ERP :

- Contribuer au renforcement de l’efficience et de la productivité? globale des équipes
- Faire des formations de gestion financière aux SSR de l’UCMIT

• ? Bac+4, Diplôme en sciences comptables ou en administration des affaires.
• ? Expérience professionnelle de 12 ans ou plus dans le domaine de la gestion financière, et une expérience avérée dans la gestion de projet avec un organisme publique.
• - Avoir un DESS en santé publique est un atout.
• ? Bonne connaissance des procédures comptables,

Salaire défini en fonction de la grille des salaires MSPP/UCMIT
• ? Connaissance des procédures des principaux bailleurs de fonds ( Fonds mondial, PEPFAR etc…)
• ? Maitrise du package Office avec niveau avance? en Excel
• ? Capacité? de travail dans un environnement instable, en équipe et sous pression
• ? Capacité? de travail dans une équipe multi culturelle
• ? Autonomie, indépendance, anticipation et flexibilité?
• ? Capacité? d’analyse et de résolution de problèmes
• ? Grande rigueur, sérieux, honnêteté? et ponctualité? et plein de sens de l’organisation et de l’initiative
• ? Bon esprit de leadership
• ? Maitrise du créole haïtien et du français, l’anglais est un atout.

Du lundi au Vendredi - 7hres 30 AM / 16 hres 30 PM mais le Responsable Finance peut être amené? a? effectuer des missions en dehors de Port-au-Prince à des fréquences régulières en fonction des besoins de l’UCMIT/MSPP.

Il est prié? aux intéressé?(e)s de soumettre leur :
• - CV
• - Lettre de motivation
• - Copie diplômes
• - Copie de carte d’identité?
• - Lettre de travail ou attestation d’emploi

2022-10-25