Le Projet de Protection Sociale Adaptative pour une Résilience Accrue (PSARA) est mis en œuvre par le Ministère des Affaires Sociales et du Travail (MAST), avec le soutien de la Banque Mondiale. Les objectifs du Projet sont de distribuer des transferts monétaires aux populations ciblées et d’établir les fondations d’un système de protection sociale adaptive afin de répondre aux chocs, dont la COVID-19. Les quatre principales composantes du Projet sont : (i) la distribution d’un filet de protection sociale adaptatif y compris les transferts monétaires et les mesures d’accompagnement aux populations ciblées, dans le département de la Grand’Anse ; (ii) l’établissement des fondations du système de protection sociale adaptatif ; (iii) la gestion du projet et suivi-évaluation et (iv) la composante de réponse d’urgence contingente.
Sous la direction et supervision de l’Unité d’Etudes et de Programmation (UEP) au MAST, les activités du Projet seront menées par une Unité de Gestion de Projet (UGP) qui inclut des équipes au niveau central (à Port-au-Prince) et au niveau départemental (à Jérémie, dans le département de la Grand’Anse).
L’opérationnalisation de ces lignes d’actions implique la présence des staffs de l’UGP, du PAM et des partenaires coopérants sur le terrain. Considérant la situation actuelle du pays et au regard des normes environnementales et sociales, les rencontres de coordination se font de plus en plus la sécurité des personnes impliquées dans la mise en œuvre du projet devient de plus en plus de manière virtuelle. Conscient de ce nouveau paradigme, il reste important d’adapter notre mode de fonction au niveau de l’UGP tout en nous assurant à avoir des matériels et des équipements informatiques qui répondent à notre besoin d’une part et d’autre part de faciliter la maintenance de ces équipements. Afin de répondre à ce besoin, l’UGP/MAST désire recruter un Officier IT qui sera basé à Port-au-Prince avec des déplacements sur le terrain.

Sous la supervision du Coordonnateur National du PSARA et sous la supervision directe de l’Assistante Administrative - RH, le/la réceptionniste aura pour mission d’assurer l’organisation et la gestion des visiteurs et de la correspondance au sein de l’UGP.
Le/la réceptionniste assure les tâches d’accueil et de secrétariat à l’entrée principale de l’UGP. Le ou la chargé(e) de la réception sera le visage de l’UGP pour tous les visiteurs et la première impression qu’ils auront du projet. La ou le réceptionniste accueille chaque visiteur avec chaleur et courtoisie. Elle ou il répond aux appels et aux courriels, reçoit les visiteurs et effectue certaines tâches administratives liées au PSARA.
Les tâches assignées au/à la Réceptionniste sont de :
• S’assurer que la réception soit accueillante, propre et sécuritaire ;
• Accueillir les visiteurs ;
• Répondre au téléphone et filtrer les appels ;
• Orienter les visiteurs vers la personne ou le service concerné ;
• Gérer les réclamations et fournir les informations précises ;
• Assurer la réception des courriers ;
• Trier le courrier et distribuer aux personnes/services concernés ;
• Aider à l’archivage
• Gérer la salle de conférence
• Préparer et distribuer les documents lors des réunions ;
• Prendre les réservations relatives aux salles de conférences et au matériel ;
• Annoncer et préparer les réunions
• Assurer la gestion de la feuille de présence
• Toutes autres tâches connexes

Pour mener à bien cette mission, Le/la Réceptionniste devra avoir les qualifications suivantes :
• Diplôme ou Certificat d’études en secrétariat, ou toutes autres disciplines connexes ;
• Au moins deux années d’expérience dans un poste similaire.
• Excellente compétence en communication (français écrit et oral, anglais est un atout)
• Bonne attention aux détails ;
• Aptitude aux relations avec le public, gentillesse, dynamique et disponibilité
• Capacité de gérer plusieurs activités différentes en même temps (multitasking)
• Compétences en Informatique (Microsoft Office 365)
Autres aptitudes :
Bonne Écoute, Professionnalisme, Organisation, personnalité amicale et accommodante, attentive et disciplinée ; Capacité de travailler sous pression et de gérer les priorités ainsi qu’autonomie

Le/la réceptionniste sera recruté(e) pour une période initiale de 12 mois, sous base contractuelle et à temps plein, avec une possibilité d’extension du contrat. La rémunération sera fixée en fonction des qualifications et de l’expérience du/de la candidat(e).

Les intéressés (es) sont priés (es) de faire parvenir leur dossier (lettre de motivation, curriculum vitae et copie des attestations et diplômes) en un (1) seul fichier PDF.

? Les candidatures de femmes et de personnes en situation d’handicap sont vivement encouragées.

2022-09-13