Le but principal du poste est de fournir une assistance administrative, financière et être un relais logistique au programme Oxfam Grande Bretagne en Haïti

Organisation du bureau et de l’appartement
• Assurer la supervision journalière des tâches administratives
• Faire le suivi auprès des responsables concernant les suivis quotidiens à faire
• Faire le classement de tous les dossiers relatifs au projet et en assurer la bonne garde
• Pourra être amené a préparer les réquisitions pour le renouvellement des fournitures de bureau, effectuer ces demandes auprès de l’administration pour l’équipe et en effectuer le suivi.
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Gestion des stocks et des dossiers
• S’assurer que les demandes de stocks et d’achats pour l’approvisionnement ont été faites et en tenir informer les responsables et le logisticien terrain en cas de problèmes ou de retard de leurs demandes.
• Faire l’inventaire des stocks de fournitures et matériel de bureau, s’assurer que les procédures standards d’Oxfam sont suivies pour le retrait de ce matériel avec le support du logisticien terrain.
• Etre en lien permanent avec le département logistique via le logisticien terrain concernant les question du département logistique.
• Etre en lien avec le département Asset (logisticien terrain ) pour garantir une gestion efficace de l’utilisation du matériel et de l’équipement au bureau et sur le terrain.

Support administratif du Bureau
• Gestion du personnel de maison (gardien et femme de ménage)
• Faire des photocopies, sur demande quand c’est nécessaire.

Responsabilités et Tâches financières:
• Travailler étroitement avec l’équipe des finances à PoP, les tenir informer des opérations financières ainsi que l’équipe de Croix des Bouquets.
• Fournir l’information financière aux “Programme Managers” si nécessaire afin de maintenir une bonne transparence.
• Gestion de la petite caisse pour les dépenses courantes du bureau.
• Maintien du livre de petite caisse.
• Maintien des documents financiers et administratifs du bureau

Autres Tâches
• Maintenir de bonnes relations de travail avec les collègues, les partenaires ainsi que les autres intervenants externes d’Oxfam.
• Effectuer des déplacements sur le terrain ou Oxfam a des activités.
• Effectuer toutes autres tâches préalablement discutées en accord avec le superviseur
• Etre un relai entre les programmes et le logistician terrain.

1. Diplôme de bacc 2ieme partie ou équivalent
2. Connaissances dans les techniques de secrétariat
3. Expériences dans l’assistance administrative (de préférence dans une ONG)s
4. Avoir une diction claire et une facilité d’élocution
5. Excellentes relations interpersonnelles
6. Parler et écrire couramment, le français et le créole
7. Connaissance de l’anglais (parlé et écrit)
8. Connaissance de base en comptabilité
9. Connaissance en informatique – Capacités d’utiliser les logiciels de traitements de texte et les chiffriers
10. Connaissance des systèmes de communication, tel: e-mail, fax, Internet
11. Confidentialité
12. Attention aux détails
13. Habilité à travailler indépendamment et en équipe
14. Expériences dans la gestion du personnel

Une lettre de motivation et un Curriculum Vitae

2010-06-25