Le poste

L’Agent Administratif et Financier est responsable de la supervision, de la mise en œuvre quotidienne des processus opérationnels et financiers régissant le projet de marché des réchauds et de l'énergie propre en Haïti. Il/Elle établira et implémentera les systèmes financiers pour la comptabilité du bureau du projet en Haiti, y compris les achats, les salaires, les transferts, la conformité aux autorités locales, à l'Alliance pour la Cuisson Propre/Fondation des Nations Unies et à Affaires Globales Canada. L’agent administratif et financier soutiendra le Directeur Pays dans la planification et la mise en œuvre du projet. Il/Elle administrera et jouera un rôle clé dans l'exécution et le maintien de processus et de procédures efficaces et responsables. Il/Elle collaborera étroitement avec les responsables techniques du projet et avec les membres de l'équipe des opérations au siège de la CCA. Ses compétences comprennent la gestion du projet, le financement et le budget du projet, les exigences des bailleurs en matière de rapports, la conformité, l'administration, les subventions et les contrats, les achats et la logistique

Fonctions essentielles

• Assurer la supervision de toutes les politiques, procédures, activités et du personnel dans les domaines des finances, de l'administration, de la sécurité, des voyages, des transports, de l'informatique, de la communication, des achats, des ressources humaines et de l'entretien des locaux et du matériel de bureau ;
• Fournir au Directeur Pays des conseils financiers et opérationnels pour soutenir la mise en œuvre efficace et conforme des activités du projet. Identifier les problèmes et les questions à résoudre en temps opportun ;
• Assurer la liaison avec le personnel de l'Alliance pour la Cuisson Propre à Washington D.C. et le personnel de la Fondation des Nations unies ;
• Participer à l'élaboration et au maintien des budgets du projet, en fournissant des mises à jour, des modifications et des analyses ;
• Veiller à ce que toutes les activités soient mises en œuvre conformément aux règlements financiers et contractuels de Affaires Mondiales Canada et aux politiques et procédures de l'Alliance pour la Cuisson Propre et de la Fondation des Nations Unies.
• Aider les équipes de projet à gérer les partenariats et les activités et à développer les outils et systèmes appropriés pour soutenir la mise en œuvre du projet ;
• Fournir une formation et une assistance technique sur la gestion financière et les subventions, selon les besoins, au personnel du projet, aux bénéficiaires de subventions et aux autres partenaires de mise en œuvre ;
• Superviser le personnel administratif et de soutien du projet ;
• Participer pleinement et de manière proactive aux réunions d'équipe et autres événements, et contribuer à un environnement de travail positif et collaboratif ;

• Vous avez un diplôme d’études supérieures dans un domaine pertinent au projet - finances, administration des affaires, comptabilité ;
• Vous dotez d’un minimum de 5 ans d’expérience de travail sur les domaines pertinents au projet
• Vous dotez d'une expérience démontrée dans la gestion et la mise en œuvre de programmes complexes de la taille et de la portée du projet du Marché des Réchauds de Cuisson et d'énergie propre en Haïti ;
• Vous avez de l'expérience démontrée dans l'administration de programmes, la supervision financière, les rapports financiers, la conformité contractuelle des attributions et la gestion des sous-attributions ;
• Vous avez de l’expérience et des connaissances dans la gestion des aspects financiers et de conformité de grands projets financés par des donateurs. De l'expérience avec Affaires Mondiales Canada est préférable ;
• Vous maîtrisez les logiciels Microsoft Word, Outlook et PowerPoint ; Vous dotez de compétences avancées dans l'utilisation d'applications logicielles financières, de bases de données, de tableurs et/ou de traitement de texte ;

Responsabilités supplémentaires :

Administration/Approvisionnement

• Assurer la surveillance des opérations du bureau afin de garantir un environnement sûr, efficace et fonctionnel ;
• Superviser la gestion des capitaux, les processus d'inventaire et les procédures ;
• superviser l'achat et l'entretien des équipements des bureaux conformément aux règlements d'Affaires mondiales Canada, aux exigences contractuelles et aux politiques de la Clean Cooking Alliance et de la Fondation des Nations unies ;
• Examiner et approuver les demandes d'achat et les bons de commande dans les limites établies par les politiques et procédures de l'Alliance pour la Cuisson Propre et de la Fondation des Nations unies ;
• S'assurer que toutes les pièces justificatives sont en règle avant de les approuver ;

Ressources humaines
• Veillez à ce que les feuilles de temps de tous les agents locaux soient remplies et approuvées ;
• Tenir à jour le manuel des employés locaux, élaboré pour le bureau en Haïti ;
• Veiller au respect de toutes les exigences légales du projet (impôts des employés, lois locales sur le travail, etc.) ;
• Fournir un soutien et une direction générale pour s'assurer que le personnel le plus qualifié est embauché et que le personnel est soutenu et correctement embarqué ;
• Veiller à ce que l'Alliance pour la Cuisson Propre et la Fondation des Nations Unies adhère aux exigences et aux politiques de travail appropriées ;
• Intégrer des concepts de Ressources Humaines progressifs et s'assurer que des évaluations de performance sont effectuées pour chaque membre du personnel et consultant, et que les rapports sont classés selon les besoins ;
• D'autres tâches peuvent être assignées ;

Finances/Budget
• Assurer la liaison avec le cabinet de comptable du bureau et soutenir le personnel ;
• Créer, implémenter et monitorer les contrôles internes locaux en accord avec les politiques existantes de la Fondation des Nations Unies pour l'exactitude, la complétude et la promptitude des enregistrements et des rapports financiers du projet ;
• Fournir une analyse financière et budgétaire experte (y compris une analyse de la chaîne d'approvisionnement) au Directeur Pays, y compris un rapport mensuel sur les dépenses réelles et prévues par ligne budgétaire ;
• Veiller à ce que les dépenses sur le terrain soient conformes aux politiques et procédures de l'Alliance pour la Cuisson Propre, la Fondation des Nations unies et aux règles et règlements d'Affaires Mondiales Canada qui s'appliquent aux opérations du projet ; démontrer la capacité à utiliser un jugement commercial rationnel en s'assurant que tous les coûts sont raisonnables et nécessaires à la réalisation des objectifs du projet ;
• S’assurer que toutes les dépenses effectuées dans le cadre du projet sont payées en temps voulu;
• Soumettre les comptes mensuels de terrain au bureau ; et superviser la préparation et la soumission en temps voulu et avec précision des besoins de trésorerie mensuels et des rapports de rapprochement, en coordination avec la Clean Cooking Alliance/Fondation des Nations unies ;
• Aider à préparer l'audit annuel de la Fondation des Nations unies et les audits périodiques des donateurs. Tenir à jour les documents et les registres comptables par audit et les exigences de conservation des dossiers ;
• Assurer la liaison avec le personnel et les agents bancaires, suivre les soldes de trésorerie de chaque compte bancaire, déposer les fonds retournés et les paiements des clients, et suivre les virements électroniques de/vers les comptes du programme ;

• Vous avez la capacité de rédiger des mémoires et des rapports de haute qualité en français et en anglais ;
• Vous êtes un excellent communicateur, capable de synthétiser et de transmettre clairement des informations complexes ;
• Vous êtes un planificateur stratégique, capable de concevoir et de mettre en œuvre des systèmes pour réaliser une vision à long terme
• Vous avez la capacité d'identifier les domaines d'amélioration des processus, des politiques et des procédures ;
• Vous avez l'engagement à faciliter une culture de l'apprentissage au sein des équipes de programme ;
• Vous avez la capacité de faire preuve d'initiative tout en travaillant au sein d'une équipe, à développer et maintenir des relations de travail efficaces avec les équipes de l'Alliance pour la Cuisson Propre et le personnel de la Fondation des Nations Unies ;
• Vous avez la capacité d'entretenir des relations de travail efficaces dans un large éventail de compétences fonctionnelles, d'organisations et de contextes culturels, dans un environnement de travail exigeant et fluide.

0000-00-00