La responsabilité primaire du Comptable est de revoir les documents de liquidation des partenaires et de préparer des déboursements après avoir revu et s’assuré que les documents de support sont adéquats et complets. Elle/il s’assure de l’adhérence aux politiques et procédures financières de CRS et des bailleurs de fonds ainsi qu’aux Principes de Comptabilité Généralement Acceptés (Generally Accepted Accounting Principles - GAAP). Elle/il est aussi responsable pour l’organisation et l’acheminement régulier des rapports financiers au Département des Finances de CRS.

RESPONSABILITES SPECIFIQUES:


1. Vérifier et s’assurer que les factures, les reçus, les contrats et autres documents substantiels soumis pour paiement sont exacts et valides.

2. Vérifier que les demandes de déboursements sont faites selon les dispositions du contrat et du fonds/projet approprié.

3. S’assurer que des paiements de projet sont faits au sein de la période de subvention.

4. S’assurer que le personnel autorisé approuve les demandes de déboursement suivant la charte d’autorisation de CRS/Haiti.

5. Préparer les paiements du fonds de petite caisse et demander le renflouement quand deux-tiers de la balance du fonds est utilisé.

6. S’assurer que les coûts engagés sont permis, peuvent être alloués au fonds et sont en lien avec la ligne budgétaire approuvée ainsi qu’avec le contrat.

7. Suivre la récupération des avances impayées données aux employés et vendeurs. Notifier le Département des Finances des avances impayées ouvertes après les délais de paiement spécifié par la procédure.

8. Analyser les comptes clients et balances impayés de longues durées et les amener devant l’administration pour décision.

9. Soumettre les prévisions de cash mensuels (relève de besoin de cash) au Département des Finances basées sur le volume des transactions et la balance du cash à la banque.

10. Préparer les relèves de position du cash régulièrement et les fournir aux superviseurs/vérifier les signataires afin d’assurer que l’argent est disponible et suffisant avant de signer les chèques.

11. Préparer les réconciliations bancaires mensuelles et suivre pour liquider des items à réconcilier.

12. Vérifier les documents de voyage, des employée et des avances d’opération de court terme présentés pour liquidation afin de s’assurer qu’ils sont exacts, valides et authentiques; sont signés par les officiers appropriés et sont supportés par des reçus, notes de réception de marchandise, pro forma etc.

13. S’assurer que les dossiers séparés sont maintenus pour les contrats de projet, les correspondances, les formats proposés et approuvés, les politiques et procédures etc. relatifs aux projets/programmes.

14. Informer les partenaires des balances non-liquidés et fournir l’assistance appropriée à envoyer les soumissions régulières des liquidations.

15. Annuler les documents de paiements et de liquidation originaux avec un tampon « traité/payé ». Garder les documents relatifs au CRS/Haiti au dossier et retourner les documents de liquidation originaux aux partenaires. S’assurer que le CRS a des copies de tous les documents de liquidation des partenaires pour les archives.

16. Préparer et traiter les entrées de journal sur des vouchers selon les procédures financières de CRS.

17. Assurer l’exactitude des demandes d’avance des partenaires de projet conformes au budget de projet approuvé, liquidation de 75% de l’avance précédente et déductions de toute balance de cash impayé.

18. Assurer le déboursement de fonds dans les délais dès l’approbation de la demande d’avance du partenaire.

19. Préparer les réconciliations trimestrielles des balances de compte avec partenaires et prendre toute action nécessaire afin d’éclairer les différences existantes.

20. Conserver les chèques non-utilisés au coffre-fort. S’assurer que tout document non-utilisé (Vouchers de Journal, Vouchers de Déboursement du Cash, Vouchers de Réception du Cash, Reçus Officiels, Demandes de Chèques, Demandes de Petite Caisse, Vouchers de Paiement de la Petite Caisse, etc.) de l’organisation sont enregistrés et distribués correctement. Responsable pour la commande de ces documents dans les délais par le suivi des quantités en stock.

21. Recueillir du cash et des chèques des sources internes et externes contre l’émission d’un reçu de cash officiel.

22. Déposer les collections dans le compte bancaire de CRS le jour des collections ou la journée ouvrable suivante.

23. Garder des photocopies des chèques signés avant de donner aux destinataires.

24. Documenter la livraison des chèques dans un registre.

25. Emettre des chèques signés aux destinataires légitimes contre signature ou par la collecte des reçus de cash si le paiement est fait aux organisations extérieures.

26. Soumettre au Département des Finances le fichier Excel pour toute transaction du mois selon l’horaire fourni.

27. Exécuter toute autre tache assignée ou demandée.

• Diplôme universitaire en Comptabilité ou profession similaire.
• Deux ans d’expérience minimum en comptabilité avec une organisation non-gouvernementale. Expérience précédente en subvention du Gouvernement des Etats Unis est un plus.
• Familiarisé avec les lois/ codes de travail et d’impôts Haïtiens.
• Aptitudes de communication orales et écrites en Français et Anglais ; courante en Créole.
• Compétences informatiques en Microsoft Office Excel, Word et PowerPoint.
• Familiarisé avec des logiciels de comptabilité (Quickbooks, Accpac, Sun Systems, etc.)
• Etre capable de travailler en équipe, de collaborer de façon proactive et de communiquer avec des collègues à tous les niveaux de l’institution et réseaux de partenaires.
• Flexibilité et capacité de travailler sous pression.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie de diplômes) avec la mention du poste C-PA-0410

2010-07-15