La Banque Interaméricaine de Développement (BID) est la plus importante source de financement pour le développement régional en Amérique Latine et la Caraïbe. La BID a une Représentation dans chacun des 26 pays emprunteurs, dont les principales responsabilités sont : a) Développer une relation étroite de dialogue avec les institutions des secteurs public et privé afin d’identifier les besoins de développement du pays conformément à la demande et selon son contexte; b) Développer, mettre en œuvre et faire le suivi des stratégies régionales de la Banque dans le pays; c) Formuler et coordonner la conception et l'exécution de projets; d) Superviser l'exécution des programmes opérationnels du pays et de la région et évaluer le rendement des secteurs et des services d’appui.
La Représentation de la BID en Haïti désire recruter un (e) Assistant (e) de bureau Sr. pour accomplir des taches variées de nature administrative en appui au Représentant de la Banque dans sa gestion quotidienne du bureau. Ce travail requiert un haut degré d’ interaction avec le Personnel de la Représentation et les autres départements de la Banque au Siège.

Principales Fonctions
1. Réviser, enregistrer, distribuer et faire le suivi de la correspondance. Réviser la documentation soumise au Représentant pour sa signature et s´assurer que celle-ci est correcte (la forme et le fond). Préparer et transmettre la correspondance interne/externe. Communiquer des informations de routine et rédiger la correspondance pour la signature du superviseur.
2. Participer à des rencontres et répondre à des appels téléphoniques. En son absence, fournir l´information sollicitée ou référer à la personne pertinente. Etablir et maintenir le contact avec le personnel du Bureau du Président, les Directeurs Régionaux, l´équipe de gestion du Siège, les autorités gouvernementales, les emprunteurs et les autres entités publiques et privées.
3. Coordonner et faire le suivi de l´agenda du Représentant et de sa participation à des conférences, séminaires et événements sociaux et culturels. Coordonner la logistique des voyages officiels du superviseur et préparer toute la documentation nécessaire. Coordonner les réunions internes et les activités journalières avec d´autres tâches du bureau et avec des entités externes, le cas échéant.
4. Organiser et maintenir les archives du superviseur. Traiter discrètement les documents et les informations à caractère confidentiel. Actualiser régulièrement la liste des autorités gouvernementales et la distribuer au personnel du bureau et aux départements pertinents du Siège. Actualiser régulièrement les rapports de suivi des opérations et les activités administratives du bureau.
5. Fournir un appui logistique et administratif aux membres des missions du Siège, incluant le Président et l´équipe de gestion. Coordonner les réunions avec les membres du gouvernement, les agences d´exécution et les autres organismes; organiser les agendas et réaliser des arrangements de voyage.
6. Fournir un appui dans d’autres domaines, sur demande du Représentant.

Conditions Requises

Education: Etudes secondaires et formation en secrétariat. Minimum de deux ans d'études universitaires dans des domaines connexes, tels que gestion des entreprises, gestion de ressources humaines, systèmes d'information ou d'autres domaines analogues, de préférence.

Expérience: Au moins deux (2) ans d'expérience dans des domaines connexes.

Langues: Maîtrise du français. Capacité de pouvoir rédiger et s´exprimer aisément en espagnol ou en anglais.

Systèmes: Maitriser les logiciels Excel et Word. Connaissance d'autres applications de Microsoft Office. Aptitude d'apprentissage dans la gestion de logiciels.

Les candidats doivent être de nationalité haïtienne ou être un citoyen d’un pays membre de la Banque, détenteur d’un permis valide pour travailler en Haïti.
Compétences
Planification, Organisation et Exécution: Prioriser des actions pour maximiser l’efficience et pour atteindre les objectifs à temps et selon les normes. Développer des plans d'action pour respecter les engagements dans les délais établis. Coordonner le travail avec compétence avec d'autres groupes et individus. Attitude proactive, dynamique et beaucoup d’esprit d'initiative.
Adaptation: Etre capable de gérer les défis quotidiens. Être disposé et être capable de s’adapter à de multiples requêtes, changements de priorités et changements en général. Ce qui implique d’être capable de faire face aux restrictions ou à différentes situations.
Communications: Etre capable de s’engager avec les autres, de s'adapter aux exigences, aux intérêts et aux styles de communication des autres. Rédiger et exposer clairement et méthodiquement les faits et les idées.

Travail en équipe: Encourager et apprécier la participation et la collaboration de tous les membres de l'équipe. Favoriser les consensus et les négociations de manière effective. Capacité de collaborer avec des équipes pluridisciplinaires et multiculturelles.

Lieu des services

Représentation de la BID en Haïti

Les candidats intéressés doivent appliquer directement au travers du suivant lien d’internet: http://www.iadb.org/careers

La date limite de la soumission des applications sera le 19 Mai 2010.

2010-05-19