Le CCO travaille en étroite collaboration avec son superviseur, le Warehouse and Logististics Manager, le Foodlog Officer et le Senior Secretary. Il jouera un rôle clé pour s’assurer au maximum de l’efficacité de la gestion et le suivi des vivres du Programme PL480/Titre II confiés au CRS par l’USAID au niveau des centres. Il assure le respect de "22 Code of Federal Regulations" (CFR) 211, le "Commodity Accountability Manual" (CAM) de CRS et l’application de la Politique Générale de Gestion (PGG) au niveau des centres. Il est le premier à superviser et à planifier le travail des moniteurs et à rapporter sur leurs activités tant verbalement que par écrit

• S’assurer de concert avec le WHLM de l’efficacité, la comptabilité et l’impact de l’unité de suivi des vivres en ce qui a trait au programme PL480/Titre II (T2) et des NFIs.

• S’assurer du respect de 22 Code of Federal Regulations (CFR) 211, CRS’ Commodity Accountability Manual, Handbook 9.

• S’assurer que les moniteurs travaillent étroitement en équipe pour réussir au maximum les activités de suivi.

• S’assurer que les archives de Monitoring sont bien entretenues et maintenues suivant une méthodologie adéquate et auditable.

• Appliquer la Politique Générale de Gestion et faire des recommandations au superviseur concernant des cas spécifiques lors de la découverte du non respect des contrats régissant l’utilisation des vivres ou pour sa mise à jour.

• Planifier la logistique hebdomadaire des sorties des moniteurs sur le terrain (véhicules / zones géographiques / taches à accomplir). Coordonner cette planification avec le WHLM en période de livraison. Les suivre selon la priorité identifiée.

• S’assurer de l’utilisation adéquate du Foodlog pour suivre la distribution et l’utilisation des vivres T2 et des NFIs (informations correctes concernant les centres etc.)

• S’assurer du fonctionnement correct et approprié des centres et le suivi des lettres, les sanctions, et le paiement des réclamations.

• S’assurer que les Autorisations de Voyage sont remplis et signés par tous les responsables en avance des sorties de l’équipe de Monitoring. Passer en revue (analyse des formes de visite) les rapports de visite et les rapports d’activité hebdomadaire des moniteurs. Effectuer des visites de suivi quand cela s’avère nécessaire avant d’Avaliser ou rejeter les recommandations des moniteurs.

• Vérifier au retour des moniteurs les Autorisations de Voyage et leurs demandes de renflouement avant de les soumettre à son superviseur. Effectuer des visites surprises pour superviser l’application des Moniteurs dans l’exécution de leurs taches sur le terrain.

• Rapporter sur les réalisations des Moniteurs en rapport avec les objectifs pré-établis (rapports mensuels et trimestriels).

• Préparer un plan de suivi annuel global et développer des objectifs annuels pour le Monitoring. Le rendre opérationnel trimestriellement et mensuellement.

• S’assurer que les lettres de sanction préparées par le SS sont correctes avant de les acheminer aux responsables des programmes et projets. Au retour de l’accusé-réception de ces lettres au MRD, les donner à son superviseur.

• Créer et maintenir des outils de gestion pour suivre les visites dans les centres et la rotation des moniteurs dans les zones desservies par le bureau des Cayes et de PAP.

• Produire un rapport mensuel (Monitoring Package) sur les réalisations de Monitoring qui sera partagé avec les responsables des Programmes et des Projets.

• Recevoir des visites pour des problèmes particulièrement complexes et présenter des solutions à son superviseur.

• Analyser la situation des centres à problèmes, initier des discussions avec les moniteurs pour trouver à temps des solutions adéquates et appropriées. En fournir un rapport à son superviseur.

• Planifier toutes les visites dans les centres selon la mise en priorité par valeur ou par risque. Les suivre dans un programme informatisé – de préférence en Excel (le plan de surveillance).

• Passer en revue tous les rapports d’inspection après une revue faite par le/s senior moniteur/s.

• Développer un plan d’action pour garantir que les recommandations d’audit sont exécutées. Formuler les réponses aux recommandations d’audit et les présenter à son superviseur.

• Suivre et coordonner la récupération des avariés dans les centres en collaborant avec le WHLM.

• Convoquer la réunion semi-mensuelle de Monitoring et la réunion bilan trimestrielle du MRD des Cayes.

• Visiter périodiquement les centres pour contrôler la qualité de travail des moniteurs. En fournir un rapport à son superviseur.

• Coordonner et être le premier responsable pour gérer les pertes et les rapports des pertes au niveau des centres.

• Saisir des données dans les fenêtres réservées au Monitoring dans les programmes informatiques assurant la gestion des vivres et NFIs. Aider à dessiner les activités des bases des données.

• Analyser de concert avec les moniteurs et le WHLM les besoins des centres pour planifier les livraisons.

• Coordonner avec les responsables des Programmes et le WHLM des séances de formation pour les comités qui gèrent les centres.

• Développer les plans de performance annuels et les évaluations de ses supervisés. Leur donner des conseils pour améliorer leur performance au besoin et périodiquement par écrit.

- Licence Universitaire ; études en Comptabilité, Finances ou l’équivalent ;
- Avoir entre 1 à 3 ans d’expérience dans la gestion des vivres T2;
- Ecrire et parler correctement le Français et l’Anglais;
- Connaitre les logiciels Microsoft Word, Excel, et Access ;
- Deux années d’expérience en Supervision.

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie de diplômes) avec la mention du poste M-CCOS-0410

2010-05-07