PORTÉE DES TRAVAUX

Titre du Poste : Assistante Administrative
Nom du Projet : Haiti Title II Single-Year Assistance Program (SYAP)
Durée : 1e Mars 2010 – 31 Août 2010
Superviseur : Manager du bureau SYAP / Directeur SYAP

Contexte :

ACDI/VOCA et son partenaire le Bureau de Développement et de Nutrition (BND) répondent aux événements du tremblement de terre récemment survenu en Janvier 2010 en Haïti. Le programme d’aide ACDI/VOCA, SYAP (USAID Title II : Single-Year Assistance Program), renforcera le programme actuel MYAP (USAID Title II : Multi-Year Assistance Program), tous deux situés dans le Sud-est d'Haïti et financés par la USAID. Le projet fournira une aide alimentaire d’urgence à Tabarre--Port au Prince et à des orphelinats de Port-au-Prince et de Jacmel, soutiendra le programme Preventing Malnutrition for Children under Two Approach (PM2A) dans la distribution de repas offerts aux mères et aux enfants déplacés, pourvoira de la nourriture supplémentaire aux aux enfants atteints de malnutrition modérée, et Food for Work dans le département du Sud-Est.

À titre d’Assistance Administrative, ses responsabilités seront de pourvoir le programme de l’ACDI/VOCA Haiti Titre II SYAP en services d’appui administratifs.

Responsabilités principales :

• Etablir et maintenir un système de classement pour les rapports et tout autre document
• Assurer la saisie et la mise en forme des rapports
• Rédiger les correspondances, et assurer la mise en forme des rapports techniques
• Coordonner et préparer les réunions
• Préparer les compte-rendu de réunion
• Etre responsable de la gestion et du renflouement la petite caisse
• Identifier les besoins du bureau central en fournitures et/ou équipements du bureau
• Recevoir, stocker et distribuer les fournitures de bureau.
• Assurer le paiement mensuel des différents fournisseurs
• Préparer les demandes de paiement et les acheminer à la comptabilité du Bureau Central
• Préparer les avances et rapports de voyage pour les employés et les acheminer au Bureau Central
• Préparer les feuilles de présence des employés et les acheminer à Port-au-Prince.
• Superviser le petit personnel du bureau (ménagère, cuisinière, gardien)
• Recevoir les feuilles de présence (timesheets) des employés des autres sections / communes et les soumettre au Office & Security Mgr.
• Assurer une mise à jour régulière de l’inventaire des équipements de bureau avec le Bureau Central
• Participer au processus de recrutement (recevoir CVs des candidats, les identifier et les classer par catégorie)
• Recevoir et gérer les appels téléphoniques (incoming et outgoing)
• Veiller avec le petit personnel au bon entretien du bureau et des mobiliers qui s’y trouvent
• Contrôler les marchandises (matériels, équipements, mobiliers etc…) livrés à ACDI/VOCA en fonction du bon de commande
• S’assurer de la bonne tenue des feuilles de bord des véhicules et les receuillir pour soumission au superviseur
• Contrôler périodiquement le stock de fournitures de bureau et s’assurer du réapprovisionnement pour éviter des cas de rupture de stock
• Etre apte et disponible à exécuter toutes autres tâches requises par le Superviseur

Qualifications :

• Études supérieures dans le domaine du développement économique, développement communautaire, gestion administrative, commerce ou autre domaine pertinent est souhaité.
• Minimum de 3 années d’expérience dans la gestion des bureaux de programmes en développement.
• Expérience dans la gestion du personnel.
• Aptitudes dans les domaines de la communication et de la rédaction de rapports.
• Compétence marquée dans la gestion de personnes et de projets, de planification stratégique.
• Expérience antécédente avec les projets de la USAID, de ses procédures, politiques et exigences en matière de rapports est souhaitable. Expérience antécédente avec les projets Titre II est fortement souhaitable.
• Maîtrise de la technologie informatique ; expérience dans l’utilisation de progiciels (MS Word, Excel, etc), du e-mail,/internet
• Maîtrise du français, de l’anglais et du créole haïtien est requis.

Ms. Kathryn Allen

2010-04-16