Le Warehouse Officer joue un rôle clé pour s’assurer au maximum de l’efficacité des opérations relatives à la gestion des vivres du Programme PL480/Titre II confiés au CRS par l’USAID. Il assure avec efficacité les activités de Réception, Stockage et de Livraison des vivres et de tous les matériels de Programme sous la gestion de la section MRD. Il tient les livres physiques du magasin et fournit les données pour la préparation de ces rapports : « Commodity Status Report », « Recipient Status Report » les rapports de perte, etc…

TACHES SPECIFIQUES


OPERATIONS D’EXPEDITION
o Fournir au WHLM les infos nécessaires pour maintenir le food pipeline des Cayes à jour et correct pour les besoins de commande : Call Forwards, transferts, prêts.
o Saisir dans les livres du dépôt les réceptions de vivres/matériels de Programmes, après vérification.
o Participer dans la préparation des rapports sur l’arrivée des vivres et la soumission de réclamations en cas de perte.

OPERATIONS DE RECEPTION
o Planifier efficacement les transferts maritimes, les transferts internes et les récupérations des vivres des centres.
o Assurer la bonne réception des vivres, c’est-à-dire la disponibilité de tous les documents d’expéditions pertinents, le remplissage des formes destinées à cet effet avec des informations fiables et précises et la présence de toutes les parties prenantes à l’opération.
o Documenter et traiter les irrégularités lors de la réception des vivres et transmettre les informations aux responsables concernées.
o Appliquer un système de réception des vivres bien rodé de manière à empêcher toute perte, vol sur la cour du CRS, en coordination avec le superviseur des agents de sécurité et le N&R.
o Veiller à ce que les représentants de l’Agence de Surestarie (Surveyor) remplissent efficacement leur part du contrat, et rapporter toute dérogation au WHLM afin que les mesures nécessaires soient prises en temps opportun.
o S’assurer qu’au niveau du dépôt, toutes les transactions concernant la réception des vivres sont saisies de manière régulière et sans erreur.



OPERATIONS D’EMMAGASINAGE
• S’assurer que les dépôts présentent un environnement sain, éclairé, ventilé, sec, à l’abri des rongeurs et des oiseaux est maintenu en tout temps.
• Emmagasiner les vivres par types de commodités et par PL et respecter le principe FIFO. Documenter les cas où ce principe ne peut pas être respecté.
• Mettre les vivres constatés avariés à l’écart et les conserver dans de bonnes conditions jusqu’à leur vente, don ou destruction en coordination avec MRD-PAP.
• Tenir à jour les cartes de stock, les ledger du magasin, préparer et soumettre le rapport journalier des dépôts tant pour les vivres sains que pour les vivres avariés, et mettre à jour le disposal ledger sur foodlog.
• Coordonner les opérations de récupération des avaries au niveau des centres avec l’équipe du Monitoring.
• Superviser les opérations de mise en disposition et/ ou la vente de vivres avariés et produire la documentation concernant tout aspect de gestion de ces avariés.
• Inspecter régulièrement les dépôts et accompagner les Moniteurs dans les vérifications mensuelles sur l’état de ces derniers (interne et externe) et l’inventaire physique.
• Veiller à l’entretien et la propreté du dépôt. Assurer la fumigation des dépôts régulièrement. Réviser, vérifier et préparer pour paiement les factures de la compagnie de fumigation.
• Tenir un compte séparé pour toute autre marchandise stockée au dépôt.



OPERATIONS DE DISTRIBUTION / LIVRAISON
• Exécuter le plan de livraison trimestriel après approbation du GOM.
• Produire un rapport des balances de stocks aux magasins (Weekly Activity Report). Produire le Rapport Hebdomadaire sur le Statut des Livraisons pour les livraisons effectuées par les Cayes.
• Fournir les données du magasin des Cayes pour la préparation du Commodity Status Report (CSR).
• Préparer les certificats phytosanitaires devant accompagner les Rapports de Perte Maritime et Interne du magasin des Cayes pour soumission à temps à PAP.
• Prélever des échantillons de vivres douteux et soumettre au WHLM pour leur envoi a PAP pour analyse au laboratoire.

AUTRES
o Développer un plan d’action pour garantir que toutes recommandations d’audit relatives aux dépôts sont exécutées. Formuler les réponses aux recommandations d’audit et les présenter à son superviseur
o Accomplir toute autre tache jugée nécessaire par son superviseur.

QUALIFICATIONS
? Licence en comptabilité/gestion ;
? Avoir de solides connaissances en gestion de stock et avoir 1 à 3 ans d’expérience dans la gestion des vivres Titre 2
? Ecrire et parler correctement le Français et Anglais
? Connaître les logiciels Microsoft Word, Excel et Access

Les candidat(e)s intéressé(e)s sont priés d’acheminer leur dossier complet (CV, lettre de motivation, copie de diplômes) avec la mention du poste M-WO-0310

2010-04-15