Habitat pour l'humanité international cherche actuellement un individu talentueux pour servir une adjointe administrative (programmes)

Habitat for Humanity International is currently seeking a talented individual to serve as an Administrative Assistant (Programs)

Incluent les fonctions essentielles :

Assurer • département programmes reçoit un soutien administratif et de secrétariat adéquat.
• Prévoir, obtenir et gérer les sites, finaliser les menus et les modalités de transport et divertissement pour les conférences / réunions organisées par le département de programmes.
• Faire le voyage, d'hébergement et de régime alimentaire/traiteur et de réservations, produire des itinéraires individuels détaillés pour le personnel de visiteurs, des participants et des programmes axés sur les programmes. Acheter des billets lorsque nécessaire.
• Obtenir un visa à diverses ambassades pour le département de programmes et d'autres exigences connexes, de visa si nécessaire.
• Acheter le matériel requis et s'assurer que tous les achats liés aux activités de programme et des événements spécifiques sont effectuées conformément à la politique de HFHI et en temps opportun.
• Développer et gérer des systèmes de secrétariat liées à: dépôt de documents, de gestion des enregistrements et de communication (téléphone, fax, correspondance), fournit des services de bureau de base en ce qui concerne les activités de programme différent et de gestion
• Préparer les feuilles de temps et de frais de rapports pour le personnel du service de programmes
• Repère au directeur, calendrier de programmes, réunions et autres activités activités concernant, en fonction des besoins
• Traiter tous les fichiers garantissant la confidentialité des documents
• Reçoit des appels téléphoniques pour le département des programmes et garantit que les messages soient transférés vers la personne respectif
• Prend minutes lors de réunions et distribue des minutes et des agendas pour le groupe cible pertinente
• Organiser des paiements par le département des finances pour les prestataires extérieurs de biens et de services.
• Aider avec la création et la gestion des rendez-vous pour les gestionnaires de programme, si nécessaire.
• Brouillon et le type de lettres et de correspondance pour le département de programme comme requis.
• Aider avec la base de traduction et d'interprétation, si nécessaire.
• Organiser, préparer et envoyer des mailings
• Aider à fournir les connaissances locales et le contexte pour le personnel international de programmes
• Aider avec les autres fonctions selon les besoins

Essential Duties Include:

• Ensure Programs department receives adequate administrative and secretarial support.
• Plan for, obtain and manage venues, finalize menus and transport arrangements and entertainment for conferences / meetings organized by the Programs department.
• Make travel, lodging and catering/food arrangements and bookings, produce detailed individual itineraries for programs-related visitors, participants and programs staff. Purchase tickets when necessary.
• Obtain visas at various embassies for Programs department and other visa related requirements, as needed.
• Purchase requested material and ensure that all purchases related to program activities and specific events are done according to HFHI’s policy and in a timely manner.
• Develop and manage secretarial systems related to: filing of documents, records management, communications (telephone, fax, correspondence), supplies management and basic office services in respect to different program activities
• Prepare time sheets and expense reports for the Programs department staff
• Coordinate the Director, Programs calendar, meetings and other business related activities, as needed
• Handle all files ensuring confidentiality of the documents
• Receives phone calls for the Programs department and ensures that messages are transferred to the respective person
• Takes minutes at meetings and distributes minutes and agendas to the relevant target group
• Arrange payments through Finance department for outside providers of goods and services.
• Assist with creating and managing appointments for program managers, as needed.
• Draft and type letters and correspondence for the program department as required.
• Assist with basic translation and interpretation, if needed.
• Organize, prepare and send out mailings
• Assist in providing local knowledge and context to international Programs staff
• Assist with other duties as needed

Compétences Requises:
* 1-3 ans d'expérience administrative connexe
* Expérience à but non lucratif préféré
* Compétences en informatique excellente (MS Office).
* Excellente communication interpersonnelle et les capacités d'écriture.
* Fortes compétences organisationnelles.
* Doit être flexible, capable d'effectuer du multitâches et hiérarchiser les tâches.

Required Skills:
*1-3 years of related administrative experience
*Non-profit experience preferred
*Excellent computer skills (MS Office).
*Excellent interpersonal, communication and writing skills.
*Strong organizational skills.
*Must be flexible, able to multi-task and prioritize tasks.

Les candidats Veuillez couper et coller votre lettre d'accompagnement et reprendre dans notre système de suivi comme un DOCUMENT lors de l'application de demandeur.

HFHI est un employeur d'égalité des chances et cherche à employer et affecter le personnel mieux qualifié pour tous nos positions d'une manière qui n'est pas illégalement discriminatoire contre une personne en raison de la race, couleur, religion, sexe, l'état matrimonial, âge, origine nationale, un handicap physique ou mental, l'orientation sexuelle, statut de vétéran/réserve national guard, ou tout autre État ou caractéristique protégée par la loi.

Candidates please cut and paste your cover letter and resume into our applicant tracking system as ONE DOCUMENT when applying.
HFHI is an equal opportunity employer and seeks to employ and assign the best qualified personnel for all our positions in a manner that does not unlawfully discriminate against any person because of race, color, religion, gender, marital status, age, national origin, physical or mental disability, sexual orientation, veteran/reserve national guard status, or any other status or characteristic protected by law.

2010-04-23