Oxfam America travaille dans la Vallée de l’Artibonite au niveau de la sécurité Alimentaire depuis 2010 et appui le développement des filières riz et maraîchère au niveau des 7 communes productrices de riz du Bas Artibonite en construisant sur les acquis des interventions des autres acteurs comme le PIA, la MTT, et l’ODVA. Oxfam America veut améliorer la qualité de vie producteurs/productrices du riz dans la vallée d’Artibonite, par un renforcement du système de production et de commercialisation de la filière riz et par l’amélioration génétique des cheptels bovin et caprins dans le cadre du Projet d’Amélioration de la Sécurité alimentaire dans la Vallée de l’Artibonite (PASAVA), cofinancé par la Commission Européenne au travers du Bureau de l’Ordonnateur National (BON) du 10ème Fonds Européen de Développement en Haïti.
Fondé sur la conviction que le développement est avant tout axé sur les gens et que cela implique d’accorder une importance primordiale aux partenariats, à l’appropriation locale et à la participation, Oxfam America place les partenaires au centre de ses actions de développement en se conférant conséquemment le rôle d’appui et de facilitateur. C’est dans cette perspective d’œuvrer à l’atteinte du développement durable, de la prise en charge et d'appropriation des interventions de développement par les partenaires eux-mêmes, que dans le cadre du PASAVA il a été prévue de fournir un accompagnement technique aux partenaires d’implémentation et pour lequel les services d’un consultant individuel ou firme de consultation régulièrement enregistré est requis à travers ce présent termes de référence.

1. TACHES SOLLICITEES
Il s’agit de renforcer la gouvernance organisationnelle, gestion administrative, les structures de bases et les activités de 7 associations travaillant dans la filière riz dans la Vallée de l’Artibonite. De façon spécifique, les différentes tâches du/ de la consultant (e) seront de :

a. Sur le plan de Gouvernance organisationnelle
o Diagnostiquer l’état des instances et leur renouvèlement (fonctionnalité, fréquence de réunions, PV, Cahier de note, Liste de présence,….)
o Diagnostiquer la situation de gestion des membres des organisations (effectif, dossier des membres, modalités d’intégration, mise à jour des dossiers des membres)
o Diagnostiquer la situation de la contribution des membres (montant versé par membre, archivage, sécurisation du fonds)

 Supporter, dans le cas échéant, le processus de légalisation des organisations: accompagnement des organisations dans leur processus de légalisation (à légaliser : 2 centres de transformation de riz, une école professionnelle au niveau de l’INFP, un réseau d’associations de producteurs.…)
 Evaluer l’état organisationnel du consortium et si besoin il y a, supporter son processus de l’égalisation, structuration et son fonctionnement
 Vérifier les modes de représentation aux instances de direction et de contrôle et en suggérer les meilleurs modalités et mécanismes

b. Gestion administrative
o Réaliser le diagnostic des services offerts par les organisations :
- Liste et description des services offerts par les organisations
- Modalités de gestion des différents services
o Proposer un modèle de gestion des services
o Développer des outils de gestion y relatifs
o Diagnostiquer l’état des patrimoines des organisations (par Qui et Comment ?)
o Proposer des modalités de gestion des patrimoines des organisations
o Définir des mécanismes de contrôle interne au niveau des organisations
o Proposer de nouveaux outils y relatifs
o Revue du système de contrôle interne, considérer toute la documentation administrative en vue de relever les lacunes dans ce secteur
o Revue du système comptable, des outils de gestion (Manuel de procédures en vigueur, logiciels comptables, la gestion budgétaire…)
o Revue de la politique de passation de marché
o Revue de la tenue des dossiers financiers
o Revue des procédures de suivi budgétaire, de préparation des rapports financiers
o Revue de la structure du département de comptabilité et d’administration : (ressources humaines qualifiées, comptables, administrateur, logisticien …)
o Identifier les principales difficultés au niveau administratif et finance


c. Identifier, dans les 5 associations ciblées, les activités que le projet peut renforcer et proposer les meilleures façons de le faire.


2. METHODOLOGIE DE L’ETUDE
En ce qui a trait à l’approche méthodologique de l’étude, le ou la consultant (e) aura à :
• Élaborer le cadre méthodologique de ses interventions ;
• Elaborer les outils de diagnostic organisationnel et guides d’entrevue avec les partenaires;
• Elaboration d’un calendrier de travail
• Réaliser des focus groupes avec les principaux responsables au niveau de chaque association
• Revus documentaires
• Analyser les informations collectées ;
• Rédiger le rapport de son évaluation ;
• Organiser une séance de restitution avec les associations et Oxfam America pour approfondissement et validation.
• Soumettre à OXFAM le rapport final de son mandat.

3. EXTRANTS ATTENDUS
Les outputs attendus à la fin de la consultation :
• Un rapport de diagnostic et de renforcement des capacités par association
• Obtention du document légal de chaque association accompagnée
• Un document précisant les activités à renforcer par association, en indiquant les stratégies et les ressources nécessaires à le faire.

4. PERIODE DE REALISATION DE L’ETUDE
La consultation doit être réalisée dans la période de temps allant du 03 mars au 03 mai 2015.
5. ORIENTATION et SUPERVISION TECHNIQUES
La firme ou consultant individuel travaillera sous la supervision directe du Coordonnateur du Programme Livelihood et son assistant.

6. Pré-requis du consultant:

• Expertise et expérience minimale d’au moins 5 ans à un niveau senior en Gestion et évaluation de projet.
• Expérience dans l'élaboration de stratégies, de développement des capacités et d’analyse institutionnelle, financière et administrative des Organisations Non Gouvernementales et des organisations communautaires de base.
• Expérience dans la gestion/évaluation des programmes de sécurité alimentaire
• Expérience de travail avec les Organisations Internationales
• Expérience de travail avec les organisations locales
• Bonne capacité de communication orale en créole et français
• Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction




7. AUTRES INFORMATIONS
 Oxfam doit soumettre à la firme ou consultant individuel tous les documents pertinents à la réalisation de cette consultation.
 Transport et hébergement sur le lieu de travail à la charge du projet

8. DOSSIERS DE CANDIDATURE
Le dossier de candidature doit être composé de :
 Curriculum Vitae de l’opérateur;
 Patente de l’Opérateur ;
 Offres technique et financière détaillées indiquant les coûts nécessaires pour réaliser les travaux;

9. RECEPTION DE DOSSIERS
Envoyer, au plus tard le 5 mars, les offres technique et financière au bureau d’OXFAM sis au numéro 3, Pèlerin 2A, route de kenscoff, PV sous plis cachetes.
Pour toutes questions d’éclaircissement adressez vous aux courriels suivants : apercinthe@oxfamamerica.org, jofignole@oxfamamerica.org, mfleurant@oxfamamerica.org

10. CALENDRIER PROPOSÉ

Tache ou responsabilité du/de la Consultant (e) Date
Signature du contrat 09 mars 2015
Connaissance des documents du projet 09 mars 2015
Préparation des guides d’entrevue et des questionnaires d’enquête 10 -11 mars 2015
Rencontre de travail avec les associations 12-13-14 mars 2015
Préparation et soumission d’un rapport sur les activités que le projet peut supporter par association 16-17 mars 2015
Démarrage des travaux en renforcement des capacités des associations 18-05 avril 2015
Préparation et soumission du rapport de diagnostic et renforcement des capacités 16 avril 2015
Présentation des résultats aux associations aux fins de validation 19 avril 2015
Suivi de légalisation 5 au 27 avril 2015
Soumission des pièces légales 3 mai 2015