La Fondation Fonkoze est une organisation haïtienne à but non lucratif créée en 1994 par le père Joseph Philippe CSSp. Elle est devenue membre d'une famille de trois (3) organisations, dont la mission conjointe est de « travailler ensemble pour fournir les services financiers et non financiers permettant aux Haïtiens - principalement des femmes - de sortir leurs familles de la pauvreté ». Son organisation sœur en Haïti, Sèvis Finansye Fonkoze (SFF), est la plus grande institution de microfinance du pays, avec plus de 50,000 emprunteurs desservis par 45 succursales situées dans toutes les régions d'Haïti. Les deux organisations haïtiennes travaillent avec Fonkoze USA, qui collecte des fonds, fait connaître Haïti aux États-Unis et soutient les deux institutions haïtiennes de diverses autres manières. (Voir: www.fonkoze.org)

La Fondation grandit et son budget s’accroit. La quasi-totalité de son financement provient généralement de donateurs institutionnels qui acceptent de financer l'une des équipes de programme de la Fondation pour un travail spécifique. Elle compte actuellement 235 employés travaillant dans plus de 38 endroits dans le pays. Il a un programme qui vise à soutenir une meilleure santé, un programme d'éducation des adultes, et un autre visant à faciliter l'amélioration des opportunités économiques, mais son programme le plus important à l'heure actuelle est Chemen Lavi Miyò, qui vise les familles en situation d'extrême pauvreté.

Une équipe finance et administration d’environ 15 personnes veille à la gestion des ressources de l’organisation au niveau central. Ensemble, ses équipes de programme exécutent actuellement environ 20 contrats différents. Il faut aussi noter que l'institution dispose également de sa propre unité de suivi et d'évaluation. Pour répondre aux défis liés à sa croissance numérique et budgétaire, la Fondation cherche un.e consultant pouvant l’accompagner dans le processus de réingénierie de son système financier dont les objectifs seront les suivants :

Objectif principal

Appuyer la Fondation Fonkoze dans la réingénierie de son système financier particulièrement dans la révision et le réaménagement de sa structure organisationnelle, la redéfinition de ses processus, la revue des technologies et des stratégies afin de créer une structure de gestion financière plus agile et solide pour les années à venir.




De façon particulière, le.la consultant.e :
• accompagnera l’équipe de Finance comme co-animateur dans une retraite où on aura à discuter de la réorganisation de toute l’équipe et de la révision des processus dans un premier temps ;
• aura à contribuer à la définition et à la planification du processus de décentralisation, numérisation et archivage des données ;
• fera un diagnostic de SAGE 300 et la préparation des cahiers de charges pour un éventuel re-paramétrage.

Méthodologie

Le.la consultant.e proposera une méthodologie détaillée qui tiendra compte des éléments suivants :
• Finalisation de l’analyse des processus actuels en prenant connaissance du rapport de diagnostic existant : Identifier les processus financiers existants et évaluer leur efficacité. Identifier les goulots d'étranglement, les inefficacités et les lacunes dans les processus ;
• Établissement des objectifs de concert avec la Direction Générale et la gestionnaire des finances : Déterminer les objectifs et les résultats attendus de la réingénierie. Ces objectifs doivent être alignés sur la mission et les valeurs de la Fondation ;
• Redéfinition des processus : Identifier les processus à redéfinir et créer de nouveaux processus qui répondent aux objectifs de la réingénierie. Les nouveaux processus doivent être efficaces, efficients et alignés sur les meilleures pratiques de l'industrie ;
• Appui à la conception de la structure organisationnelle : Concevoir une structure organisationnelle qui soutient les nouveaux processus. Cette structure doit être efficace, flexible et capable de s'adapter aux changements futurs ;
• Définition du cadre de paramétrage des nouvelles technologies : Identifier les technologies qui peuvent améliorer les processus financiers et proposez les termes de référence pour leur paramétrage. Les technologies peuvent inclure des logiciels, des systèmes de gestion de l'information et des plates-formes de communication incluant SAGE 300 déjà en usage à la Fondation ;
• Sensibilisation et formation des employés : Former les employés à l'utilisation des nouveaux processus et technologies. Les employés doivent comprendre les nouvelles exigences et être capables de les mettre en œuvre ;
• Suivi et évaluation : Proposer un cadre et des outils de suivi et d’évaluation des résultats de la réingénierie. Identifier les points forts et les faiblesses et apportez des ajustements en conséquence.


Pour bien planifier, la Fondation attend du/de la consultant.e,
A- Dans un premier temps, un accompagnement de l’équipe des finances et la Direction générale pour :
• Procéder au re-engineering des processus comptables et financiers culminant au rapportage (redéfinir et réallouer les tâches par la révision des étapes, établir les délais dans une matrice de responsabilités en vue de fixer les responsabilités et prévenir la procrastination ;
• Établir les étapes nécessaires à la préparation, la validation et le posting des données.

B- Dans un second temps, le.la consultant.e aura à définir et planifier le processus de décentralisation numérisation et archivage des données :
• Proposer les mécanismes et accompagner la décentralisation graduelle du système comptable en accordant plus de responsabilités aux bureaux régionaux dans les processus de vérification et de rapportage ;
• Proposer une nouvelle structure du département des finances qui permettra de responsabiliser des comptables régionaux et/ou des administrateurs comptables en vue de la décentralisation de certains travaux de saisie et de réduire les tâches et le temps nécessaire pour les exécuter au Bureau Central ;
• Élaborer et soumettre à la direction générale de Fonkoze un projet de numérisation des documents.

C- Dans un troisième temps, en accord avec l’équipe des finances et de la Direction générale, le.la consultant :
• mettra en œuvre une campagne de sensibilisation et de formation du personnel sur les nouveaux processus et le respect des délais dans la mise en œuvre des activités liées à la préparation des rapports.

D- En dernier lieu, le/la consultant.e aura à faire le diagnostic de SAGE 300 et la préparation des cahiers de charges pour un éventuel re-paramétrage:
• Evaluer le système SAGE tel que configuré actuellement au regard des nouvelles procédures ;
• Préparer les cahiers de charges et Termes de Référence devant conduire au re-paramétrage du système SAGE 300 tout en prenant soin d’inclure comme taches, la configuration, autant que faire se peut, des rapports dans le système, la définition et mise en œuvre d’un plan de formation continue sur le système au bénéfice des utilisateurs centraux et régionaux pour une meilleure utilisation des fonctionnalités du logiciel, particulièrement celles afférentes au reporting.

Qualifications du/de la consultant(e)
La Fondation recherche un.e consultant.e possédant les qualifications suivantes :

• Au moins dix ans d'expérience dans la gestion financière d'organisation à but non lucratif en Haïti ou comme consultant.e dans le domaine ;
• Expérience dans la mise en place de systèmes de gestion financière pour des organisations à but non lucratif,
• Une bonne compréhension des exigences en matière de rapports des principaux organismes donateurs ;
• Maîtrise du français et du créole haïtien, l’anglais un atout ;
• Bonne maitrise du logiciel SAGE300 ;
• Avec la volonté de voyager à l’intérieur d'Haïti, soit un consultant capable d'entreprendre le travail de terrain nécessaire pour bien comprendre l'environnement de travail de Fonkoze et les contraintes de rapportage.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

Soumission de l’offre
La FONKOZE doit recevoir les offres (techniques et financières y compris les CVs du/de la Consultant.e) à l’adresse et/ou aussi par courriel électronique au plus tard le jour et l’heure suivant : Siège Social de la Fondation Kole Zepol
119, Ave Christophe, Port-au-Prince, Haiti

Adresses électroniques : jalexis@fonkoze.org et vbury@fonkoze.org

Délai de soumission : 5 avril 2023, au plus tard 2H00 PM.

Seules les offres soumises dans les formes et délais prescrits seront prises en considération.

Livrables et Calendrier
Les livrables devront être remis au plus tard le 30 juin 2023.

No Livrables
1 Plan d’organisation de la retraite des finances et outils de collecte d’informations revus
2 Rapport de la retraite incluant le relevé des processus actuels et les processus réingéniées incluant des flowcharts
3 Les descriptifs de postes revus du département des finances
4 Une fiche technique du processus de décentralisation administrative et financière de la Fondation Fonkoze telle que définie précédemment
5 Un projet de numérisation et d’archivage des pièces justificatives et autres documents financiers
6 Les cahiers de charges et Termes de Référence pour le re-paramétrage de SAGE 300
7 Un mémoire de la consultation