1 CONTEXTE
Le Comite de Coordination Multisectoriel Haiti (CCM Haiti), créé dans le cadre des directives du Fonds Mondial de lutte Contre le Sida, la Tuberculose et le Paludisme, constitue la structure idéale de coordination et d’intégration devant permettre d’impliquer tous les secteurs concernés par la prévention et la prise en charge des trois maladies.

Le Fonds Mondial, mécanisme de financement, a pour but de collecter les ressources et de les investir pour favoriser le renforcement rapide des mesures de prévention et de traitement des trois maladies, à travers un nouveau cadre de partenariat secteur gouvernemental, secteur de la société civile, secteur privé, et partenaires techniques et financiers.

En mai 2018, le Conseil d’administration du fonds Mondial à approuvé la première phase de la démarche d’évolution des CCM - CCM Evolution- avec un premier groupe de 18 pays, dont Haiti. La première phase du projet CCM Evolution soutient les domaines suivants :

• Fonctionnement des CCM : systématisation des activités pour l’amélioration du fonctionnement du CCM et de son Secrétariat.
• Liens : optimisation de la collaboration et de la coordination entre le CCM et d’autres forums, avec une évaluation des possibilités d’intégration du CCM aux structures nationales.
• Suivi stratégique : professionnalisation de la fonction de suivi stratégique afin d’en optimiser l’impact sur les résultats des subventions ; et meilleure intégration de cette fonction à la gestion du portefeuille.
• Participation : promotion d’une meilleure communication entre les représentants au CCM et les membres de leur secteurs respectifs.

Les résultats et les enseignements de la première phase de CCM Evolution nourriront les discussions ultérieures au sein du Fonds mondial et permettront d’affiner et d’harmoniser les investissements octroyés aux CCM lors du cycle d’allocation suivant.

C’est dans ce cadre que le CCM-Haïti a recours à une assistance technique, afin de pouvoir améliorer sa fonction administrative à travers des documents de gouvernance à jour, cohérents aux nouvelles directives du Fonds mondial et adaptés au contexte actuel.

OBJECTIFS DE L’ACHAT DE SERVICE TECHNIQUE
Cet achat de service vise à réviser, corriger et adapter les documents de gouvernance du CCM, à savoir les Statuts, les règlements internes et le manuel de procédures administratives et financières, en vue de renforcer sa gestion opérationnelle, administrative et financière. Il a pour objectifs :

1- Réviser et mettre à jour les statuts et les règlements internes en regard aux évolutions organisationnelles actuelles et à venir.
2- Réviser et mettre à jour les statuts et les règlements internes en veillant à leur alignement aux nouvelles politiques du Fonds Mondial adoptées lors du Conseil d’administration de mai 2018 , du code d’éthique pour le CCM et la politique de gestion de conflits du CCM
3- Réviser et adapter le manuel de procédures opérationnelles selon une approche holistique de gestion des ressources humaines, d’achat de service, de passation de marché, de voyage, de gestion mobilière, etc.
4- Réviser et adapter le protocole électoral du secteur de la société civile du CCM Haiti
5- Réviser et adapter les outils de gestion financière selon les normes et procédures comptables communément acceptées.

III.- RESULTATS ATTENDUS
Avec cette fourniture de service, le secrétariat exécutif du CCM Haiti devrait :

1- Avoir un document de statuts et de règlements internes à jour, adaptés aux nouvelle réalités et cohérents aux nouvelles politiques du Fonds Mondial adoptés lors du Conseil d’Administration de mai 2018, du code d’éthique pour le CCM et la politique de gestion de conflit du CCM.
2- Disposer d’un manuel de procédures opérationnelles mis à jour et adaptés aux nouvelles réalités prenant en compte de manière extensive toutes les situations de gestion administrative, de gestion des ressources humaines et de gestion financière en rapport aux activités du secrétariat exécutif et du CCM en général.
3- Disposer d’un paquet d’outils de support à la gestion de qualité assurant la séparation des taches incompatibles, la bonne documentation des transactions financières et la bonne gestion administrative des ressources humaines.

IV.- CONTENU ET DUREE DES PRESTATIONS

Les prestations ? fournir par le fournisseur de services attributaires du contrat d’une durée de Dix (10) jours ouvrables consisteront à effectuer les opérations suivantes ;
1- Fonctions essentielles (Les fonctions essentielles peuvent inclure, sans toutefois s’y limiter, les fonctions énumérées ci-dessous)
a) Examiner les documents de gouvernance pour relever et faire ressortir les corrections, les adaptations, les mises à jour et les révisions à faire par section dans chaque document de gouvernance du CCM et du secrétariat exécutif.
b) Mener les consultations nécessaires auprès des membres de l’équipe du secrétariat exécutif, des membres du Bureau Exécutif du CCM en General pour collecter les propositions de révision.
c) Soumettre au secrétariat exécutif le bilan de la revue des documents de gouvernance de de gestion ainsi que la pertinence des révisions proposées.
d) Conduire toutes les modifications proposées après discussion et validation avec le secrétariat exécutif

1- Licence en Sciences sociales, Sciences administrative et connexes;
2- Expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans les travaux de révision documentaires ;
3- Autonomie dans le travail, flexibilité et sens de responsabilité ;
4- Excellentes connaissances (écrit et parlé) du Français ;
5- Excellente maitrise de MS-Office, particulièrement Word et Power Point

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

DISPOSITIONS SPECIALES POUR LES APPLICATIONS
Pour obtenir les termes de référence au complet, veuillez écrire à l’adresse courriel suivante : hrccmhaiti@gmail.com ou passer au bureau du Secrétariat du CCM Haïti sis au #4, Rue Ludovic, Delmas 83
Toutes les applications doivent se faire à la fois par courrier électronique et en copie dure sous plis cachetés.
? L’application par courrier électronique sera envoyée à l’adresse suivante : hrccmhaiti@gmail.com avec comme titre ‘Consultation pour la révision des manuels de gouvernance".
? L’application sous plis cachetés sera délivrée au bureau du Secrétariat du CCM-Haïti sis au #4, Rue Ludovic, Delmas 83.
? Toute application doit contenir les éléments suivants :
1. Une lettre de couverture soulignant la compréhension du mandat par le consultant ou la firme de consultation.
2. Une proposition technique précisant les démarches de préparation, le développement du plan de travail avec les résultats attendus, ainsi que les méthodologies et techniques qui seront utilisées pour conduire les travaux de révision documentaire et le rapportage.
3. Une proposition financière détaillée couvrant la durée totale de 10 jours de la consultation avec les trois phases : préparation, réalisation des travaux et le rapportage.
4. Un curriculum vitae faisant ressortir les compétences, qualifications et expériences du consultant ou de la firme dans la réalisation de consultations / travaux similaires.