UCMIT/ MSPP
Ministère de la Santé Publique et de la Population/Unité de Coordination des Maladies Infectieuses et Transmissibles
Termes de référence
Achat de services de consultation technique
Elaboration d’un Tableau de Bord Intégré (TBI)

A. Mise en contexte
Conformément à sa mission de coordonner la riposte nationale aux épidémies majeures de VIH de Tuberculose et de Malaria, l’Unité de coordination des maladies infectieuses et transmissibles (UCMIT/ UCP) via les programmes prioritaires, joue un rôle majeur pour aligner les plans stratégiques au document de politiques publiques tout en recherchant continuellement une plus grande synergie dans l’action des partenaires du MSPP.
Dans un contexte d’accélération des résultats, l’UCMIT à travers sa direction exécutive met une emphase toute particulière sur le suivi-évaluation dans la gestion des projets des trois programmes, afin d’améliorer le suivi de la mise en œuvre des projets sur le terrain et mieux mesurer leurs impacts sur l’amélioration des conditions de vie des populations bénéficiaires. Pour ce faire, l’UCMIT a besoin d’un système d’information de gestion de projets capable de renseigner régulièrement et de façon pertinente sur l’avancement technique et financier des programmes, l’atteinte des objectifs assignés, les ajustements nécessaires, les enseignements et les leçons tirées, la génération des résultats attendus et l’implication des parties prenantes. Ce dispositif permettra d’améliorer le pilotage et l’efficacité des projets et de soutenir la communication et les négociations avec les bailleurs et les partenaires d’implémentations. Le système de gestion de la performance du portefeuille à mettre en place devra permettre de:
• collecter, d’organiser et de présenter les données relatives à la performance opérationnelle des programmes;
• hiérarchiser les indicateurs de performance et de suivi des projets en cohérence avec les objectifs;
• mesurer les résultats des projets à travers les indicateurs des produits, des effets et d’impacts des projets en mettant l’accent sur l’enchaînement logique des interventions et les relations de cause à effet;
• apprécier les résultats des projets avec un intérêt particulier sur la quantification des impacts des projets pour soutenir un pilotage orienté vers l’impact (dans ce sens les missions de supervision, de revue à mi-parcours et d’achèvement sont déterminantes) et promouvoir la culture de résultats (meilleure visibilité, développement des outils et instruments supports, etc). Pour ce faire, et en vue de soutenir cette culture de résultats et une valeur ajoutée permettant d’apprécier de façon pertinente la performance, l’UCMIT compte recruter un consultant en suivi stratégique, spécialiste en gestion de projets et des systèmes d’information, pour mettre en place un Tableau de bord intégré (TBI).

B. Objectifs de la mission
1. L’objectif de cette prestation est de concevoir un Tableau de bord intégré pour la visualisation d’informations qui sera un outil de planification, de gestion, de suivi-évaluation et d’aide à la décision au service de la Direction Exécutive de l’UCMIT dans une première étape (phase pilote), et plus tard à répliquer, après l’avoir testé, au niveau de la Direction exécutive de l’UCMIT/MSPP ainsi que la Direction générale du Ministre, en vue d’avoir en temps réel l’état d’avancement des programmes à toutes les étapes du cycle de ses projets et d’apprécier la performance des opérations et du staff en relation avec les objectifs de performance et les KPIs. Ce dispositif servira également d’interface de partage d’information et de reporting avec les trois programmes de l’UCMIT qui exécutent les projets.
2. Plus spécifiquement cette prestation devra aider à: (a) formuler le cadre méthodologique et conceptuel de ce dispositif de suivi-évaluation de la performance des projets, préparer le modèle conceptuel et identifier les spécifications techniques du système à mettre en place ; et (b) Travailler de concert avec un développeur qui aidera au développement du système à partir du modèle conceptuel.

C. Porté de la mission

Sous la direction du Directeur Exécutif de l’UCMIT/MSPP et les Coordinations techniques des programmes, le consultant supportera la conception et la mise en place d’un tableau de bord de visualisation intégré de suivi-évaluation, en apportant un appui méthodologique lors du diagnostic de la situation, la capitalisation des enseignements, la formulation des principes conceptuels, la conception du tableau de bord, l’appui à la mise en place et la formation des utilisateurs. Dans ce contexte, il entreprendra particulièrement les tâches suivantes:
a) Diagnostic de la situation, état des lieux et formulation des principes conceptuels Cette séquence clé en termes de repérage des contraintes, des forces et des faiblesses, des goulots d’étranglement, des améliorations à introduire, regroupe principalement et à titre indicatif les tâches suivantes: La collecte et l’analyse de la documentation liée aux opérations des différents bailleurs et partenaires; L’analyse de l’existant par la conduite des sessions de travail individuels et des ateliers de consultation collectives pour le diagnostic et la délimitation de la problématique de gestion des projets, du suivi des tâches; La formulation des principes conceptuels pour la mise en place de la plateforme intégrée de suivi-évaluation;
b) Conception d’un Tableau de Bord Intégré. Cette séquence est concentrée sur la conception d’un Tableau de Bord issue de la valorisation des résultats du diagnostic et la problématique posée et regroupe à titre indicatif les principales tâches suivantes: La définition de l’architecture, de la conception et de la solution adéquate conformément aux consignes internes de sécurité, d’architecture d’entreprise, de gestion du changement, d’assurance qualité, de support, de formation; La conception des supports d’accompagnement et de consolidation de ce dite Tableau de Bord.


D. Taches spécifiques du consultant

Elaboration d’un protocole pour la mise à jour et l’alimentation du tableau de bord en gestion stratégique de projets et systèmes d’informations accordant une priorité et une continuité aux modules suivants de ce Tableau de Bord:
1. suivi-évaluation de la performance du portefeuille et des impacts des opérations de l’UCMIT/MSPP;
2. suivi des tâches du personnel;
3. suivi-évaluation de la performance du staff comparée aux KPIs de l’UCMIT/MSPP et des Bailleurs de fonds. Ceci en cohérence avec les applications existantes au sein de l’UCMIT/MSPP;
3.1 La conception des plans de test des systèmes et des programmes afin de vérifier le bon fonctionnement de l’application;
3.2 La production du rapport de conception et des supports utiles traduisant la solution appropriée aux résultats du diagnostic et à la problématique posée;
3.3 La valorisation des avancées technologiques et d’innovation et l’application des normes et des meilleures pratiques pour la conception de l’application;
3.4 La validation des résultats du diagnostic avec les parties prenantes.

4. Appui à la phase de développement. Cette séquence finale, vise une meilleure appropriation du Tableau de bord de visualisation intégré par les utilisateurs de concert avec le développeur des systèmes mettre en œuvre le Tableau de bord intégré de l’UCMIT.


E. Durée et déroulement de la mission

4.1 La durée globale de la mission sera de 3 mois. Elle sera répartie en trois phases:
a) une phase de diagnostic d’une durée d’un mois, qui sera soldée par une restitution avec le management (Directeur Exécutif, Coordonnateurs des programmes et les chefs de services), et les directions départementales, et débouchera sur les lignes d’orientations conceptuelles, b) une phase de conception d’une durée d’un mois, relative de la mise en place du système de SOVI, c) une phase de suivi de développement d’une durée d’un mois, relative aux aspects de développement, à conduire conjointement avec un spécialiste développeur, pour la mise en place du système de SE.
4.2 La mission s’effectuera dans les locaux du Bureau de l’UCMIT/MSPP (# 2, Rue Boisrond Canal, Puits Blain 24, Pétion-ville). Elle sera conduite de façon participative avec les différentes parties prenantes de l’UCMIT (Direction Exécutive, les Coordinations Techniques, le les services et les Directions Départementales, etc) pour conduire le diagnostic et analyser la problématique de gestion de projets de suivi des taches et d’appréciation de la performance. Un groupe de travail sera constitué pour piloter et soutenir le travail de consultant en plus des divers ateliers à organiser en présence des acteurs. Le consultant travaillera sous la responsabilité du Directeur Exécutif de l’UCMIT/MSPP et sur le plan technique en étroite collaboration avec les coordonnateurs techniques des programmes. A rappeler qu’un groupe de travail (Task Force) sera constitué pour soutenir et piloter le travail du consultant.


F. Livrables attendus

Les principaux produits livrables attendus de cette prestation sont :
▪1ère Phase: Rapport de l’analyse de l’existant et la formulation des principes conceptuels pour la mise en place d’un Tableau de Bord Intégré des trois programmes
▪2ème Phase: Modélisation conceptuelle de l’application avec l’ensemble des supports utiles,
▪3èmePhase: Développement de l’application.


G. Processus de recrutement
Le choix sera fait par un comité de 5 membres en respectant les critères énumérés dans le profil recherché selon la démarche qui suit.
Une évaluation préliminaire des offres aura lieu avant qu’une comparaison technique et financière ne soit considérée. Seules les propositions techniques et financières des professionnels, dont l’examen préliminaire satisfait aux exigences du dossier joint au tableau ci-dessous, seront considérées (méthode conforme/non conforme).
Tableau d’évaluation primaire
Méthode d’évaluation
No Critères préliminaires Conforme Non Conforme
1 Lettre d'intention du professionnel spécifiant le domaine d'expertise et la compréhension du mandat
2 CV du professionnel consultant et copies de diplômes et de certificats
3 Proposition technique
4 Proposition financière
Observation globale
L’ensemble des offres technique et financière d’un consultant éligible sera évalué selon la formule suivante :
Note OT (sur 70 pts) + [OF moins dispendieuse / OF de la firme à évaluer] x 30 points = Note Totale (sur 100 points)
(OT : Offre Technique – OF : Offre Financière)
La firme ayant présenté la proposition financière la moins dispendieuse aura ainsi la note maximale de 30 points, le rapport initial étant égal à 1.
La composante financière d’une proposition ne sera évaluée que si la composante technique de cette même proposition atteint le nombre minimum de 40 points.
Le volet technique, qui a une valeur totale de 70 points, sera évalué à l'aide des critères suivants :

Critères Points
1 Expérience du professionnel consultant dans l’exécution de ce type de services ou d’autres apparentés 30
2 Description détaillée de la méthodologie sur les aspects de l’élaboration du TBI de l’UCMIT/MSPP 25
3 Logique du Budget proposé 25
4 Clarté et logique du chronogramme proposé 20
Total 100

H. Arrangements techniques et administratifs
Le consultant sera sous la supervision directe du Directeur Exécutif de l’UCMIT/MSPP. Mais, il travaillera en étroite collaboration avec les responsables de services Suivi et Evaluation des trois programmes de l’UCMIT pour la gestion des relations pour la collecte des données de dépenses 2018 et 2019.
Les honoraires du consultant seront payés par le projet « UCMIT/MSPP » de la subvention UGP/PEPFAR est le récipiendaire principal. Les arrangements contractuels incluront d’autres éléments non mentionnés dans ces Termes de Référence qui obligeront les parties signataires à respecter le calendrier d’exécution, la production des extrants et le paiement de cette consultation technique.

I. Profil du consultant

a) Le consultant doit être titulaire d’une maîtrise ou d’un diplôme d’ingénieur en Informatique ou d’un diplôme équivalent en sciences humaines ou économiques (ou en informatique appliquée à la gestion/analyse de gestion) ou autre qualification similaire et avoir une expérience significative en matière d’analyse, de conception et de gestion de projets et des systèmes d’informations et suivi-évaluation.
b) Le consultant doit avoir au moins quatre ans d’expérience dans l’analyse de systèmes d’information avec une expérience significative en analyse-conception des différentes plateformes informatiques. Le suivi et évaluation de projets et programmes de développement (maitrise de cadre logique axé sur les résultats, formation des cadres en suivi-évaluation, définition d'indicateurs, de cadres de mesure de performances, tableaux de bord, manuels de procédures de S&E, gestion et traitement informatisé de données, systèmes d'information géographiques, etc) est considérablement souhaité.
c) Expertise confirmée dans la conception architecturale des systèmes d’informations, la gestion du cycle de projet, la gestion axée sur les résultats, le suivi-évaluation orienté vers l’impact, et analyses des données est l’une des grandes exigences. d. Connaissance l’outil informatique et des bases de données relationnelles. e. Nécessite des compétences et une expérience significative en leadership, planification, conception, analyse des données, communication et résolution des problèmes.
f) Expertise professionnelle en matière de conceptualisation, de collecte des exigences métiers complexes, de planification et d’architecture de solutions informatiques permettant de guider la conception et le développement de systèmes informatiques complexes. Cela nécessitera des compétences analytiques, techniques et de direction pour la création et l’évolution des différentes plateformes de la Banque.
g) Expertise spécifique dans l'analyse et la mise en place des applications pour la gestion des projets, le suivi des impacts, le suivi du portefeuille taches et le suivi des taches.
h) Capacité et expertise en matière d'organisation de réunions de lancement, d'ateliers et de démonstrations au cours de différentes phases d'analyse de projet.
i) Expérience de la rédaction de notes conceptuelles, d'analyses de rentabilisation, de modèles de processus opérationnels, de documents de gestion des exigences, etc.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

J. Composition du dossier de soumission
Le dossier de soumission doit comprendre :
• Une lettre d’intention ;
• Le curriculum vitae du postulant ;
• Une proposition technique ;
• Une proposition financière pour l'élaboration d'un tableau de bord intégré et ainsi que dans les termes de référence à télécharger sur le site.

K. Dépôt des dossiers

Les dossiers de soumission (5 copies) peuvent être déposés sous plis cachetés à l’adresse suivante # 2, Rue Boisrond Canal, Puits Blain 24, Pétion-ville, au plus tard, le samedi 28 septembre 2019 à 2h00pm. L’enveloppe doit porter le nom du soumissionnaire avec la mention « UCMIT/MSPP (Tableau de Bord Intégré) »

Les dossiers de soumission peuvent également être envoyés sur l'adresse électronique : mspprecrutmentucmit@gmail.com au plus tard le dimanche 29 septembre 2019 à 12h00 am (minuit).