CONSULTANCE : INVENTAIRE ET ARCHIVAGE DE DOSSIERS JUDICIAIRES
Recrutement d’un (e) expert en classement et archivistique permettra de mieux structurer les interventions faites dans le cadre de l’inventaire des dossiers et favorisera la mise en place d’un système efficace de gestion et d’organisation des dossiers judiciaires.

Description des Taches
Sous la supervision directe de la Coordonnatrice régionale en collaboration avec le Conseiller sur la Détention Préventive et sur la supervision générale du Directeur adjoint du Projet, le/la Consultant(e) en Classement et Archivage de dossiers réalisera les taches suivantes :
• Procéder à l’élaboration de la stratégie de l’inventaire, du classement et de l’archivage des dossiers ;
• Présenter la stratégie déterminée aux acteurs de la juridiction notamment le doyen, le commissaire du gouvernement, les greffiers et commis en chef de la juridiction, les administrateurs du parquet et du tribunal ;
• Etablir la liste des besoins pour l’archivage et le classement des dossiers ;
• Inventorier tous les dossiers pendants au niveau de la juridiction : dossiers des détenus et ceux des condamnés qui n’ont pas fini de purger leur peine ou qui restent incarcérés à l’expiration de celle-ci ;
• Placer les dossiers inventoriés dans des classeurs selon des catégories clairement indiquées en vue de favoriser leur suivi et leur traitement par les différentes autorités de la chaine pénale notamment les parquetiers et les juges d’instruction ;
• Enregistrer les informations essentielles sur les phases d’avancement des dossiers (remis dans le circuit judiciaire à la faveur de l’inventaire) dans les formulaires qui serviront de sources de collecte de données à l’équipe responsable de la mise en œuvre du système relatif à la Gestion Informatisée des Cas Judiciaires (GICAJ) ;
• Procéder à l’archivage des dossiers clos ;
• Élaborer un outil de travail devant servir de guide au personnel du greffe pour la gestion, le classement et l’archivage des dossiers ;
• S’assurer de la formation adéquate du personnel de greffe de la juridiction pour le transfert des connaissances sur la gestion du système mis en place ;
• Réserver sans frais, une séance de formation a tout nouveau membre du personnel de greffe appelé à pérenniser le travail réalisé dans la cadre de cette consultance ;
• Soumettre le calendrier de suivi et d’évaluation du projet.

Qualifications et expériences du Consultant
• Diplômé en Sciences Administratives, Sciences Informatiques et autres disciplines connexes ;
• Expertise avérée dans le domaine de l’archivage et du classement des dossiers ;
• Respect de la diversité culturelle et capacité d’adaptation ;
• Bonne connaissance des techniques de communication et d’animation de groupe ;
• Bonne connaissance du français et du créole ;
• Capacité de produire un document de rapport.
• Minimum 3 a 5 ans d’expérience dans le domaine

chemonicshaitirol@gmail.com