Chère Madame/Cher Monsieur,

Le Programme des Nations Unies pour le développement (PNUD) vous invite par la présente à soumissionner dans le cadre du présent appel d’offres (AO) relatif à l’objet sus-référencé. INTRODUCTION Tout au long de ce document, l’expression « partenaire d’exécution » dénomme l’institution désignée pour administrer le projet. Quand le projet relève de la réalisation nationale (NIM), l’expression se rapporte à une institution gouvernementale. Quand il est exécuté par une ONG, elle désigne une ONG. Le terme « service gouvernemental de coordination » se réfère à l’institution gouvernementale qui est la contrepartie officielle du PNUD. Ces termes de référence (TDR) types visent à offrir aux bureaux de pays du PNUD et à l’organisme gouvernemental de mise en oeuvre (IP) (ou à l’ONG) une orientation leur permettant de s’accorder sur les termes de référence concernant l’audit des projets gérés par les gouvernements (ou les ONG). Ces audits sont réalisés sous la responsabilité du Bureau de pays du PNUD. Ces termes de référence types mettent en lumière les exigences requises dans les services des audits (Partie E et Annexe 1) ainsi que les domaines à traiter dans le rapport d’audit et la lettre aux administrateurs (Partie F et Annexe 3) de la manière suivante: • Les auditeurs doivent certifier, exprimer une opinion et chiffrer les anomalies financières sur chacun des points suivants: (i) Le rapport combiné des dépenses (CDR) du PNUD pour la période du 1er janvier au 31 décembre 2018 (ii) L’état de position de trésorerie communiqué par le projet au 31 décembre 2018 (iii) L’état des actifs et de l’équipement au 31 décembre 2018  Les auditeurs doivent indiquer les risques associés à leurs conclusions et les classer par ordre de gravité: élevé, moyen, ou faible.  Les auditeurs doivent indiquer le montant net des anomalies financières des réserves si l’opinion de l’audit formulée sur le CDR est assortie de réserves, d’un refus d’exprimer une opinion ou d'une opinion défavorable.

Voir Termes de références (Lot 1 et Lot 2).

Description des Rapports Financiers (CDR du PNUD) devant faire l’objet d’un audit
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Cette section doit comporter une description des CDR et des tableaux justificatifs en annexe (voir ci-dessous). Le bureau de pays doit aussi y faire figurer l’état de la position de trésorerie et l’état des actifs et de l’équipement comprenant un inventaire de fin d’année et une description de l’inventaire.
Description du Rapport Combiné des Dépenses et des tableaux à l’appui
Le rapport devant faire l’objet d’un audit est dénommé Rapport Combiné des Dépenses (CDR). Ce rapport est préparé par le PNUD, à l’aide du progiciel de comptabilité interne appelé ATLAS. Le CDR qui sert d’état financier officiel, doit obligatoirement être certifié par les auditeurs. S’ils sont certifiés, les états financiers du projet doivent obligatoirement être en accord avec les dépenses apparaissant dans le CDR et doivent obligatoirement être joints au rapport d’audit. Comme indiqué de manière plus détaillée ci-dessus, le CDR combine les dépenses de trois sources de décaissement pour une année civile. Voir la section ci-dessous sur les modifications aux CDR suite à l’adoption des Normes Comptables Internationales pour le Secteur Public (IPSAS) par le PNUD à compter du 1er janvier 2012. Ces trois sources de décaissement sont les suivantes:
1. Partenaire d’exécution (gouvernement ou ONG)
Dans les cas où des fonds sont avancés à l’agence d’exécution, les procédures du PNUD exigent que l’agence doit présenter au bureau de pays du PNUD un rapport financier trimestriel indiquant (1) l’utilisation de l’avance, (2) une liste des décaissements effectués depuis le précédent rapport financier, et (3) une demande de nouvelle avance. Le bureau de pays du PNUD entre les décaissements dans ATLAS tout au long de l’année à mesure de la réception des rapports financiers. Ces décaissements du partenaire d’exécution sont inscrits dans la colonne Dépenses du Gouvernement du CDR.
2. PNUD (Bureau de pays, siège et autres bureaux de pays)
Les décaissements effectués par le PNUD sur ses propres comptes bancaires sont entrés dans ATLAS par le bureau de pays du PNUD. Ces décaissements du PNUD sont inscrits dans la colonne dépenses du PNUD du CDR. Ces décaissements peuvent être classés soit comme paiements directs, soit comme services d’appui du PNUD. Cette distinction, si elle est fort importante aux fins de l’audit, n’apparaît pas dans le CDR, et ne peut être fournie que par le bureau de pays du PNUD sous forme d'un tableau d’appui. Une courte description de chaque catégorie est donnée ci-après:
a) Paiements directs – Ce terme désigne les cas où le partenaire d’exécution est responsable des dépenses, mais a demandé au PNUD d’effectuer en son nom le paiement au vendeur/consultant. Le partenaire d’exécution doit rendre compte du décaissement et garder en bon ordre toute la documentation d’appui. Le PNUD se borne à effectuer les paiements sur la base de demandes dûment autorisées et remet au partenaire d’exécution la copie du bon de décaissement s’y rapportant comme preuve que le paiement a été effectué.
b) Services d’appui du PNUD – Ce terme désigne les cas où le gouvernement (le partenaire d’exécution) et le PNUD ont convenu que le PNUD fournirait des services d’appui au projet et ont signé un mémorandum d’accord. Ces services d’appui doivent être définis dans le mémorandum d’accord. Le PNUD est entièrement responsable de ces dépenses et doit en rendre compte; en conséquence, il garde en bon ordre toutes les pièces justificatives.

concernant le décaissement. Ces dépenses sont à l’extérieur du champ de l’audit et, par conséquent, ne seront pas examinées par les auditeurs. La limitation du champ ne doit pas servir comme raison pour exprimer une opinion assortie de réserves sur le CDR. Quand il n'y a pas de mémorandum d'accord signé pour les services d'appui du PNUD ou un CPAP comportant les clauses respectives du mémorandum d’accord pour les services d'appui du PNUD, l'audit doit aussi couvrir les dépenses du PNUD au titre de l'appui du Bureau de pays. Le Bureau de pays doit inclure cette information dans les TDR/le contrat à l'intention des auditeurs.
3. Institutions des Nations Unies
L’agence des Nations Unies présente un rapport de ses dépenses au PNUD et au gouvernement. Le bureau de pays du PNUD saisie les dépenses dans ATLAS. Ces dépenses de l’agence des Nations Unies sont inscrites dans la colonne « Dépenses des agences des Nations Unies » du CDR. Remarque : Les dépenses indiquées dans cette colonne sont à l’extérieur du champ de l’audit. Les entités des Nations Unies sont auditées selon leurs propres plans d’audit, suivant le principe d’ « audit unique » et sont exclues du régime d’audit du PNUD.
A la fin de l'année, après réception du rapport financier du quatrième trimestre remis par le partenaire d’exécution et du rapport des dépenses de fin d’année remis par l’agence des Nations Unies, le PNUD établit le CDR et le présente au partenaire d’exécution pour signature. Le PNUD fournira à l’auditeur le CDR signé ainsi que la documentation d’appui suivante.
1. Les rapports financiers trimestriels remis par le partenaire d’exécution.
2. Une liste des paiements directs assurés par le PNUD à la demande du partenaire d’exécution.
3. Une liste des décaissements effectués par le PNUD dans le cadre des services d’appui fournis au partenaire d’exécution.
4. L’état des dépenses de l’agence des Nations Unies pour l’année.
5. Les rapports financiers pertinents qui montrent les dépenses des sous-bénéficiaires du Fonds Mondial pour l’année, qu’il faut faire concorder avec les dépenses figurant dans le CDR.
6. Le Mémorandum d'Accord pour les services d'appui du PNUD, signé entre le PNUD et le gouvernement (ou le CPAP avec les clauses pertinentes concernant les services d'appui du PNUD).
7. Les rapports financiers pertinents qui montrent les dépenses liées à l'appui du Bureau de pays du PNUD, s'il n'y a pas de mémorandum d'accord.
Les Modifications apportées au CDR pour les dépenses de l’année financière 2018
Remarque: Suivant l’adoption des Normes Comptables Internationales pour le Secteur Public (IPSAS) par le PNUD à compter du 1er janvier 2012, le CDR est maintenant préparé en deux sections, la première comprenant les informations sur les dépenses totales comme indiqué ci-dessus (par le partenaire d’exécution, le PNUD et les agences des Nations Unies) et la seconde portant les mentions suivantes :
• Les avances NEX non régularisées
• Les actifs immobilisés non-amortis
• L’inventaire
• Les paiements anticipés
• Les engagements
Outre les vérifications de la dépense totale du projet incluse dans le CDR, les auditeurs seront responsables de valider certaines parties de l’information figurant dans la seconde section du CDR comme indiqué ci-dessus.
Les avances NEX non-régularisées – Si un montant figure dans cette catégorie, les auditeurs doivent le faire concorder avec les liquidités au niveau du projet. En principe, le montant figurant doit correspondre au solde des avances transférées au partenaire d’exécution après soustraction de la dépense totale indiquée dans les rapports financiers trimestriels soumis par le partenaire d’exécution du PNUD.
Les actifs immobilisés non-amortis: Des cas existent où les actifs immobilisés qui appartiennent à ou sont utilisés par le projet sont sous le contrôle du PNUD (par exemple, dans des cas où le PNUD offre des services d’appui au projet et où il n’existe aucun mémorandum d’accord signé). Si un montant figure sur le CDR dans cette catégorie, les auditeurs doivent procéder à une investigation et déterminer si ces actifs sont liés au projet ou non et, s’ils sont liés au projet, ils doivent effectuer les mêmes procédures d’audit pour valider ces actifs, comme celles effectuées pour la certification de l’état des actifs et de l’équipement. Pour toute information concernant la détention/le contrôle /la propriété des actifs, se reporter à la section des Politiques et procédures relatives aux opérations et aux programmes (POPP) sur « les Services Administratifs/Gestion des Actifs/Plan immobilier et de l’équipement/Acquisition et Entretien du Mobilier et Matériel ».
Inventaire: Comme pour le cas des actifs immobilisés non-amortis, il pourrait y avoir des cas où certains articles de l’inventaire qui ont été acquis pour le projet sont temporairement sous le contrôle et la garde du PNUD. Si un montant figure dans cette catégorie, les auditeurs doivent déterminer la nature de l’inventaire et s’il est lié au projet ou non. S’il est établi que l’inventaire est lié au projet, alors les mêmes procédures d’audit pour la certification de l’état des actifs et de l’équipement doivent être appliquées. Pour des informations supplémentaires, s’il y a lieu, se reporter à la section du POPP sur la gestion des actifs mentionné ci-dessus ainsi qu’à la section sur les ressources financières/la gestion d’inventaire’.

Voir Dossier de soumission.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

Les intéressés sont invités à prendre connaissances des termes de référence via le site web du PNUD Haïti sur
http://procurement-notices.undp.org/view_notice.cfm?notice_id=52818

Programme des Nations Unies pour le développement

#14 Rue Reimbold, Bourdon, Port au Prince

Ref. RFP/UNDP/HAI/19.006

A l’attention de : Service des Achats du PNUD

Ou par mail

soumissions.haiti@undp.org

Date-limite de dépôt des soumissions : 18 février 2019 à 16h30 pm (heure locale).