Chère Madame/Cher Monsieur,
Nous vous demandons de bien vouloir nous soumettre votre offre technique et financière au titre d’une mission de : Consultation nationale - Expert en Système de Gestion d'équipement, tels que décrits en détails dans les termes de référence.
Vous trouverez en attachement les documents suivants :
Annexe 1 - Termes de référence ;
Annexe 2- Confirmation Intérêt et Offre Financière ;
Annexe 2a - P11 Notice Personnelle ;
Annexe 3 - Prestataire Individuel et Conditions Générales ;
Annexe 4 - Critère d'évaluation. CONTEXTE De par sa situation, Haïti est exposée à de nombreux risques naturels : cyclones ; inondations et crues torrentielles ; mouvements de terrain et séismes. La vulnérabilité des populations est aggravée par la colonisation d’espaces très exposés aux menaces naturelles (zones de failles actives, pentes abruptes, ravines, berges de rivières, plaines inondables, etc.). La fréquence des catastrophes naturelles et le constat d’accroissement de la vulnérabilité en Haïti, nécessite la mise en place d’un dispositif réglementaire ainsi qu’un renforcement et/ou la mise en place d’une politique de prévention des risques naturels dont l’objectif est d’assurer la sécurité des personnes et des biens et la pérennisation des investissements dans le domaine de la construction et des infrastructures en anticipant les phénomènes naturels. Suite au séisme destructeur de janvier 2010, les expériences acquises à travers la mise en oeuvre de programmes d'aménagement du territoire et de reconstruction soulignent la nécessité d'intégrer la réduction des risques dans les projets actuels et futurs. La dynamique actuelle au sein du gouvernement de « formaliser » par une loi, le cadre d’intervention du SNGRD (Système National de Gestion des Risques et des Désastres) associée à la volonté de la DPC de refonder sa stratégie opérationnelle, justifie un projet dédié à l’appui technique et matériel dans la prévention et la gestion des désastres. Par ailleurs, l’évaluation des dommages post désastre (PDNA) élaborée à l’issue du passage du cyclone Mathieu en octobre 2016 constitue un « document cadre » justifiant l’intervention dans les domaines d’action prioritaires articulés autour de trois objectifs principaux 1 : i. Rétablir et renforcer au plus vite les capacités de réponse aux désastres dans les zones affectées (pouvoir se préparer et répondre le plus rapidement et efficacement possible aux besoins divers de la population lors des prochaines urgences ; de disposer d’un système national et local d’alerte fiable et doté de services d’intervention ; assurer la continuité de la coordination des opérations de réponses) ; ii. Réduire la vulnérabilité aux désastres dans les zones affectées avec une emphase sur le renforcement de la résilience des femmes, des jeunes et des personnes handicapées (…) en produisant de l’information adaptée et des outils de réduction des risques nécessaires au relèvement et en diffusant cette information auprès de la population en général, et des acteurs du relèvement en particulier ; iii. Réduire la pression et le cercle vicieux que constituent les désastres sur les ménages et renforcer ainsi leur résilience en introduisant des mécanismes de transfert de risques dans les zones affectées ;

FONCTIONS ET RESPONSABILITES
Sous la supervision générale de la Chef de l’Unité Résilience et sous la supervision directe du chef de projet, l’expert en système de gestion de matériel et de suivi assistera la DPC dans son inventaire des équipements actuels des dix COUD de sorte à constituer une base de données et de codification des équipements afin de faire le suivi et la maintenance des propriétés matérielles de la DPC. A ce titre, il mettra en place un programme de formation pour les cadres de la DPC afin d’élaborer et mettre à jour cet inventaire.
L’Expert recruté devra :

• Assister le personnel de la DPC dans le recensement physique des matériels existant des 10 COUD, l’état de fonctionnement de chaque équipement ;
• Mettre en place un système de codification de sorte à constituer une base de données afin de faire le suivi et la maintenance des propriétés matérielles de la DPC ;
• Mettre en place un système de gestion, d’information et d’archivage documentaire, de classement afin de rendre accessible de manière instantanée et sécurisée, localement et à distance, toute information disponible sur les équipements des COUD ;
• Identifier les besoins et les priorités de la DPC/MICT relatifs à la gestion, au suivi et à la maintenance des équipements;
• Apporter son assistance aux cadres de la DPC dans l’utilisation entre autres, de l’outil de gestion des équipements des COUD, et le cas échéant, les forme à son usage ;
• Veiller à la bonne gestion du système d’information et la mise à jour régulière de l’inventaire des équipements de la DPC ainsi que le processus de transfert de compétence à la fin du projet ;
• Faciliter l’évaluation des matériels de la DPC à travers la mise à disposition des données, des documents et des informations nécessaires ;
• Favoriser le renforcement des capacités internes de la DPC à travers la formation, le partage d’informations et des connaissances ;

• Sur la base de l’inventaire du matériel réalisé pour les 10 COUD, contribuer à la constitution d’une liste des équipements manquants pouvant être acquis dans le cadre du projet (communication, autonomisation en énergie électrique etc.), ceci afin d’accroître les capacités opérationnelles en matière de réponse ;
• Mettre en place un programme de formation des agents des centres d’opération d’urgence des 10 départements ainsi que des cadres municipaux pour les 10 communes du département du Nord-Ouest, suivi d’un programme de « formation des formateurs » afin d’autonomiser la DPC dans la maintenance des équipements fournis.

COMPETENCES • Compétences avérées dans la mise en place de cadre de suivi et de gestion de stock d’équipements ; • Connaissance confirmée, sur le plan technique, dans le domaine de l’inventaire ou de l’administration ; • Parfaite maîtrise des outils de gestion documentaire, en particulier les outils de création, codification, référencement, recherche, classement, stockage et sauvegarde de documents ; • Aptitude à travailler en situation complexe avec l’exigence de respect des délais ; • Excellente connaissance du créole et du français écrit et parlé et une bonne capacité de rédaction et de synthèse ; • Connaissance des nouvelles technologies de l’information (logiciels de base, Word, Excel, PowerPoint, pratique de la messagerie électronique et du travail en réseau etc.) ; FORMATION ET EXPERIENCES REQUISES Education : • Etre titulaire d’un diplôme niveau licence (ou bac + 3) dans des disciplines impliquant les domaines ci-après : gestion, inventaire, administration, logistique ou dans toute autre discipline similaire. Expérience : • Avoir une expérience pertinente d’au moins 5 ans avec une responsabilité progressive en logistique et/ou inventaire des équipements ; • Avoir de l’expérience indispensable dans les projets d’inventaire d’équipements ; Votre proposition doit inclure :
La confirmation d'intérêt signée ainsi que l'offre financière ;
Le CV et/ou la Notice Personnelle ;
Une brève description de la raison pour laquelle la personne se considère comme la plus apte à conduire la mission, ainsi qu'une proposition de plan de travail et de méthodologie sur la manière dont elle va aborder et compléter la tâche ;
Au moins trois (3) références professionnelles ;
Copie des diplômes.
Lors de l’établissement de votre proposition, veuillez utiliser les annexes jointes à la présente publication.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

Les intéressés sont invités à prendre connaissances des termes de référence via le site web du PNUD Haïti sur
http://procurement-notices.undp.org/view_notice.cfm?notice_id=49656

Toute demande de clarification doit être envoyée par email à l’adresse procurement.ht@undp.org au plus tard le 25 septembre 2018.
Les candidatures féminines sont vivement recommandées.
Les offres doivent être soumises OBLIGATOIREMENT par courriel électronique à soumissions.haiti@undp.org jusqu’au 02 octobre 2018 à 16h30 PM indiquant clairement la référence de la consultation.