Le projet Global Health Supply Chain — Procurement and Supply Management (GHSC-PSM) Haiti a été conçu pour rendre plus disponibles les intrants pour le VIH/SIDA, la planification familiale et la santé materno-infantile.
Pour améliorer l'accès aux produits de santé de haute qualité, le projet utilise des technologies de pointe et les meilleures pratiques commerciales pour rendre les chaînes d'approvisionnement plus efficaces et atteindre plus de personnes.
Le projet est conçu pour répondre aux défis de la santé d’aujourd’hui : l'élimination du VIH/SIDA, et le renforcement de la capacité les femmes à répondre à leurs besoins en santé de la reproduction et en planification familiale. Le projet travaille à réduire les coûts et accroître l'efficacité dans la chaine d'approvisionnement.
Vu l’importance d’atteindre les bons résultats à travers nos composantes, GHSC-PSM Haiti met en valeur une bonne ambiance de travail entre les différents membres de l’équipe. Pour le projet, il est important de renforcer la cohésion, la collaboration, la communication, la créativité et la confiance à tous les niveaux. GHSC-PSM Haiti recherche une entreprise qualifiée à mener une formation en communication efficace afin d’améliorer la communication et de réduire les conflits au sein de l’équipe.

Termes de référence :
La formation en « communication efficace » devrait permettre aux employés du projet:

• D’appliquer les normes de la communication efficace – orale & écrite – dans leur travail
• De prendre conscience de l’importance de la communication dans le contexte professionnel
• De mieux communiquer à l’écrit comme à l’orale pour s’assurer de la bonne interprétation du message perçu et du message émis, et ainsi, éviter des conflits de communication
• De bien structurer et présenter les rapports oraux et écrits en respectant les normes de la communication efficace, en s’assurant que les éléments essentiels et les points forts soient mis en évidence pour s’assurer que ces documents aient l’impact et l’utilité escomptés

Le fournisseur sera responsable de :

• La préparation et l’organisation de la formation
• Fournir une salle pouvant accommoder les participants
• Pourvoir aux pause-café et aux déjeuners des participants

La formation est prévue pour environ 120 personnes. GHSC-PSM Haiti prévoit au maximum deux journées entières, par participant, pour la formation pour le staff professionnel (environs 90 personnes). Une formation plus courte visant surtout la communication orale sera aussi donnée pour le staff de support (30 personnes) sur une période ne dépassant pas une journée. Vu le nombre d’employés qui participeront à la formation, le fournisseur devra proposer une manière de départager les groupes pour permettre la meilleure assimilation de la formation. Les formations devraient se tenir au cours des mois de Mai et de Juin 2018 et en semaine (entre lundi et vendredi).
Livrables attendus :
• Supports visuels (agenda, manuel du participant, diapositives, études de cas et exercices)
• Réalisation des ateliers de formation
• Feuilles de présences avec dates et signatures des participants
• Certificats d’achèvement décernés aux participants ayant complété la formation
•
• La soumission d’un rapport résumant ce qui a été accompli par rapport aux attentes de la formation

I.2. Délai de présentation de l’offre

Les offres devront être remises en format électronique au plus tard le 4 Mai 2018 à 16:00 PM à l’adresse indiquée ci-dessous :
Att: GHSC-PSM Haiti Operations Procurement
psmhaitiachat@ghsc-psm.org
Les offres tardives ne peuvent être considérées qu’à la discrétion du projet. GHSC-PSM ne garantit en aucun cas que les offres tardives soient considérées.
I.3 Présentation des soumissions
Les soumissionnaires qui souhaitent répondre à cet appel d'offres doivent soumettre des propositions, en français, en conformité avec l’appel d’offres en suivant les instructions aux soumissionnaires.

Toutes les propositions doivent être soumises en un volume, comprenant :
- Une proposition technique
- Une proposition financière
Les offres doivent être reçues à la date et à l'heure spécifiées dans I.2.
I.4. Exigences
Pour déterminer que les offres sont recevables, elles doivent avoir tous les documents compris dans les sections I.4.A et I.4.B.
A. Exigences générales
Seules les entreprises haïtiennes officielles pourront participer à l’Appel d’Offres. Les soumissionnaires devront fournir les documents officiels pour l’entreprise.
B. Les documents obligatoires
Les offres, ainsi que les autres documents requis, confirment le statut du soumissionnaire, sa capacité managériale et financière de gérer avec responsabilité les fonds, ainsi que les compétences de l’entreprise pour entreprendre les activités décrites. Les offres comprennent les trois éléments suivants : 1) Lettre de présentation de l’institution ; 2) l’offre technique ; et 3) l’offre financière. Chacune de ces trois composantes est décrite ci-dessous :
1) Lettre de Présentation de l’Institution
La lettre de couverture du soumissionnaire doit inclure les informations suivantes :
i. Nom de l’organisation
ii. Type de l’organisation
iii. Adresse

iv. Téléphone
v. Courier électronique
vi. Nom et prénom du représentant légal
vii. Numéro d'identification fiscale
viii. Informations officielles sur le compte bancaire
ix. Attestation certifiant que l’organisation possède suffisamment de ressources financières, techniques et managériales pour exécuter les activités décrites dans le dossier technique.

2) Offre technique
Les soumissionnaires devront soumettre une offre technique rédigée en français qui présente la méthodologie que le soumissionnaire compte suivre pour exécuter ce bon de commande, ainsi que leurs compétences pour entreprendre les activités décrites dans l’offre. Les offres techniques devront, au minimum, contenir les aspects suivants :
a) Une présentation générale de l’entreprise avec l’expérience précédente des événements similaires ;
b) Les étapes de préparation pour l’événement ;
c) La méthodologie à employer dans la préparation et l’administration de la formation ;
d) Un agenda détaillé pour la durée de la formation ;
e) Un calendrier de séances de formation par groupe
f) Les informations qui seront considérées pour l’élaboration du rapport final de la formation ;
g) CV et présentation des personnes qui vont administrer la formation
h) Une présentation du responsable de la coordination de la formation ;
i) Une patente et un quitus à jour pour l’entreprise


3) Offre Financière

Tous les soumissionnaires doivent préparer une Offre Financière séparée et détaillée, rédigée en français, indiquant les coûts prévus. GHSC-PSM utilisera l’Offre Financière pour déterminer si le coût est raisonnable. L’Offre Financière servira de base de négociation pour le bon de commande. Le budget soumis stipulera les unités de mesure et de valeur et doit être exprimé en HTG avec la TCA sur une ligne séparée.
Le projet financé par l'USAID sous lequel ce marché est financé ne permet pas le financement de taxes, TCA, de droits de douane ou autres prélèvements imposés par les lois en vigueur dans le pays coopérant, et, conformément à l'accord bilatéral entre le Gouvernement des États-Unis et le gouvernement d'Haïti, Chemonics soumettra le contrat de sous-traitance subséquent à l'exemption du gouvernement du pays coopérant. Par conséquent, les offrants sont invités à soumettre des offres de prix incluant les taxes, la TCA, les tarifs, les droits de douanes ou autres prélèvements imposés par les lois en vigueur dans le pays coopérant clairement identifiés et séparément du prix offert.
Tout contrat de sous-traitance sera tarifé gratuitement et exempté de toute taxe, TCA, droits de douane, ou autres prélèvements imposés par les lois en vigueur dans le pays coopérant. Le sous-traitant ne facturera pas les taxes, la TCA, les tarifs, les droits de douane, les prélèvements, etc., du pays d'accueil dont ce programme de l'USAID est exempté. Dans le cas où des frais exonérés sont payés par le sous-traitant, ils ne seront pas remboursés au sous-traitant par Chemonics à moins d'avoir été préalablement approuvés par écrit par Chemonics.
Le sous-traitant doit aviser immédiatement Chemonics si des taxes exonérées sont imposées au sous-traitant ou à ses sous-traitants / sous-traitants à quel que soit le niveau. Le sous-traitant est responsable du paiement de toutes les taxes applicables, associées aux salaires, traitements et compensations. Pour les services rendus par des personnes employées par le sous-traitant et à qui il est demandé de travailler comme l'exige le présent contrat de sous-traitance. Le sous-traitant est responsable du paiement de toutes les taxes applicables associées aux revenus (bénéfices), et d'autres taxes, frais ou redevances dont le sous-traitant est normalement responsable en raison de l'exploitation de son entreprise.
Les soumissionnaires doivent préparer une Offre Financière qui présente la meilleure estimation des coûts par rapport aux activités prévues dans l’Offre Technique. Pour déterminer le prix du bon de commande, une analyse des coûts ou des prix doit être entreprise. GHSC-PSM évalue les coûts proposés pour s’assurer que les montants présentés à GHSC-PSM sont équitables et raisonnables.
En plus des tableaux numériques, l’Offre Financière doit inclure des notes explicatives sur les hypothèses et coûts réalistes figurant dans l’offre financière. Ces notes permettront au soumissionnaire d’expliquer et de clarifier les coûts exprimés dans les tableaux ; et elles aideront le Comité d’Evaluation Technique à comprendre comment le soumissionnaire a préparé son budget.
I.6. Période de validité
Les soumissions doivent rester valables pour une durée de 90 calendaires après la date limite de déposition des offres.
I.7. Critères d’évaluation des offres
L’évaluation de l’offre par le Maître d’Ouvrage se fera comme indiqué ci-après :
L’évaluation des offres se fera en tenant compte de la proposition technique et de la proposition financière. Soixante-dix pour cent (70%) des points seront attribués à la proposition technique et trente pour cent (30 %) à l’offre financière.
La proposition technique sera évaluée à partir des critères pondérables ci-après.

Proposition technique (Présentation institutionnelle et approche technique) (100 points)
1. Présentation institutionnelle Point Maximal
Capacités du soumissionnaire 20
•La méthodologie dans la préparation et l’administration de la formation 20
Les performances passées 30

•Une expérience dans le domaine qui mène des activités similaires, y compris les termes, l'ampleur et la complexité 10
•Une expérience des formateurs 20
2. Approche Technique
L’approche du soumissionnaire vers la mise en œuvre et la gestion de l'activité 50

•Les étapes à réaliser pour la formation, y compris un calendrier des activités 20
•L’agenda proposé pour la formation et les sujets qui seront couverts par la formation 20
•Les informations qui seront considérés pour le rapport final 10

TOTAL Point Technique (PT) 100

Note Technique :
NT = PT x 0,70

Où: PT = Notation de la proposition technique
NT = Note finale pour la proposition technique

Note financière :
NF = PM/PO x 100x 0,30

Où: NF = Note finale pour la proposition financière
PM = Plus Bas Coût

PO = Coût de la Proposition

Évaluation finale
EF = NT + NF, Où: EF = Évaluation Finale de chacune des propositions.
I.8. Négociations
GHSC-PSM souhaite que les propositions reflètent la meilleure offre de chaque soumissionnaire. Cependant, GHSC-PSM se réserve le droit d’avoir des discussions avec le soumissionnaire final et/ou de leur demander des clarifications avant l’adjudication du bon de commande. Ceci pourra inclure un entretien avec le soumissionnaire gagnant pour mieux comprendre leurs approches techniques.
I.9. Conditions du bon de commande
Ceci est une demande de propositions et, en aucune façon GHSC-PSM n’est obligé d'attribuer un bon de commande. En cas de négociations de sous-traitance, la sous-traitance sera soumise à et régie par les termes et clauses détaillées dans le bon de commande. Conditions et clauses ne sont pas l'objet de négociations. En soumettant une proposition, les offrants attestent qu'ils comprennent et acceptent toutes les conditions et clauses.
I.8. Lien
En répondant à cette demande de propositions, les offrants comprendre que l'USAID n’est pas une partie prenante de cette invitation.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

psmhaitiachat@ghsc-psm.org

07/05/2018 à 15:00