Dans le cadre de la réalisation du Projet « Amélioration de la sécurité alimentaire et nutritionnelle des ménages ruraux de la Commune de Gros Morne dans le Haut Artibonite, ainsi que leur résilience face aux chocs », financé par l’Union Européenne à travers le Bureau de l’Ordonnateur National et l’Agence Française de Développement, la Représentation du GRET, Chef de file du CONSORTIUM (Gret/SOS-ESF/AOG), a le plaisir de vous faire parvenir le présent dossier d'appel d'offres. Il s’agit d’une procédure négociée concurrentielle pour l’attribution d’un marché de services relatif à l’appui à l’amélioration de la gestion administrative et comptable de l’Association des Originaires de Grand Plaine (AOG).

2.3.Objectifs de la mission

Objectif principal

L’objectif principal de la prestation de services est de doter l’Association des Originaires de Grand Plaine d’un système de gestion comptable performant.
Objectifs spécifiques
Plus spécifiquement, le prestataire aura pour objectif de :

Installer et paramétrer le logiciel de comptabilité QUICKBOOKS au niveau de l’AOG en vue de son exploitation ;

Doter l’AOG de procédures administratives et comptables adaptées à ses besoins ;

Former et accompagner 2 cadres (personnel administratif et financier) de l’AOG sur l’utilisation du logiciel de comptabilité QUICKBOOKS installé.

2.4.Résultats attendus
Des objectifs fixés découlent les résultats attendus suivants :

Le service de comptabilité l’AOG dispose d’un logiciel de comptabilité QUICKBOOKS et d’un manuel de procédures administratives et comptables adaptés à ses besoins et à l’évolution de ses activités (projets de développement, etc.) ;
Les cadres issus du personnel administratif et comptable de l’AOG sont formés à l’utilisation du logiciel et maîtrise tous les contours ;
La mise en place et l’exploitation du logiciel comptable a permis une amélioration significative de la gestion comptable de l’association.

2.5.Description du contenu de la mission
La mission sera mise en œuvre en trois phases :

Phase 1 - Conception, installation et paramétrage du logiciel
-Concevoir la mise en place et l’exploitation du logiciel comptable selon les besoins de l’AOG ;
-Procéder à l’installation et au paramétrage du logiciel de comptabilité QUICKBOOKS au niveau du service de comptabilité de l’AOG ;
-Concevoir et installer le plan comptable au niveau de l’AOG.

Phase 2 - Formation du personnel administratif et financier
-Elaborer un manuel d’utilisation qui donnera une description détaillée sur comment le logiciel fonctionne, incluant le traitement des transactions, les clôtures financières mensuelles et annuelles, la production des rapports budgétaires et financiers, etc. ;
-Elaborer un manuel des procédures administratives et comptables l’AOG ;
-Former le personnel administratif et financier de l’association sur l’utilisation du logiciel QUICKBOOKS installé au sein du service de comptabilité :
Comment créer un plan comptable : comptes principaux, sous-comptes et comptes analytiques de l’entreprise ;
Comment ajouter/supprimer des comptes principaux, des sous-comptes et des comptes analytiques ;
Comment enregistrer les opérations :
oLes versements (chèques ou cash) reçus des différents fournisseurs ;
oLes paiements par chèque et par caisse ;
o Les salaires ;
o Les avances ;
o Les régularisations d’avances.
 Comment utiliser les différents journaux ;
Comment sortir des extraits de comptes ;
Comment sortir et analyser les différents rapports budgétaires et financiers ;
Comment faire un rapprochement bancaire ;
Comment insérer et gérer un budget ;
Comment gérer le paiement des taxes, TVA, etc. ;
Tous les autres points nécessaires.
-Former le personnel de l’association à la mise en place des procédures administratives et comptables.

Phase 3 - Accompagnement du personnel formé de l’entreprise
-Réaliser un travail d’accompagnement de 25 heures par mois d’assistance technique directe par mois sur une période de 5 mois auprès du personnel formé de l’association afin de les aider dans l’adaptation des manuels et continuer le suivi après la mise en œuvre.

2.6.Méthodologie
Le consultant devra produire dans son dossier de soumission, une démarche de mise en œuvre qui définisse de façon claire, notamment comment sera conduit le processus d’installation et de paramétrage du logiciel, l’élaboration des manuels (manuel d’utilisateur et manuel de procédures administratives et comptables) ainsi que la formation du personnel administratif et financier.
Une fois retenu, il/elle sera tenu(e) de faire valider la version finale de sa méthodologie par le Gret Haïti et l’AOG avant le démarrage des travaux.
L’installation et le paramétrage du logiciel de comptabilité ainsi que la formation du personnel administratif et financier se feront en partie à Gros Morne, lieu où sont situés les bureaux de l’AOG et à Port-au-Prince. Ensuite, selon les modalités définies, l’assistance technique pourra se faire soit à distance (via Team Viewer, par exemple), soit par des missions ponctuelles au sein des bureaux de l’AOG situés dans la commune de Gros Morne.

2.7.Livrables attendus
Les produits attendus de la mission comprendront :
-L’installation et le paramétrage du logiciel QUICKBOOKS au niveau du service de comptabilité de l’AOG ;
-Un manuel d’utilisation du logiciel de comptabilité QUICKBBOKS ;
-Un manuel de procédures administratives et comptables de l’AOG ;
-Un rapport final de mission contenant :
Un module avec le manuel d’utilisation du logiciel QUICKBOOKS ;
Un module avec le manuel des procédures administratives et comptables de l’'association ;
Un module retraçant l’ensemble des travaux d’installation effectués comprenant notamment les difficultés rencontrées, les recommandations et les éléments clés pour assurer le suivi périodique de l’exploitation.
Ce rapport devra obligatoirement présenter en annexe les trois modules (module d’utilisation du logiciel QUICKBOOKS, module des procédures et module des travaux effectués).
Les modules d’utilisation et des procédures administratives et comptables du rapport final devront prendre en compte les ajustements réalisés au cours de la formation et de l’accompagnement.

Les compétences et expériences à réunir par le consultant sont :
Etre titulaire d’un diplôme d’Expert-Comptable reconnu en Haïti ;

Au moins 5 années d’expérience prouvées en matière d’installation, de paramétrage et d’exploitation du logiciel de comptabilité QUICKBOOKS ;

Au moins 5 années d’expérience prouvées en matière d’appui (formation et assistance technique) en comptabilité et finance.
Serait un plus :

Connaissances sur le mode de fonctionnement administratif et comptable des associations locales.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

Les offres complètes doivent être déposées au bureau de la représentation du GRET à Port-au-Prince : #8, Rue Ulysse, Ruelle Doucet, Delmas 83, par lettre recommandée avec accusé de réception ou livraison manuelle contre délivrance d’un reçu signé par Mme Magdala Ganthier, Assistante administrative et financière.
Il est entendu que les termes de l’offre de services resteront valables pour une période de 30 (trente) jours.
Tout au long de la mission, toute correspondance sera adressée au projet à l’adresse suivante : biesmans@gret.org et meufroy@gret.org.

22/03/2018 à 10:00

Les séances d’ouverture des plis et d’évaluation technique et financière des offres ne sont pas publique.