La Croix Rouge Américaine vise à embaucher une firme pour collecter les informations géo spatiales liées à un recensement des propriétés bâties et des parcelles bâties et non-bâties (« recensement ») dans la zone périphérique de Croix de Bouquets. Ce recensement intervient dans un contexte où la Municipalité de Croix des Bouquets vise à améliorer ses recettes fiscales pour offrir des services aux citoyens, et aussi dans un contexte où le MICT exécute le Programme d’Amélioration des Finances Publiques Municipales (PRAFIPUM) incluant l’appui à la Municipalité de Croix des Bouquets.
Toutes activités décrites dans ce document d’appel d’offre devraient être complétées avant la fin de mars 2018 ; des pénalités de retard seront appliqués après cette date. Le budget total est fixé à US$48,000 ; la préférence sera donnée à la firme qui propose de recenser le plus de bâtis/parcelles que possible avec le dudit budget.
En résumé :
• Contexte : Collecte de données pour alimenter le PRAFIPUM
• Localisation : Zone périphérique de Croix des Bouquets
• Date de soumission : 10 janvier 2018
• Période de performance : 22 janvier 2018 au 31 mars 2018
• Budget total : US$48,000

1. DESCRIPTION DU MANDAT
Le recensement des propriétés bâties et des parcelles bâties et non-bâties (« recensement ») est une opération qui entre dans le cadre de la loi sur la CFPB (Contribution Foncière des Propriétés Bâties) laquelle confère aux municipalités la responsabilité de son application. À ce titre, l’UCLBP et le MICT s’apprêtent à lancer le recensement, qui constitue la première étape dans le processus de l’évaluation fiscale et de la perception pour la zone. Cette collecte de données étendra la géographie des efforts de la Municipalité de Croix des Bouquets dans le Programme d’Amélioration des Finances Publiques Municipales (PRAFIPUM).
Ainsi, cette opération de recensement consiste à recueillir toutes les informations nécessaires sur les bâtiments et sur les parcelles par voie d’enquêtes sur le terrain et par mode d’entrevue avec l’occupant. Le formulaire établi en accord avec le MICT contient les éléments requis (par module informatique CIVITAX) pour les fins de calcul de la valeur des propriétés recensées et leur géolocalisation. Le formulaire est disponible en ligne et devrait être remplis électroniquement ; les directions pour l’accéder sont sur le section Références Techniques en bas. Le formulaire de Déclaration des Contribuables (Annexe I) doit être remplis et signé par l’occupant et soumis à la Direction Général des Impôts (DGI). Le soumissionnaire est encouragé à proposer une façon de collecter le formulaire de Déclaration des Contribuables d’une manière électronique.
Le résultat attendu du mandat consiste à la collecte des données de recensement, à fournir dans un système de gestion de base de données. Ce système, outre les données de recensement recueillies pour chaque bâtiment, doit permettre de l’identifier et de le délimiter, grâce au numéro de la propriété bâtie, ou de la parcelle bâtie ou non-bâtie (identifiant séquentiel unique établi lors de la phase de la codification, suivant méthodologie ou recommandations à spécifier par la Municipalité de Croix Des Bouquets, ou dans le cas échéant la firme retenue). Les résultats des formulaires électroniques utilisés pour le recensement devront être remis aussi à la Croix Rouge Américaine ou son partenaire dument délégué.
Enfin, le soumissionnaire doit prendre note que les activités décrites plus bas ne sont aucunement limitatives et ne sont mentionnées que pour indiquer l’essentiel des services nécessaires pour obtenir le résultat attendu. Le soumissionnaire doit donc évaluer et inclure dans le prix de sa soumission toutes les activités nécessaires pour obtenir le résultat attendu. Le soumissionnaire doit prendre note que les activités énoncées peuvent être exécutées dans un ordre différent.

2. LES OBLIGATIONS DU SOUMISSIONNAIRE.
Le soumissionnaire a les obligations suivantes : (1) collecte de données sur le terrain ; (2) assurance et contrôle de qualité des données ; et (3) coordination avec toutes parties prenantes.
Le soumissionnaire a la responsabilité d’établir un système efficace pour la collecte des informations sur le terrain des immeubles et des parcelles. Le soumissionnaire doit :
• S’assurer de la bonne gestion de son équipe sur le terrain, comme :
o La supervision des enquêteurs sur le terrain
o Le transport de ses équipes
o Equiper ses équipes avec les matériaux suffisants (ex. tablettes, Smartphones fonctionnant au système Android et équipés de camera de résolution supérieure à 3 MPixels). Préférence sera donné aux soumissionnaires qui peuvent garantir une meilleure précision avec outils additionnels comme une antenne accessoire externe pour augmenter la précision GPS des tablettes ou smart phones (ex. Garmin GLO Portable GPS and GLONASS Receiver with Vehicle Power Cable ou Trimble Catalyst).
o crédit sur les téléphones, cartes d’identification, uniforme (ou T-shirt) distinctif, etc.)
o Une assurance accident pour chacun des agents sur son payroll
• Mesurer à l’aide d’une chaine de mesurage (ou autre outil électronique de précision équivalente) la superficie de chaque bâtiment (Superficie d’habitable).
• S’assurer d’un codage unique à chaque bâti et parcelle, de telle manière qu’ils puissent être codifiés par la suite dans le système officiel de SDE et SSDE.
• Réaliser une entrevue pour obtenir les informations requises auprès de chaque propriétaire ou occupant
• Réaliser une visite à l’intérieur du bâtiment, si le propriétaire ou l’occupant y consent, afin de compléter et faire signer sur tablette les formulaires de déclaration du contribuable.
• Mettre à la disposition de ses équipes des tablettes ou smart phone pour la collecte de données.
• Etre capable de prendre des relevés pour certains bâtis qui n’étaient pas codifiés ou qui sont fraichement construit
• Fournir les fichiers électroniques du recensement et les copies dures des questionnaires correspondants. Fournir tous les autres outils de gestion du recensement nécessaires.
• Transmettre chaque jour les données et les formulaires remplis vers le serveur (synchronisation des appareils de collecte). En plus, les équipes du soumissionnaire devront s’entendre sur une séquence convenue avec la Croix Rouge Américaine pour une transmission partielle de données.
• Maintenir les archives que tout son personnel a été rétribué à la fin du mandat, il n’a plus de créances financières ou autres relatives au mandat. (Copies des chèques de paies, copie des cartes d’identification/NIF et reçus signés par les employés peuvent être vérifiés ou audités par la Croix Rouge Américaine).
Le soumissionnaire a la responsabilité d’assurance et contrôle de la qualité de donnée recueillie. Le soumissionnaire doit :
• Planifier le travail des équipes et s’assurer de la qualité des relevés et de l’efficacité des équipes.
• Contrôler et s’assurer de la qualité des informations collectées avant de les transmettre à la Croix Rouge Américaine et au MICT. Ces données doivent être traitées avec la plus haute confidentialité et ne doivent en aucun cas être transmises directement par le soumissionnaire à aucune autre instance.
• Maintenir une supervision constante tout au long du processus de recensement.
Le soumissionnaire a la responsabilité de coordonner ses activités avec le gouvernement Haïtien, la Croix Rouge, la communauté, et autres parties prenantes. Cette coordination est cruciale pour assurer la pertinence et la relevance des résultats de cette opération. Le soumissionnaire doit :
• Sélectionner les enquêteurs et prioriser les personnes figurants sur la liste de candidats enregistrés et présélectionnés par l’UCLBP en collaboration avec les tables de Quartiers et la Croix Rouge Américaine, et qui sera mise à sa disposition.
• Encadrer les agents fiscaux de la Mairie en les fusionnant avec ceux de la firme lors de la collecte des informations sur les propriétés bâties. Ces représentants de la mairie seront nommés par la Mairie de Croix des Bouquets et devraient être déployés avec les superviseurs de terrain. Le soumissionnaire devrait envisager un frais de déplacement pour ces agents fiscaux pour faciliter leur présence.
• Planifier, rencontrer et discuter avec le chargé de projet en mobilisation fiscale de la Mairie et le point focal du MICT pour l’opération.
• S’assurer du transfert de compétences à partir de la collecte de données sur le CFPB aux employés du service de la fiscalité de la Mairie de Croix des Bouquets.

L’organisation soumissionnaire doit :
• Établir sa reconnaissance légale et être en règle avec le fisc haïtien ;
• Être un spécialiste en développement local et ou en Systèmes d’Informations Géographiques et/ou analyse de territoire ;
• Etre familier avec la fiscalité locale haïtienne concernant la CFPB ;
• Posséder une bonne connaissance et expériences préalables en matière de relevés GPS et leur intégration au SIG ;
• Maitriser les outils et logiciels SGBD (tels que PostgreSQL, MySQL, MS Access) et SIG (ArcGIS, MapInfo, QGIS) ;
• Posséder des compétences pédagogiques pour assurer le transfert de compétence aux agents de la Mairie ;
• Avoir une expérience professionnelle d’au moins 5 ans dans le domaine de collection de données et ou du recensement en Haïti ;
• Disposer de ressources matérielles et humaines adéquates pour réaliser le recensement dans le délai requis.

Chaque soumission doit comporter une offre technique et une offre financière présentées dans des enveloppes séparées portant la mention ``offre technique`` ou ``offre financière``. Les contenus de ces deux sections sont décrits plus bas.
La soumission de l’offre technique et de l’offre financière doit être accompagnée par une lettre de soumission signée par le représentant autorisé du soumissionnaire.
Le soumissionnaire doit présenter sa soumission en trois (3) exemplaires, incluant un original dument identifie, avec une copie électronique sur CD ou clé USB, dans une (des) enveloppe(s), sou pli scellé.
L’offre doit être soumise aux bureaux de la Croix Rouge Américaine (22 rue Metellus, Pétion-Ville), avant 16hrs mercredi 10 janvier 2018. Une offre soumise après ce délai ne sera pas considérée dans l’évaluation des soumissions.

La demande des termes de références et les questions doivent être envoyées par courriel à senji.gaetane@amcrosshaiti.org et copie à gina.barreau@amcrosshaiti.org au plus tard le 05 janvier 2018, 11 :00 AM, heure de l’Est.