Termes de référence
Achat de service d’assistance technique
Révision du « manuel opérationnel de procédures et de standards en suivi évaluation VIH/sida » en Haïti

Introduction
Un manuel de procédures et de standards est disponible au niveau de la Coordination Technique du Programme de Lutte contre le Sida, mais des circonstances à la fois indépendante, programmatique, structurelle et technique ont empêché sa finalisation véritable et ont rendu ce document inopportun et inutilisable. Néanmoins, le besoin de disposer d’un tel manuel reste et demeure une nécessité au sein du système suivi et évaluation du VIH/sida en Haïti.
De ce constat, Il convient de façon accélérée, de tirer les leçons de l’expérience d’élaboration passée de ce manuel et de les appliquer dans le cadre de cette révision. Cette révision ne partira pas de zéro ; elle doit s’échafauder sur la base de l’existant en revisitant le document disponible, en faisant sa revue à partir de critères stricts d’assurance qualité, en le réparant et en comblant ses failles, en l’améliorant et en le retouchant quand c’est nécessaire.
Ce manuel doit être une sorte de « bible », un élément indispensable dans la trousse de ceux qui collectent les données primaires du Programme et qui postent les rapports sur MESI, un outil efficace pour ceux qui font la vérification et la validation de données, un document de référence pour ceux qui pilotent et produisent des informations programmatiques ou stratégiques sur le Programme VIH/sida en Haïti. Les définitions sur « données » et « informations » qui doivent être utilisées dans le cadre de cette révision ont été retrouvées dans les « lignes directrices unifiées sur les informations stratégiques relatives à l’infection à VIH dans le secteur de la santé, OMS, mai 2015 ». Ces définitions sont les suivantes : les données représentent « l’ensemble des valeurs des variables qualitatives ou quantitatives collectées et enregistrées. Les données sont les blocs constitutifs bruts servant de base aux informations stratégiques et aux connaissances ». Tandis que les informations représentent « les caractéristiques des données agrégées obtenues après l’interprétation ou l’analyse de données ». Ce manuel s’intéresse d’abord et avant tout aux données générées par l’utilisation des services de prévention, diagnostiques, soins et traitement au niveau des Points de Prestation de Services (PPS) du Programme VIH/sida en Haïti.

Contexte
La Coordination Technique (CT) du Programme National de Lutte contre le Sida (PNLS) est une des structures centrales du Ministère de la Santé Publique et de la Population (MSPP) qui assure la gouvernance technique du PNLS en matière de définition des grandes orientations stratégiques, de gestion normative et du suivi technique des interventions liées à la mise en œuvre du PNLS en Haïti. En peu de mots, la barre ou le pilotage technique au quotidien. Son mandat, tel que défini par la loi organique de 2005 du MSPP, lui permet de prendre toutes les dispositions pour garantir que les données générées par le programme haïtien de lutte contre le VIH soient de qualité ; c’est à dire, entre autres dimensions, valides et fiables.
Le système haïtien de soins est pyramidal ; Il est supporté par un système de gestion qui l’est également. On schématise le système tel qu’un système à 3 niveaux : périphérique, intermédiaire et central. Dans le cadre de la mise en œuvre concrète du Programme VIH/sida :
• La base du système est représentée par les PPS : institutions publiques ou privées qui fournissent des services et des soins à la population haïtienne.
• Au niveau intermédiaire, on retrouve les directions départementales sanitaires et les institutions ombrelles de réseaux de soins.
• Le niveau central du système est représenté par les Hautes Autorités du MSPP, la CT du PNLS, les donateurs de fonds et les organisations de management en suivi et évaluation.
Tous ces acteurs, à un moment donné ou à un autre, ont des actions qui peuvent leur amener à s’intéresser aux données du Programme et à leur qualité. Ils font des visites ponctuelles ou régulières au niveau des PPS, réalisent des enquêtes, élaborent des projets, font le plaidoyer pour la mobilisation de ressources et conduisent également des audits de la qualité des données du Programme. De même au niveau des PPS, les responsables utilisent les données pour poster leur rapport mensuel sur MESI, négocier des ressources et démontrer l’importance de leurs institutions au niveau de leurs communautés, etc. Ils ont besoin au moins, pour avoir une idée de ce qui se fait dans le système suivi et évaluation de 2 manuels : l’un sur les procédures et l’autre sur les indicateurs en cours d’utilisation (définition opérationnelle, méthode de calcul, dénominateur, etc. la présente offre concerne le manuel opérationnel de procédures et de standards en suivi évaluation du VIH/sida en Haïti.


Justification de la révision du manuel
Le manuel opérationnel de procédures et de standards en suivi et évaluation du VIH/sida sera un des éléments fondamentaux de l’assurance qualité des données du Programme National de Lutte contre le Sida en Haïti. Un autre en est la formation continue des prestataires et gestionnaires sur l’amélioration continue de la qualité. Les institutions ombrelles de réseaux de soins, les organisations de management en suivi évaluation et les directions départementales sanitaires qui interviennent au niveau intermédiaire du système de gestion de données en VIH/sida en Haïti, y compris ceux du niveau central font du contrôle de la qualité, c'est-à-dire interviennent sur la qualité à posteriori. Or, le contrôle de la qualité et l’assurance qualité sont les principaux dispositifs qui permettent d’assurer que les donnés soient effectivement de qualité; ils sont complémentaires.
Tous les programmes VIH/sida sont des programmes « results-oriented »; c'est-à-dire qui prônent la gestion basée sur les évidences (gestion factuelle) et qui sont financés sur la base de résultats obtenus. Les données fiables et valides, c'est-à-dire de qualité, permettent de suivre et d’évaluer les objectifs, fournissent des informations exactes sur le programme et elles renseignent sur le niveau d’imputabilité et de la bonne gouvernance.
Les données de qualité permettent également aux décideurs et aux planificateurs d’asseoir le travail de planification sur des bases solides, de faire une allocation de ressources équitable, et d’améliorer les programmes. Elles permettent d’évaluer si les standards minima existent pour la fourniture des services de prévention, de diagnostic, de traitement et des soins.
L’absence de qualité de données a des conséquences énormes sur les programmes; surtout ceux qui sont mis en œuvre dans les pays à faible revenu comme Haïti. L’absence de qualité implique une augmentation de ressources pour corriger les données de mauvaise qualité, alors que ces ressources pourraient être allouées dans la prévention ou le traitement. L’absence de qualité entraine une diminution de la confiance des acteurs dans le système national suivi et évaluation et elle peut entrainer une diminution du financement alors que les personnes malades et qui doivent être sous traitement antirétroviral n’y ont pas encore accès.
Dans le cadre de cette révision, un manuel de procédures doit être considéré comme étant un document qui, « sous la forme d’instructions claires et précises contient l’ensemble des opérations courantes du système suivi et évaluation en VIH/sida ». Ce manuel constituera pour le système « le concentré de son organisation, sa mémoire capitalisant les savoir-faire institutionnels individuels et collectifs ». Ce manuel sera un référentiel à usage commun pour tous les acteurs à tous les niveaux de l’organisation (central / stratégique, intermédiaire / tactique et périphérique / opérationnel). Il indiquera le circuit de traitement des opérations en suivi et évaluation du VIH/sida tout en spécifiant : la tâche à faire (quoi) ; Le niveau de responsabilité (qui) ; Les différentes étapes de traitement (quand) ; Les lieux de réalisation (où) ; Le mode d’exécution (comment). Son objet principal consistera à expliciter dans un langage clair, simple et directement accessible qui fait quoi, où, comment et à quelle fin donc c’est le document des détails et concernera les différentes activités en suivi et évaluation mises en œuvre pour transformer les ressources en services.
Pour résumer, ce manuel opérationnel de procédures et de standards aura à concourir, de manière générale, à la qualité et à la constance des prestations qu’offre un PPS en VIH/sida. Il sera le comment faire du PPS ou le fil conducteur des activités de la collecte de données jusqu’au rapportage. Il en sera de même pour les autres niveaux. Ce manuel devrait garantir la continuité de la bonne marche du système suivi et évaluation de l’institution, par exemple lors des mutations de personnel où lors qu’il y a un turn over trop rapide. Il facilitera le dialogue au sein de l’institution lorsqu’une situation inhabituelle se présente.
L’absence de procédures rend le contrôle interne (vérification de première intention) et celui externe (vérification et validation par les niveaux intermédiaire et central) difficiles, non-transparents et aléatoires.

But de cette assistance technique / révision du manuel opérationnel
1. Revoir et combler les déficits du « manuel opérationnel de procédures et de standards en suivi et évaluation du VIH/sida en Haïti », tant dans le contenu que dans la forme, en tenant compte des spécifications listées d’un manuel de qualité au niveau de la justification de cette assistance technique. Ce manuel à revoir est disponible au niveau de la Coordination Technique du Programme de Lutte contre le Sida.
2. Assurer la prestation en tant que formateur de formateurs sur l’orientation et l’utilisation du « manuel opérationnel de procédures en suivi et évaluation du VIH/sida » en Haïti au cours de 2 sessions de formation, l’une avec les responsables en suivi et évaluation du VIH/sida des directions sanitaires départementales et l’autre avec des responsables en suivi et évaluation des institutions ombrelles de réseaux de soins du Programme VIH/sida en Haïti.

Méthodologie de la révision du manuel opérationnel
Cette assistance technique sera exécutée en collaboration étroite avec le service suivi et évaluation de la coordination technique du PNLS. Dans le cadre de cette révision, ce service est à la fois le « terrain » et la représentation en miniature de tout le système suivi et évaluation du VIH/sida où le consultant devra collecter les données manquantes pour une révision appropriée du manuel. Ce service dispose de ressources compétentes, a acquis au fil des années un corpus de connaissances pratiques et a accumulé des matériaux empiriques qui peuvent être utiles au bon déroulement de cette révision. On n’aura pas de troisième chance pour réécrire ce manuel.
Le consultant aura un bureau pour à la salle de conférence de la CT du PNLS (une table et une chaise) durant la durée de cette consultation pour faire la révision. Il pourra solliciter à n’importe quel moment les membres présents du service suivi et évaluation de la CT du PNLS durant les jours ouvrables de la durée de cette consultation. Pour une raison ou une autre, le consultant peut bien vouloir solliciter une rencontre avec un représentant en suivi et évaluation d’une institution ombrelle de réseau de soins, d’une direction départementale ou d’un PPS ; dans ces cas précis, sa sollicitation et si un membre du service ne peut pas répondre à ses questions, la CT du PNLS s’arrangera pour organiser une rencontre entre la personne visée et le consultant au niveau du local de la CT.
La lecture du manuel existant et la recherche de documents similaires se fera par le consultant en 2 jours. Le consultant exploitera les outils habituellement utilisés par les auditeurs de qualité de données pour documenter les échanges entre lui et le service suivi évaluation de la CT du PNLS. Il fera ses recherches sur des bases de données, les sites web d’organisations internationales reconnues pour leur expertise en suivi et évaluation. Les membres du service lui communiqueront les outils qui sont à leur disposition, tous les outils de collecte en cours d’utilisation dans le Programme et à défaut leur faciliteront le contact avec des responsables de CDC et de PSI/OHMaSS ce concernant.
La révision débutera de façon effective par la revue du plan du manuel existant. Elle se fera en tenant compte des procédures suivantes qui doivent être explicitement retrouvées dans le manuel révisé. Certaines procédures doivent être revues en fonction du type de PPS : les sites point of care qui n’utilisent que des dossiers électroniques et les sites qui utilisent les 2 types de dossier, papier et électronique. Il s’agit :
• Procédure particulière de rédaction, de gestion et de révision d’un manuel opérationnel des procédures en suivi et évaluation
• Procédure particulière de collecte de données primaires, y compris le système d’identification biométrique (finger print), le tracking communautaire, etc.
• Procédure particulière sur la révision des outils de collecte de données primaires
• Procédure particulière de mise à jour des données sur un dossier patient électronique
• Procédure particulière de compilation de données
• Procédure particulière de vérification de la qualité de données
• Procédure particulière de validation de la qualité de données
• Procédure particulière de traitement de données
• Procédure particulière de traitement des données de surveillance épidémiologique
• Procédure particulière de stockage de données
• Procédure particulière de gestion de données
• Procédure particulière de sécurisation de données
• Procédure particulière d’archivage de données
• Procédure particulière sur la durée vie des données, du support d’enregistrement des données primaires (registres, dossiers médicaux)
• Procédure générale de production de rapports
• Procédure particulière d’analyse de l’information
• Procédure particulière de diffusion de l’information
• Procédure particulière de rétro information
Les livrables sont, entre autres, le contenu de chaque chapitre du plan du manuel révisé que le consultant aura à obtenir l’aval ou le consentement total du service suivi et évaluation de la CT du PNLS. Le deuxième livrable est constitué par la première ébauche du manuel révisé et la dernière, la version finale du manuel révisé. Les spécifications d’écriture du manuel (format) seront précisées dans le contrat entre le consultant et la CT du PNLS.

Livrables de cette asistance technique sur la révision du manuel
1. Un plan (sommaire) du manuel révisé ayant reçu l’approbation de la cheffe du service suivi et évaluation et de la coordonnatrice du PNLS. Ce plan est soumis à l’appréciation technique de PSI/OHMaSS ;
2. Chaque chapitre du plan approuvé est un livrable. Le consultant soumet chaque chapitre à la cheffe de service dès qu’il aura terminé leur écriture. Il n’a pas besoin d’une approbation de la cheffe de service pour continuer la révision mais il doit absolument en tenir compte lors de la soumission du premier draft du manuel révisé.
3. Le premier draft du « manuel révisé opérationnel de procédures et de standards en suivi et évaluation du VIH/sida en Haïti ;
4. La présentation sur power point à une rencontre de 3 heures d’horloge au niveau de la CT du PNLS pour les responsables de la CT du PNLS, UCP, PSI/OHMaSS, UGP/MSSP/PEFAR, CDC, GHESKIO, PIH, ITECH, NASTAD et Solutions SA ;
5. La version finale du « manuel révisé opérationnel de procédures et de standards en suivi et évaluation du VIH/sida en Haïti » ;
6. Le plan de formation de formateurs ;
7. Le rapport préliminaire de la formation par session ;
8. Le rapport final des 2 sessions.
Il convient de noter que pour ces différents livrables, le consultant aura à signer 2 contrats, l’un sur la révision du manuel et l’autre sur la formation. Le contrat sur la formation sera proposé tout de suite après la remise de la version finale du manuel« manuel révisé opérationnel de procédures et de standards en suivi et évaluation du VIH/sida en Haïti »






Echéancier
Principales activités Échéancier
S0 S1 S2 S3 S4 S5 S6 S7 S8 S9 S10 S0 S11 S12 S13 S14
Choix du consultant et signature de contrat
Prise de contact avec la CT du PNLS et signature du contrat
Lecture du manuel disponible et recherche documentaire
Première rencontre avec les membres du service suivi et évaluation de la CT du PNLS en présence de la coordonnatrice du PNLS et un membre technique de PSI/OHMaSS sur le plan proposé par le consultant pour le manuel révisé et les moyens de communication entre le consultant et le service suivi et évaluation de la CT du PNLS
Plan accepté et début de l'écriture du premier chapitre
soumission du premier chapitre par courriel
Rencontres à l'impromptu et sur demande du consultant avec des membres de la CT du PNLS et/ou d'autres professionnels en suivi et évaluation travaillant au niveau des partenaires de la CT du PNLS
Assistance de proximité du service suivi et évaluation de la CT du PNLS
Soumission des autres chapitres du manuel
Réactions / commentaires par courriel au consultant sur le contenu des autres chapitres et lors des rencontres tenues ja l'improviste
Soumission du premier draft
Présentation sur power point à des representants de certaines organisations
Prise en compte des réactions et des commentaires
Soumission de la version finale
Signature de contrat pour la formation
Soumission du plan de formation
Réalisation de la première session et rapport de session
Réalisation de la deuxième session et rapport de session
Soumission rapport final de formation sur manuel





Durée de l’assistance technique sur la révision du manuel
La durée de cette consultation est de 60 jours ouvrables repartis ainsi : 40 jour sur la révision proprement dite et 20 jours pour les 2 sessions de formation. Il demeure entendu que les jours additionnels pour cause de livrable de mauvaise qualité seront à la charge du consultant. Cette mention fera l’objet d’une clause à part entière dans les 2 contrats.

Arrangements administratifs
Le consultant sera sous la supervision directe de la Coordonnatrice du PNLS. Mais, il travaillera en étroite collaboration avec la cheffe et tous les de service du service suivi et évaluation quand ils sont présents au local de la CT du PNLS.
La sélection du consultant sera faite selon des modalités entendues entre PSI/OHMaSS et la coordination technique du PNLS. Les honoraires du consultant seront payés par le projet de la CT du PNLS financé par le FM à travers son récipiendaire principal, PSI/OHMaSS qui sera une partie prenante des contrats qui seront signés avec le consultant. Les arrangements contractuels incluront d’autres éléments non mentionnés dans ces termes de référence qui obligeront les 3 parties signataires à respecter le calendrier d’exécution, la production des livrables et le paiement de l’assistance technique.

Profil recherché
Le Consultant doit avoir les qualifications et les compétences suivantes :
• Une maitrise dans le domaine de la santé, du suivi évaluation ou des sciences sociales avec une expérience avérée de 10 à 15 ans dans le domaine de la santé publique, l’économie de la santé, le suivi évaluation, l’assurance qualité, l’audit organisationnel ou un domaine assimilé. Un diplôme ou un certificat de cours ou la preuve d’une participation à cours en assurance qualité ou agrémentation des institutions est un atout.
• Une bonne Connaissance du système de santé en Haïti ;
• Une bonne connaissance du Système National d’Informations Sanitaires ;
• Une bonne connaissance du système national suivi évaluation en VIH/sida ;
• Une expérience confirmée (minimum 5 années) en gestion et évaluation des projets/programmes de développement ;
• Une bonne expérience de mise en œuvre de procédure participative d’élaboration de plans, de projets, d’analyse et d’évaluation. L’élaboration d’un manuel de procédures est un atout.
• Des capacités analytique et rédactionnelle excellentes ;
• Des Capacités à favoriser le travail en équipe et d’établir des relations de travail efficaces ;
• Des capacités excellentes d’élaboration de rapport synthétique et détaillé ;
• Maitrise de l’outil informatique ;
• Excellente maîtrise du Français parlé et écrit.

Cliquer ici pour télécharger le dossier complet d’appel d’offres

Composition du dossier de candidature
Le dossier d’application pour cette assistance technique doit comprendre:
• Une lettre de motivation
• Le curriculum vitae de l’appliquant
• Copies des diplômes et certificats
• Une présentation d’une procédure de 3 pages au minimum (interligne simple, times new roman, taille 12, marge G et D, au début et à la fin d’une page par défaut ou normale, espace avant et après ligne 0) sur procédure particulière de rédaction, de gestion et de révision d’un manuel des procédures en suivi et évaluation en se basant sur le modèle qui suit :

PROCEDURES DE TRANSFERT D’UN COURRIER A L’EXTERIEUR
• Objet : Décrire la préparation et le traitement du courrier.
• Application de la procédure : La procédure s’applique à tout courrier (lettre, fax, e-mail) devant quitter la CT du PNLS pour un destinataire extérieur
• Règles de gestion : Tout courrier officiel de la CT/PNLS après être préparé doit être signé par la Coordonnatrice du PNLS ou son remplaçant si elle est absente et porter le cachet de la CT du PNLS. Un numéro ou une référence est également attribué audit courrier. Tout courrier électronique officiel doit être envoyé à partir de la boîte électronique de la CT du PNLS. La gestion du courrier départ est assurée par la secrétaire de direction ou la secrétaire Administratif de la CT du PNLS.
• Intervenants : La coordonnatrice du PNLS, la secrétaire de direction ; La secrétaire Administratif ; Le coursier.
• Etapes de la procédure : La procédure comprend les opérations suivantes : Préparation ; Enregistrement ; Transmission ; Classement

Intervenants Opérations
Secrétaire de direction ou administratif




Secrétaire de direction ou administratif






Le Coursier



Secrétaire de direction ou administratif
A. Préparation
1.-Rédige ou reçoit le projet de lettre de la coordonnatrice du PNLS, ou de son remplaçant ;
2.-Fait la saisie, traite et le présente à l’intéressé pour d’éventuelles observations.
3.-Ensuite passe à l’enregistrement du courrier.

B.- Enregistrement du courrier
4.-Enregistre tout courrier à transmettre dans le registre « Courrier Départ » avant sa transmission.
5.- Inscrit :
- le numéro attribué au courrier ;
- la date de départ ;
- le destinataire ;
- l’objet ;
- les observations éventuelles.

C.-Transmission
6.-Le courrier est transmis : par voie postale ou par cahier de transmission émargé par les destinataires.

D. Classement
7.-Conserve une copie de chaque courrier et tient des chronos « Courrier Départ », « Fax Départ », « E-mail Départ » spécifique à la CT du PNLS.

Fin du Processus

Dépôt des dossiers
Les dossiers de candidature doivent être déposés au local de la Coordination Technique du Programme National de Lutte contre le Sida sis au # 200, Route de Frères, Pétion-ville. L’enveloppe doit porter le nom du candidat avec la mention de l’assistance technique. : « Révision manuel opérationnel de procédures et de standards en suivi évaluation du VIH/sida en Haïti » Les dossiers seront reçus au plus tard le vendredi 2 décembre 2016 à 16H00. Le postulant retenu sera contacté par téléphone.